HR-Manager

Abteilung: HR & Personalwesen
Ebene: Management
Hauptziel: Personalstrategie, Team-Performance, HR-Compliance und Organisationsstruktur

Was diese Rolle tut

Der HR-Manager leitet die gesamte Personalabteilung: konfiguriert die Organisationsstruktur in CRMconnect, beaufsichtigt Rekrutierung und Onboarding, verwaltet Leistungsbeurteilungen durch OKRs, genehmigt die Gehaltsabrechnung und stellt HR-Compliance sicher. Er ist dafür verantwortlich, dass die Plattform die reale Organisation korrekt widerspiegelt.

Verwaltete Module

Organisationskonfiguration — Was Sie definieren

Abteilungsstruktur (`/admin/departments`)

Unternehmensdepartements erstellen und pflegen. Jede Abteilung hat:

• Name + Code
• Verantwortlicher Manager
• E-Mail-Adresse (für Ticket-Routing verwendet)

Abteilungen werden verwendet von: HR (Mitarbeiterdossiers), Support (Ticket-Routing), Finanzen (Kostenzuordnungen), Berichte.

Rollen & Berechtigungen (`/admin/roles`)

Das Wichtigste was von Anfang an korrekt konfiguriert werden muss.

Eine Rolle je Funktionstyp erstellen und genau definieren auf welche Module Zugriff besteht:

Beispiel-Standardrollen:
→ Vertriebsmitarbeiter: CRM (lesen/schreiben), Angebote (schreiben), Rechnungen (lesen), Kein Finanzzugang
→ Buchhalter: Rechnungen (voll), Zahlungen (voll), Kontoauszüge (voll), Kein HR
→ Lagermitarbeiter: Lager (voll), Bestellungen (lesen), Kein CRM/Finanzen
→ Recruiter: HR-Rekrutierung (voll), Personal (lesen), Keine anderen Module
→ IT-Admin: Alle Module (voll) — auf 1-2 Personen beschränkt

„Least Privilege"-Prinzip: Jeder Mitarbeiter hat genau den Zugang den er für seine Rolle braucht — nicht mehr.

Personal-Teams (`/admin/staff_teams`)

Mitarbeitergruppen für: Projektzuweisungen, Support-Ticket-Routing, Vertriebsgebiet-Berichte:

• Vertriebsteam Nord
• Technisches Support-Team
• Zentrales Lager-Team

Leistungsbeurteilung — das OKR-System

Wo: /admin/okrs

CRMconnect hat kein klassisches Jahresbeurteilungsformular — Performance wird aus mehreren Modulen aufgebaut:

Beurteilte Komponenten

Wie OKRs funktionieren

[Am Anfang der Periode — Sie konfigurieren]
→ Circulation erstellen (Periode): Quartal oder Halbjahr
→ Fragen und Beurteilungskriterien definieren
→ Team kommunizieren welche Ziele gesetzt werden müssen

[Mitarbeiter und Manager setzen OKRs]
→ Jeder Mitarbeiter erstellt 3-5 Ziele mit messbaren Key Results

[Während der Periode — regelmäßige Check-ins]
→ Mitarbeiter füllen Check-ins aus: was wurde erreicht, was bleibt, Vertrauensniveau
→ Sie (oder direkter Manager) genehmigen/lehnen Check-in ab
→ Jeder Check-in hinterlässt einen permanenten (unveränderbaren) Eintrag im System

[Am Ende der Periode — formelle Beurteilung]
→ Abgeschlossene vs. geplante OKRs prüfen
→ Im HR-Profil erfassen:
   - Bonus (wenn Performance rechtfertigt)
   - Beförderung (falls zutreffend)
   - Formelle Verwarnung (bei Verstößen)

Beförderungen (`/admin/hr_profile` → Promotions)

Hinweis: Eine im HR erfasste Beförderung ist ein Protokolleintrag, keine automatische Aktualisierung der Funktion.
Die Funktion muss manuell im Feld designation des Mitarbeiterdatensatzes in Personal aktualisiert werden.

