Manager Achiziții

Departament: Achiziții
Nivel: Management
Obiectiv principal: Eficiența și conformitatea întregului proces procure-to-pay, economii pe categorie, performanța furnizorilor

Ce face acest rol

Managerul de Achiziții conduce echipa operațională (Referenți, Buyer-i, Contabil AP), definește politica de achiziții în platformă, monitorizează KPI-urile, supervizează relațiile strategice cu furnizorii cheie și ia deciziile finale pe tranzacțiile complexe sau excepționale.

Module utilizate regulat

Rutina săptămânală

Luni — starea procesului

1. Comenzi Achiziție → filtrează comenzile fără confirmare furnizor > 48h → identifici blocajele
2. Facturi Furnizori → filtrează restanțe > 7 zile → decide: escaladare, negociere termeni, notă de debit
3. Cereri de Achiziție → filtrează cererile cu status „Pending" care îți necesită aprobarea ta

Miercuri — revizuire performanță

4. Analizează per furnizor (din Comenzi + Facturi): livrări la timp, discrepanțe, note de debit emise
5. Identifică furnizorii cu performanță slabă → decizie: avertisment, plan de remediere, înlocuire în categorie
6. Verifică Contracte care expiră în 90 de zile → planifică negocierea / reînnoirea

Vineri — raportare și configurare

7. Revizuiește cheltuielile săptămânii per categorie
8. Actualizează Setări dacă există modificări de politică (praguri de aprobare, termeni impliciti)

Configurări pe care le gestionezi tu

Praguri de aprobare (Setări Achiziție)

Definești cine poate aproba ce valoare:

Configurezi aceste praguri în Achiziții → Setări → Praguri de aprobare. Orice cerere de achiziție trimisă se direcționează automat la aprobatorul potrivit.

Termeni impliciti furnizori noi

În Setări, definești termenii aplicați automat la înregistrarea unui furnizor nou:

• Termeni de plată impliciti (ex: 30 zile)
• Moneda implicită
• Cota TVA implicită

Buyer-ii și Referenții nu trebuie să completeze manual la fiecare furnizor nou.

Structura de categorii

Achiziții → Categorii — structura pe care o definești tu determină:

• Cum sunt grupate cheltuielile în rapoarte
• Cui se direcționează aprobările per categorie (dacă ai Buyer-i specializați pe categorii)
• Cum analizezi evoluția cheltuielilor în timp

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Aprobare cerere de achiziție cu valoare mare

Cerere de Achiziție → valoare > pragul tău de aprobare
→ Primești notificare → deschizi cererea
→ Revizuiești: justificarea de business, furnizorul propus, bugetul disponibil
→ Aprobi → cererea trece la Buyer pentru RFQ/PO
→ Respingi cu comentariu → solicitantul este notificat cu motivul
→ Redirecționezi → trimiți altui aprobator dacă ești în conflict de interese

Flux 2 — Furnizor strategic cu problemă de performanță

Identifici: livrări întârziate în 3 din ultimele 5 comenzi
→ Analizezi din Comenzi Achiziție: ETA promis vs. ETA real
→ Verifici Note de Debit: câte corecții de calitate/cantitate în ultimele 6 luni
→ Organizezi discuție cu furnizorul (în afara platformei)
→ Dacă furnizorul se angajează la remediere: documentezi plan de remediere → monitorizezi
→ Dacă performanța persistă: lansezi RFQ competitiv → înlocuiești furnizorul în categorie
→ Actualizezi notele din fișa furnizorului în Furnizori

Flux 3 — Configurare acces Portal Furnizori pentru partener strategic

Furnizor strategic care trebuie să vadă PO-urile și să emită facturi direct în portal
→ Achiziții → Furnizori → deschizi furnizorul
→ Tab Contacte → adaugi persoana de contact cu email + parolă
→ Bifezi accesul la portal
→ Configurezi permisiunile: ce secțiuni sunt vizibile (Comenzi, Facturi, Cotații, Catalog)
→ Trimiți credențialele furnizorului

De acum:
→ Furnizorul primește notificări la fiecare PO nou
→ Confirmă comenzile direct în portal
→ Emite facturi în portal → apar automat la Contabilul AP
→ Tu monitorizezi activitatea din Comenzi Achiziție și Facturi Furnizori

Flux 4 — Analiza cheltuielilor și strategie pe categorie

La începutul trimestrului:
→ Achiziții → Categorii + rapoarte → analizezi cheltuielile trimestrului anterior
→ Identifici: categorii cu creșteri unexplicate, furnizori cu volum mare fără contract, categorii cu un singur furnizor (risc de single-source)
→ Definești acțiuni:
   - Categorii single-source → lansezi RFQ pentru furnizor alternativ
   - Volume mari fără contract → mandatezi Buyer-ul pentru negociere
   - Creșteri de preț > 10% → analizezi dacă e piață sau furnizor specific
→ Actualizezi Categoriile și pragurile dacă structura organizațională s-a schimbat

Indicatori de sănătate a departamentului

Sfaturi practice

Pragurile de aprobare sunt politica companiei — nu le modifica fără aliniere cu Financiarul. Un prag prea înalt elimină controlul; unul prea mic îngheață operațiunile cu aprobări inutile.

Activează Portalul pentru furnizorii cu > 5 PO-uri/lună. Furnizorii care confirmă și facturează în portal reduc erorile de introducere manuală și accelerează procesul AP cu 30-50%.

Revizuiește categoriile la fiecare 6 luni. Structura de categorii care nu reflectă realitatea achizițiilor distorsionează rapoartele și face analiza cheltuielilor inutilă.

Documentează deciziile de selecție a furnizorilor. Când selectezi un furnizor mai scump cu un motiv valid (fiabilitate, calitate, livrare), notează decizia în platformă. Auditorii și managementul vor întreba.