Sales Admin — Бек Офис Продажби
Отдел: Продажби
Ниво: Оперативно
Основна цел: Обработка на търговски документи — поръчки, фактури, плащания — правилно и навреме
Какво прави тази роля
Sales Admin е оперативният гръбнак на отдела по продажби. Те не продават — те гарантират, че всичко, което колегите продават, е документирано, фактурирано и проследено правилно. Управляват обема на документите: търговски поръчки, фактури, кредитни/дебитни известия, плащания, периодично фактуриране.
Използвани модули всеки ден
| Модул | Къде да го намерите | За какво го използвате |
|---|---|---|
| Търговски поръчки | Продажби → Поръчки | Обработка на входящи поръчки |
| Фактури | Продажби → Фактури | Издаване и проследяване на фактури |
| Проформи | Продажби → Проформи | Издаване на предфактурни документи |
| Периодично фактуриране | Продажби → Периодични | Управление на абонаменти / автоматични фактури |
| Кредитни известия | Продажби → Кредитни известия | Пълно или частично сторниране на фактура |
| Дебитни известия | Продажби → Дебитни известия | Допълнително фактуриране към съществуваща фактура |
| Плащания | Продажби → Плащания | Регистриране на постъпления |
| Артикули за фактуриране | Продажби → Артикули | Проверка на каталога с продукти/услуги |
| Клиенти | CRM → Клиенти | Проверка на данъчни данни и адреси |
| Начини на плащане | Продажби → Плащане | Избор на правилния метод при регистриране |
Ежедневна рутина
Сутринта — нови поръчки
- Отворете Търговски поръчки → филтрирайте по статус „Нова" / „Необработена"
- Проверете всяка поръчка: правилен клиент, правилни цени, потвърдени количества
- Потвърдете поръчката → конвертирайте в Фактура (или маркирайте за потвърждение от склада при физическа доставка)
Преди обяд — фактури за издаване
- Отворете Фактури → филтрирайте по статус „Чернова"
- Проверете данъчните данни на клиента (ДДС номер, адрес, ДДС режим) — ако липсват → актуализирайте в Клиенти
- Финализирайте и изпратете фактурата по имейл директно от платформата
Следобяд — проследяване на плащания
- Фактури → филтрирайте Просрочени (след падежна дата)
- Изпратете напомняне за плащане за фактури > 5 дни просрочие
- Регистрирайте получените плащания в Плащания — свържете с правилната фактура
Седмично
- Проверете Периодично фактуриране — потвърдете, че автоматичните фактури са генерирани правилно
- Експортирайте списъка с неплатени фактури за финансовия мениджър
Ключови работни процеси
Работен процес 1 — Стандартна обработка на поръчка
Търговска поръчка потвърдена от AE
→ Проверка на артикули, цени, клиент
→ Конвертиране във Фактура
→ Проверка на данъчните данни на клиента
→ Изпращане на фактура по имейл
→ Регистриране на плащането при получаване
Работен процес 2 — Сторниране / корекция на фактура
Клиентът съобщава за грешка или връща стоки
→ Отворете оригиналната фактура
→ Създайте Кредитно известие (частично или пълно сторниране)
→ Кредитното известие автоматично намалява баланса на клиента
→ При физическо връщане → координирайте със склада
→ При необходимост от коригирана фактура → нова Фактура
Работен процес 3 — Клиент с абонамент / периодична фактура
При настройка → създайте шаблона в Периодично фактуриране
→ Дефинирайте: честота, дата на генериране, артикули, клиент
→ Платформата генерира фактура автоматично на зададената дата
→ Вие проверявате и изпращате → регистрирате плащането
Работен процес 4 — Проформа за клиент, плащащ авансово
AE изисква проформа за авансово плащане
→ Създайте Проформа с авансовата сума
→ Изпратете на клиента
→ Клиентът превежда → регистрирайте частично плащане
→ При завършване на доставката → издайте окончателна Фактура (с приспаднат аванс)
Ключови показатели
| Показател | Какво означава |
|---|---|
| Нефактурирани поръчки (неконвертирани поръчки) | Потвърдени поръчки без фактура |
| Просрочени фактури > 30 дни | Вземания с риск от несъбиране |
| Средно време за издаване на фактура | Дни от потвърждаване на поръчката до изпратена фактура |
| Грешки във фактури | Фактури, сторнирани и преиздадени |
Чести специални случаи
Нов клиент — липсващи данъчни данни: Преди издаване на фактурата → отворете Клиенти → попълнете ДДС номер, регистриран адрес, ДДС режим, IBAN (ако плащат по банков път). Без пълни данни фактурата не може да бъде данъчно валидирана.
Частично плащане: При регистриране в Плащания — изберете фактурата, въведете частично платената сума. Фактурата остава в статус „Частично платена", оставащият баланс остава видим. За второто плащане — регистрирайте разликата.
Отстъпка след издаване на фактура: Използвайте Кредитно известие за размера на отстъпката — не модифицирайте оригиналната фактура, която вече е изпратена. Кредитното известие намалява баланса на клиента.
Практически съвети
Не конвертирайте поръчката във фактура без проверка на данните на клиента. Фактура с грешен ДДС номер или неправилен адрес означава сторниране, преиздаване и загубено време.
Регистрирайте плащането в същия ден, в който го получите. Закъсненията създават объркване — клиентът може да получи напомняне за плащане, въпреки че вече е платил.
Използвайте филтри, не търсене. При голям обем фактури, филтрите по статус (Просрочени, Частично платени, Чернова) са по-ефективни от индивидуалното търсене.