Marketing-Automation-Spezialist

Abteilung: Marketing
Ebene: Senior operativ
Hauptziel: Automatisierte Abläufe aufbauen und pflegen die Interessenten in qualifizierte Leads umwandeln und bestehende Kunden binden

Was diese Rolle tut

Der Marketing-Automation-Spezialist entwirft und startet automatisierte Nurturing-Abläufe: E-Mail-/SMS-Sequenzen ausgelöst durch Kontaktverhalten, WhatsApp-Bots zur initialen Qualifizierung, Capture-Formulare und Facebook-Lead-Ads-Integration. Er ist die Person die Marketing auch nachts zum Laufen bringt — ohne manuelle Eingriffe.

Genutzte Module

Die zwei Automatisierungssysteme

CRMconnect hat zwei Automatisierungsengines mit unterschiedlichen Zwecken:

MA für Nurturing-Kampagnen verwenden und Workflow-Automatisierung zum Auslösen interner Aktionen (z.B. Agent benachrichtigen wenn ein Lead eine E-Mail 3 Mal öffnet).

Marketing-Automatisierung (MA) — der visuelle Builder

Wo: /admin/ma

Verfügbare Knotentypen

Verfügbare Auslöser

• Lead erstellt (unabhängig von der Quelle)
• Lead mit bestimmter Quelle erstellt (z.B. "Facebook Lead Ad")
• Lead-Status geändert (z.B. auf → Kontaktiert)
• Rechnung bezahlt
• Kunde inaktiv > X Tage

Eintrittssegmente

Für jede Automatisierung kann ein Segment konfiguriert werden — ein Filter der bestimmt welche Kontakte eintreten:

• Alle neuen Leads
• Nur Leads aus Branche X
• Nur Kunden mit in 60 Tagen ablaufenden Verträgen

Wichtige Workflows

Workflow 1 — Willkommenssequenz (neuer Lead)

Auslöser: Lead erstellt (beliebige Quelle)
Segment: Lead mit gültiger E-Mail
       ↓
Tag 0: E-Mail 1 — "Willkommen, {Vorname}!"
   Inhalt: Wer wir sind, was wir anbieten, wie wir helfen können
   Template: im Email Builder erstellt
       ↓
Warten: 2 Tage
       ↓
Tag 2: Bedingung → Hat Lead E-Mail 1 geöffnet?
   ├── JA → E-Mail 2 — Fallstudie relevant für seine Branche
   │           → 3 Tage warten → E-Mail 3 — Kostenlose Demo / Vertrieb kontaktieren
   └── NEIN → E-Mail 2B — Anderer Betreff, anderer Ansatz
               → wenn öffnet → weiter mit E-Mail 3
               → wenn nicht öffnet → Ablauf verlassen (kein weiteres Spam)
       ↓
Tag 7: Wenn engagiert → Automatische Aufgabe für SDR: "Warmer Lead — jetzt kontaktieren"

Workflow 2 — Nurturing inaktiver Kunden

Auslöser: Täglicher Cron → prüft letzte Rechnung je Kunde
Segment: Aktiver Kunde + letzte Rechnung > 90 Tage

Tag 1: E-Mail 1 — "Wir denken an Sie"
   Inhalt: Produkt-/Dienst-Updates, relevante Neuigkeiten
   Kein Verkaufsdruck
       ↓
Warten: 5 Tage
       ↓
Tag 6: E-Mail 2 — Exklusives Reaktivierungsangebot
   CTA: Anruf planen
       ↓
Warten: 5 Tage
       ↓
Tag 11: E-Mail 3 — Letztes Follow-up
   "Wenn wir nicht mehr zusammenarbeiten können, verstehen wir das..."
       ↓
Bedingung: Hat der Kunde in den letzten 11 Tagen etwas gekauft?
   ├── JA → Ablauf verlassen (erfolgreich reaktiviert)
   └── NEIN → Aufgabe für KAM: "Gefährdeter Kunde — Direktkontakt"

Workflow 3 — Post-Purchase (Follow-up nach bezahlter Rechnung)

Auslöser: Rechnung → Status = Bezahlt
Segment: Alle Kunden (oder nur Erstkauf)

Warten: 7 Tage
       ↓
E-Mail: "Wie läuft alles? Wir sind für Sie da"
   Inhalt: Leitfaden für den Einstieg, nützliche Ressourcen, Support-Link
   CTA: Kundenportal + Wissensdatenbank
       ↓
Warten: 14 Tage
       ↓
Bedingung: Hat der Kunde ein Support-Ticket geöffnet?
   ├── JA → E-Mail: "Wir sehen Sie haben eine Frage — ein Spezialist kann helfen"
   └── NEIN → E-Mail: Zufriedenheitsumfrage (1 einfache Frage, 30 Sek.)
       ↓
Wenn Bewertung < 4 → Aufgabe für Customer Success: "Unzufriedener Kunde — dringender Kontakt"

