Buyer — Specialist Achiziții

Departament: Achiziții
Nivel: Senior operațional
Obiectiv principal: Obține cel mai bun raport calitate-preț-termen prin sourcing structurat și selecție riguroasă a furnizorilor

Ce face acest rol

Buyer-ul este nucleul strategic al achizițiilor — organizează competiția între furnizori prin RFQ-uri, compară cotațiile, selectează câștigătorul, negociază contractele cadru și menține catalogul de articole și furnizori la zi. Lucrează cu furnizori existenți și caută furnizori noi pentru categoriile gestionate.

Module utilizate zilnic

Rutina săptămânală

Luni — planificare sourcing

1. Revizuiește RFQ-urile deschise fără cotație completă → contactează furnizorii care nu au răspuns
2. Verifică Contractele care expiră în 60 de zile → planifică reînnoirile
3. Identifică articolele cumpărate des fără contract cadru → candidați pentru negociere

Zilnic — procesare cotații și selecție

4. Oferte Primite → cotații noi de comparat și selectat
5. Pentru fiecare RFQ cu toate cotațiile primite → compară pe preț, termen livrare, condiții → selectează câștigătorul → convertește în PO
6. Notifică Referentul pentru emiterea PO-ului (sau emite tu direct)

Periodic — catalog și furnizori

7. Actualizează prețurile negociate în Catalog Articole Furnizori după fiecare negociere
8. Adaugă furnizori noi calificați în Furnizori cu toate datele și documentele
9. Revizuiește Categorii și Atribute — asigură-te că noile articole sunt corect clasificate

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Sourcing competitiv prin RFQ

Nevoie de aprovizionare (din cerere aprobată sau inițiativă proprie)
→ Achiziții → RFQ → Adaugă
→ Completezi: articole, cantități, dată limită răspuns
→ Selectezi furnizorii invitați (min. 2-3 din aceeași categorie)
→ Trimiți → furnizorii primesc notificare

Furnizorii răspund în Portal Furnizori:
  → Creează cotație cu prețuri, termeni, dată valabilitate
  → Cotația apare automat în Oferte Primite

Tu compari cotațiile primite:
→ Verifici: preț unitar, termen livrare, condiții de plată, calitate ofertată
→ Selectezi câștigătorul → aprobi cotația → convertești în PO
→ Ceilalți furnizori primesc notificare de respingere (opțional)

Flux 2 — Negociere și creare contract cadru

Furnizor cu care cumperi frecvent articole din aceeași categorie
→ Analizezi istoricul comenzilor (volum, frecvență, valoare anuală)
→ Negociezi: preț per unitate la diferite volume, termeni de plată, SLA livrare
→ Achiziții → Contracte → Adaugă
→ Completezi: furnizor, categorie, articole, prețuri negociate, perioadă, condiții
→ Atașezi contractul semnat (PDF)
→ Actualizezi prețurile în Catalog Articole Furnizori

De acum înainte:
→ Referentul creează PO-urile direct la prețurile din contract
→ Tu ești alertat când contractul expiră → reînnoiești sau retrgi

Flux 3 — Calificare furnizor nou

Identifici un furnizor potențial pentru o categorie
→ Achiziții → Furnizori → Adaugă
→ Completezi date de bază: denumire, CUI, adresă, contact, termeni
→ Atașezi: certificat de înregistrare, dovadă calitate (ISO, etc.)
→ Activezi accesul în Portal (tab Contacte) → furnizorul primește credențiale

Pilot RFQ:
→ Incluzi noul furnizor în primul RFQ din categorie
→ Evaluezi cotația, termenul de răspuns, calitatea ofertei
→ Dacă câștigă → PO pilot → evaluezi livrarea → adaugi la furnizorii preferați

Catalog articole furnizor:
→ Achiziții → Catalog Articole Furnizori → Adaugă
→ Mapezi articolele interne la SKU-urile și prețurile acestui furnizor
→ La comenzi viitoare, Referentul vede automat prețul și SKU-ul corect

Flux 4 — Reînnoire contract expirând

Alerta: Contract expiră în 60 de zile
→ Analizezi performanța furnizorului în ultimele 12 luni:
  - Livrări la timp (% comenzi cu ETA respectat)
  - Calitatea livrată (nr. note de debit emise)
  - Responsivitate în portal (timp mediu de confirmare PO)
→ Dacă performanța e bună: negociezi direct reînnoirea (eventual prețuri actualizate)
→ Dacă performanța e slabă: lansezi RFQ competitiv pentru categorie
→ Actualizezi contractul sau creezi unul nou → atașezi documentul semnat
→ Actualizezi prețurile în Catalog Articole Furnizori

Compararea cotațiilor — ce analizezi

Când ai mai multe cotații pe același RFQ, nu te uiți doar la preț. Evaluezi complet:

Un furnizor cu prețul cel mai mic dar termen de livrare 45 de zile poate fi mai scump decât unul cu preț +5% care livrează în 5 zile, dacă ai stocuri critice.

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Lanseaza RFQ-ul cu termen realist de răspuns. Furnizorii au nevoie de minimum 3-5 zile pentru cotații complexe. Un termen prea scurt reduce participarea și calitatea ofertelor.

Documentează motivul selecției. Când selectezi câștigătorul, adaugă o notă în platformă cu justificarea — nu doar prețul, ci și termenii și istoricul. Auditurile și disputele interne vor apărea.

Actualizează prețurile în Catalog imediat după negociere. Dacă Referentul creează PO-ul cu prețul vechi, generezi discrepanță la factura furnizorului.

Nu crea contract pentru fiecare furnizor. Contractele cadru au sens pentru furnizorii cu care ai > 6 tranzacții/an sau valori mari. Pentru achiziții ocazionale, RFQ + PO e suficient.