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Neueinstellung — Managemententscheidung

Recruiter hat Endkandidaten ausgewählt (Status: Won Interview - 4)
→ Sie prüfen Kandidatenprofil + Gesprächsbeurteilung
→ Bei Genehmigung → Send Offer (5) → Recruiter sendet Angebot
→ Kandidat akzeptiert → Elect (6) → Personal automatisch erstellt
→ Sie prüfen dass die vom HR-Spezialisten zugewiesene CRM-Rolle korrekt ist
→ Vertrag elektronisch unterschreiben / in HR-Profil archivieren

Arbeitsablauf 2 — Neue Rollen bei Restrukturierung konfigurieren

Unternehmen fügt neue Abteilung oder neue Funktion hinzu
→ HR → Abteilungen → Abteilung hinzufügen
→ HR → Rollen → Neue Rolle hinzufügen:
   - Name: z.B. „E-Commerce-Spezialist"
   - Zugängliche Module: OMS (voll), CRM (lesen), Lager (lesen)
   - Gesperrte Module: Finanzen, HR, Erweiterte Einstellungen
→ Personal → Mitarbeiter mit neuer Abteilung / Rolle aktualisieren
→ Organigramm → prüfen dass Hierarchie neue Struktur widerspiegelt

Arbeitsablauf 3 — Endgültige Gehaltsabrechnungs-Genehmigung

Lohnbuchhalter hat Lohnabrechnungen als Entwurf erstellt
→ Sie prüfen Monatsbericht:
   - Gesamtbrutto vs. Vormonat (große Abweichungen = Warnsignale)
   - Neue / scheidende Mitarbeiter (korrekte Pro-rata-Abrechnungen?)
   - KPI-Boni — entsprechen sie den Leistungsbeurteilungen?
→ Wenn alles korrekt → Lohnabrechnungen genehmigen
→ Bei Diskrepanzen → Ablehnen + Notizen → Spezialist korrigiert
→ Nach Genehmigung → Export geht an Buchhaltung

Arbeitsablauf 4 — Jahres- / Halbjahresbeurteilung

Am Ende der OKR-Periode:

1. Check-ins jedes Mitarbeiters aus OKR exportieren / prüfen
2. Formelle Beurteilung im HR-Profil je Mitarbeiter abschließen:
   - Bonus (wenn Performance > 85%): HR-Profil → Bonus/Disziplinar → Bonus hinzufügen
     → Bonusbetrag → an Gehaltsabrechnung für nächsten Lohnzettel übermitteln
   - Beförderung (falls zutreffend): HR-Profil → Promotions → Erfassen
     → Funktion in Personal manuell aktualisieren
   - Verwarnung (schwere Verstöße): HR-Profil → Verwarnungen → Formelle Verwarnung hinzufügen
     → Unterschriebenes Dokument beigefügt
3. Beurteilungsergebnisse an Mitarbeiter kommunizieren (1:1 oder Gruppe)
4. OKRs für nächste Periode setzen

Berichte und Transparenz

Wichtige HR-Kennzahlen

Praktische Tipps

Rollen und Berechtigungen sind wichtiger als jedes andere Setup. Ein Mitarbeiter mit Zugang zu falschen Modulen kann vertrauliche Daten sehen oder falsche Dokumente erstellen. Rollen vierteljährlich prüfen.

Organigramm nach jeder Restrukturierung aktualisieren. Ein veraltetes Organigramm sendet die falsche Botschaft an neue Mitarbeiter und schafft Verwirrung in Berichtslinien.

OKRs funktionieren nur wenn alle sie aktualisieren. Wenn Check-ins nicht ausgefüllt werden, gibt es keine Daten für Beurteilungen. Eine klare Regel setzen: monatlicher Check-in für alle Mitarbeiter mit OKRs verpflichtend.

Beförderung im HR-Profil ≠ automatische Funktionsaktualisierung. Immer sicherstellen dass nach Erfassung einer Beförderung das Funktionsfeld in Personal manuell aktualisiert wurde — sonst zeigt das Organigramm die alte Funktion.