WhatsApp-Bots zur automatischen Qualifizierung

Wo: /admin/whatsapp/bots

Visueller Bot-Builder (Drawflow)

WhatsApp-Bots funktionieren ähnlich wie MA — ein visueller Ablauf aus Knoten:

Initialer Lead-Qualifizierungs-Bot

Benutzer schreibt etwas auf WhatsApp Business
       ↓
Bot: "Hallo! Ich bin der virtuelle Assistent von [Unternehmen]. Wie kann ich Ihnen helfen?
   [1] Produkt-/Dienstleistungsinformationen
   [2] Technischer Support
   [3] Vertrieb / Angebot"
       ↓
Benutzer drückt [1] oder [3]:
   → Bot: "Ausgezeichnet! Bevor ich Sie mit einem Spezialisten verbinde, darf ich fragen:
          In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?"
       ↓
Benutzer antwortet (Freitext)
   → Bot: "Danke! Ein Spezialist wird Sie innerhalb von [X Stunden] kontaktieren."
   → CRM: Lead automatisch erstellt mit:
          Quelle: WhatsApp
          Notizen: Branche aus Gespräch
          Status: Neu
          Zugewiesen: diensthabender Agent
       ↓
Agent erhält Benachrichtigung → übernimmt Gespräch manuell aus WhatsApp-Postfach

After-Hours-Bot (rund um die Uhr)

Auslöser: Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten empfangen (20:00–08:00)
→ Bot: "Hallo! Unsere Geschäftszeiten sind 09:00–18:00 (Mo–Fr).
       Wir haben Ihre Nachricht aufgezeichnet und ein Kollege wird Sie
       morgen früh kontaktieren. Bei Dringlichkeit können Sie uns per E-Mail erreichen: [E-Mail]."
→ Interne Benachrichtigung an Slack/E-Mail an Bereitschaftsmanager gesendet (falls konfiguriert)

Web-Lead-Capture-Formulare

Wo: /admin/leads/forms oder /admin/ma → Formulare

Formularkonfiguration

→ Leads → Formulare → Formular hinzufügen
→ Ausfüllen:
   Gesammelte Felder: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Nachricht
   Neuer Lead-Status: z.B. "Neu"
   Lead-Quelle: z.B. "Website - Preisseite"
   Duplikatprüfung:
     allow_duplicate = 0 → keine Duplikate bei gleicher E-Mail erstellen
     create_task_on_duplicate = 1 → Aufgabe für SDR bei erkanntem Duplikat erstellen
→ Einbettungscode kopieren → auf Website einfügen

Bei Formulareinreichung

1. System prüft ob E-Mail bereits im CRM existiert
2. Bei Duplikat → Aufgabe für SDR: "Bekannter Lead zurückgekehrt — dringendes Follow-up"
3. Bei Neu → Lead erstellt → tritt automatisch in den MA-Willkommensablauf ein

Lead Scoring integriert mit MA

Wo: /admin/scoring

Bewertungsregeln definieren die automatisch auf Leads angewendet werden:

Integration mit MA: Wenn Score einen Schwellenwert überschreitet → Automatisierung auslösen:

Auslöser: Lead Scoring ≥ 70 Punkte
→ Automatische Aufgabe für SDR: "High-Score-Lead — innerhalb 1h kontaktieren"
→ Interne Benachrichtigungs-E-Mail → zugewiesener Agent
→ Lead-Status → auf "Qualifiziert" ändern

Zu verfolgende Kennzahlen

Praktische Tipps

Ein einfacher funktionierender Ablauf schlägt einen komplexen der nicht läuft. Mit einer 3-Schritt-Sequenz beginnen. Komplexität hinzufügen nachdem validiert wurde dass es funktioniert.

Auslöser vor Aktivierung testen. Test-Lead erstellen → prüfen ob er in den Ablauf eintritt → prüfen ob die E-Mail ankommt → prüfen ob die Bedingung korrekt funktioniert. Ein Konfigurationsfehler kann falsche E-Mails an Tausende von Kontakten senden.

Segmente sind live. Ein jetzt erstelltes Segment schließt auch morgen qualifizierende Kontakte ein — es ist keine statische Liste. Regelmäßig prüfen dass das Segment das beabsichtigte Ziel hat.

Automatisierung ersetzt menschlichen Kontakt bei großen Deals nicht. Ein MA-Ablauf bereitet den Boden — SDR und KAM schließen den Deal. Expliziten Handover bei hohem Score oder Kaufverhalten konfigurieren.