Einkaufsleiter

Abteilung: Einkauf
Ebene: Management
Hauptziel: Effizienz und Compliance des gesamten Beschaffungsprozesses, Kategorien-Einsparungen, Lieferantenperformance

Was diese Rolle tut

Der Einkaufsleiter führt das operative Team (Sachbearbeiter, Einkäufer, Kreditorenbuchhalter), definiert die Einkaufspolitik in der Plattform, überwacht KPIs, beaufsichtigt strategische Lieferantenbeziehungen und trifft endgültige Entscheidungen bei komplexen oder außergewöhnlichen Vorgängen.

Regelmäßig genutzte Module

Wöchentliche Routine

Montag — Prozess-Gesundheitscheck

1. Bestellungen → Bestellungen ohne Lieferantenbestätigung > 48 Std. filtern → Blockaden identifizieren
2. Lieferantenrechnungen → überfällig > 7 Tage filtern → entscheiden: eskalieren, Konditionen verhandeln, Lastschrift
3. Bestellanforderungen → Anforderungen mit Status „Ausstehend" filtern, die Ihre Genehmigung erfordern

Mittwoch — Performance-Review

4. Je Lieferant analysieren (aus Bestellungen + Rechnungen): pünktliche Lieferungen, Abweichungen, ausgestellte Lastschriften
5. Schwach performende Lieferanten identifizieren → entscheiden: Verwarnung, Sanierungsplan, Kategorie-Ersatz
6. In 90 Tagen ablaufende Verträge prüfen → Verhandlung/Verlängerung planen

Freitag — Reporting und Konfiguration

7. Ausgaben der Woche je Kategorie prüfen
8. Einstellungen aktualisieren wenn Richtlinienänderungen vorliegen (Genehmigungsschwellen, Standardkonditionen)

Von Ihnen verwaltete Konfigurationen

Genehmigungsschwellen (Einkaufseinstellungen)

Definieren wer welchen Wert genehmigen kann:

Diese Schwellen in Einkauf → Einstellungen → Genehmigungsschwellen konfigurieren. Jede eingereichte Bestellanforderung wird automatisch an den entsprechenden Genehmiger weitergeleitet.

Standardkonditionen für neue Lieferanten

In Einstellungen Konditionen definieren, die automatisch bei der Registrierung eines neuen Lieferanten angewendet werden:

• Standard-Zahlungsbedingungen (z.B. 30 Tage)
• Standardwährung
• Standard-MwSt.-Satz

Einkäufer und Sachbearbeiter müssen nicht für jeden neuen Lieferanten manuell ausfüllen.

Kategoriestruktur

Einkauf → Kategorien — die von Ihnen definierte Struktur bestimmt:

• Wie Ausgaben in Berichten gruppiert werden
• An wen Genehmigungen je Kategorie weitergeleitet werden (bei kategorienspezialisierten Einkäufern)
• Wie Sie die Ausgabenentwicklung über die Zeit analysieren

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Hochwertige Bestellanforderung genehmigen

Bestellanforderung → Wert > Ihre Genehmigungsschwelle
→ Benachrichtigung erhalten → Anforderung öffnen
→ Prüfen: Geschäftsbegründung, vorgeschlagener Lieferant, verfügbares Budget
→ Genehmigen → Anforderung geht an Einkäufer für RFQ/Bestellung
→ Ablehnen mit Kommentar → Antragsteller wird mit Begründung benachrichtigt
→ Weiterleiten → an anderen Genehmiger weiterleiten bei Interessenkonflikt

Arbeitsablauf 2 — Strategischer Lieferant mit Performanceproblem

Identifizieren: verspätete Lieferungen in 3 der letzten 5 Bestellungen
→ Aus Bestellungen analysieren: versprochenes ETA vs. tatsächliches ETA
→ Lastschriften prüfen: wie viele Qualitäts-/Mengenkorrekturen in den letzten 6 Monaten
→ Gespräch mit Lieferanten organisieren (außerhalb der Plattform)
→ Wenn Lieferant Sanierung zusagt: Sanierungsplan dokumentieren → überwachen
→ Bei anhaltender Performance: Wettbewerbs-RFQ für Kategorie starten → Lieferant in Kategorie ersetzen
→ Notizen im Lieferantendatensatz in Lieferanten aktualisieren

Arbeitsablauf 3 — Lieferantenportal-Zugang für strategischen Partner konfigurieren

Strategischer Lieferant, der Bestellungen sehen und direkt im Portal fakturieren soll
→ Einkauf → Lieferanten → Lieferant öffnen
→ Tab Kontakte → Kontaktperson mit E-Mail + Passwort hinzufügen
→ Portalzugang anhaken
→ Berechtigungen konfigurieren: welche Bereiche sichtbar (Bestellungen, Rechnungen, Angebote, Katalog)
→ Zugangsdaten an Lieferant senden

Zukünftig:
→ Lieferant erhält Benachrichtigungen für jede neue Bestellung
→ Bestätigt Bestellungen direkt im Portal
→ Stellt Rechnungen im Portal aus → erscheinen automatisch beim Kreditorenbuchhalter
→ Sie überwachen Aktivität aus Bestellungen und Lieferantenrechnungen

Arbeitsablauf 4 — Ausgabenanalyse und Kategoriestrategie

Zu Beginn jedes Quartals:
→ Einkauf → Kategorien + Berichte → Ausgaben des Vorquartals analysieren
→ Identifizieren: Kategorien mit unerklärtem Anstieg, Großvolumen-Lieferanten ohne Vertrag, Kategorien mit einzelnem Lieferant (Single-Source-Risiko)
→ Maßnahmen definieren:
   - Single-Source-Kategorien → RFQ für Alternativlieferant starten
   - Große Volumen ohne Vertrag → Einkäufer zur Verhandlung beauftragen
   - Preiserhöhungen > 10% → analysieren ob marktweite oder lieferantenspezifische Ursache
→ Kategorien und Schwellen aktualisieren wenn Organisationsstruktur sich geändert hat

Abteilungsgesundheitsindikatoren

Praktische Tipps

Genehmigungsschwellen sind Unternehmenspolitik — nicht ohne Abstimmung mit Finanzen ändern. Zu hohe Schwellen eliminieren Kontrolle; zu niedrige lähmen den Betrieb mit unnötigen Genehmigungen.

Portal für Lieferanten mit > 5 Bestellungen/Monat aktivieren. Lieferanten, die im Portal bestätigen und fakturieren, reduzieren manuelle Eingabefehler und beschleunigen den AP-Prozess um 30-50%.

Kategorien alle 6 Monate prüfen. Eine Kategoriestruktur, die die Einkaufsrealität nicht widerspiegelt, verzerrt Berichte und macht die Ausgabenanalyse nutzlos.

Lieferantenauswahl-Entscheidungen dokumentieren. Wenn Sie einen teureren Lieferanten aus validen Gründen wählen (Zuverlässigkeit, Qualität, Lieferung), die Entscheidung in der Plattform erfassen. Auditoren und Management werden fragen.