Купувач — Специалист по обществени поръчки

Отдел: Доставки
Ниво: Старши оперативно
Основна цел: Постигане на най-добро съотношение качество-цена-срок за доставка чрез структурирано търсене на оферти и строг избор на доставчици

Какво прави тази роля

Купувачът е стратегическото ядро на доставките — организира конкуренция между доставчиците чрез заявки за оферти, сравнява котировки, избира победителя, договаря рамкови договори и поддържа актуален каталога с артикули и доставчици. Работи с вече съществуващи доставчици и търси нови за категориите, които управлява.

Редовно използвани модули

Седмичен режим

Понеделник — планиране на търсенето на оферти

1. Преглед на отворени ЗО без пълни котировки → свързване с доставчиците, които не са отговорили
2. Проверка на Договори, изтичащи след 60 дни → планиране на подновявания
3. Идентифициране на артикули, купувани редовно без рамков договор → кандидати за договаряне

Ежедневно — обработка на оферти и избор

4. Получени оферти → нови оферти за сравнение и избор
5. За всяка ЗО с получени всички оферти → сравнение по цена, срок за доставка, условия → избор на победителя → преобразуване в ПП
6. Уведомяване на Референта за издаване на ПП (или я издайте сами)

Периодично — каталог и доставчици

7. Актуализиране на договорените цени в Каталога артикули на доставчика след всяко договаряне
8. Добавяне на новоодобрени доставчици в Доставчиците с всички данни и документи
9. Преглед на Категориите и Атрибутите — осигуряване на правилна класификация на новите артикули

Основни работни потоци

Работен поток 1 — Конкурентно търсене на оферти чрез ЗО

Нужда от доставка (от одобрена заявка или собствена инициатива)
→ Доставки → ЗО → Добавяне
→ Попълване: артикули, количества, краен срок за отговор
→ Избор на поканени доставчици (мин. 2-3 от същата категория)
→ Изпращане → доставчиците получават известие

Доставчиците отговарят в Портала за доставчици:
  → Създаване на оферта с цени, условия, дата на валидност
  → Офертата се появява автоматично в Получени оферти

Сравнение на получените оферти:
→ Проверка: единична цена, срок за доставка, условия за плащане, предлагано качество
→ Избор на победителя → одобряване на офертата → преобразуване в ПП
→ Другите доставчици получават известие за отхвърляне (по желание)

Работен поток 2 — Договаряне и създаване на рамков договор

Доставчик, от когото редовно купувате артикули от същата категория
→ Анализ на историята на поръчките (обем, честота, годишна стойност)
→ Договаряне: единична цена при различни обеми, условия за плащане, доставка SLA
→ Доставки → Договори → Добавяне
→ Попълване: доставчик, категория, артикули, договорени цени, период, условия
→ Прикачване на подписания договор (PDF)
→ Актуализиране на цените в Каталога артикули на доставчика

В бъдеще:
→ Референтът създава ПП директно на договорните цени
→ Получавате предупреждение при изтичане на договора → подновяване или оттегляне

Работен поток 3 — Квалифициране на нов доставчик

Идентифициране на потенциален доставчик за категория
→ Доставки → Доставчици → Добавяне
→ Попълване на основните данни: наименование, ДДС номер, адрес, контакт, условия
→ Прикачване: удостоверение за регистрация, доказателство за качество (ISO и др.)
→ Активиране на достъп до Портала (раздел Контакти) → доставчикът получава данни за достъп

Пилотна ЗО:
→ Включване на новия доставчик в първата ЗО от тази категория
→ Оценка на офертата, времето за отговор, качеството на предложението
→ Ако спечели → пилотна ПП → оценка на доставката → добавяне в предпочитани доставчици

Каталог артикули на доставчика:
→ Доставки → Каталог артикули на доставчика → Добавяне
→ Съпоставяне на вътрешни артикули с SKU-то и цените на доставчика
→ При бъдещи поръчки Референтът автоматично вижда правилната цена и SKU

Работен поток 4 — Подновяване на изтичащ договор

Предупреждение: Договорът изтича след 60 дни
→ Анализ на ефективността на доставчика през последните 12 месеца:
  - Доставки в срок (% поръчки с изпълнен ETA)
  - Доставено качество (брой издадени кредитни известия)
  - Реакция в Портала (средно време за потвърждение на ПП)
→ Ако ефективността е добра: директно договаряне на подновяване (с актуализиране на цени)
→ Ако ефективността е лоша: стартиране на конкурентна ЗО за категорията
→ Актуализиране на договора или създаване на нов → прикачване на подписания документ
→ Актуализиране на цените в Каталога артикули на доставчика

Сравнение на оферти — какво да анализирате

Когато имате няколко оферти за една и съща ЗО, не гледайте само цената. Оценявайте изцяло:

Доставчик с най-ниска цена, но 45-дневен срок за доставка, може да струва повече от 5% по-скъп, доставящ за 5 дни, ако имате критични нива на складови наличности.

Основни показатели

Практически съвети

Стартирайте ЗО с реалистичен срок за отговор. Доставчиците се нуждаят от поне 3–5 дни за сложни котировки. Прекалено краткият срок намалява участието и качеството на офертите.

Документирайте причината за избора. При избора на победителя добавете бележка в платформата с обосновка — не само цената, но и условията и историята. Ще се появят одити и вътрешни спорове.

Актуализирайте цените в Каталога веднага след договаряне. Ако Референтът създаде ПП на старата цена, генерирате несъответствие при фактурата на доставчика.

Не създавайте договор за всеки доставчик. Рамковите договори имат смисъл за доставчици с > 6 транзакции/година или висока стойност. За случайни покупки ЗО + ПП е достатъчно.