Sales Admin — Back Office prodaje
Odeljenje: Prodaja
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Obrada komercijalnih dokumenata — narudžbenice, fakture, plaćanja — tačno i na vreme
Šta radi ova uloga
Sales Admin je operativna osnova prodajnog odeljenja. Ne prodaje — osigurava da sve što kolege prodaju bude ispravno dokumentovano, fakturisano i praćeno. Upravlja obimom dokumenata: prodajne narudžbenice, fakture, knjižna odobrenja/zadužnice, plaćanja, periodično fakturisanje.
Moduli koji se koriste svakodnevno
| Modul | Gde se nalazi | Za šta se koristi |
|---|---|---|
| Prodajne narudžbenice | Prodaja → Narudžbenice | Obrada pristiglih narudžbina |
| Fakture | Prodaja → Fakture | Izdavanje i praćenje faktura |
| Proforme | Prodaja → Proforme | Izdavanje dokumenata pre fakture |
| Periodično fakturisanje | Prodaja → Periodično | Upravljanje pretplatama / automatskim fakturama |
| Knjižna odobrenja | Prodaja → Knjižna odobrenja | Potpuno ili delimično storniranje fakture |
| Zadužnice | Prodaja → Zadužnice | Dopunsko fakturisanje na postojeću fakturu |
| Plaćanja | Prodaja → Plaćanja | Evidentiranje primljenih uplata |
| Stavke fakture | Prodaja → Stavke | Provera kataloga proizvoda/usluga |
| Klijenti | CRM → Klijenti | Verifikacija poreskih podataka i adresa |
| Načini plaćanja | Prodaja → Plaćanje | Izbor ispravne metode pri evidentiranju |
Dnevna rutina
Jutro — nove narudžbenice
- Otvoriti Prodajne narudžbenice → filter po statusu "Novo" / "Neobrađeno"
- Proveriti svaku narudžbenicu: ispravan klijent, ispravne cene, potvrđene količine
- Potvrditi narudžbenicu → konvertovati u Fakturu (ili označiti za potvrdu magacina ako je uključena fizička isporuka)
Pre podne — fakture za izdavanje
- Otvoriti Fakture → filter po statusu "Nacrt"
- Proveriti poreske podatke klijenta (PIB, adresa, PDV režim) — ako nedostaju → ažurirati u Klijentima
- Finalizovati i poslati fakturu e-poštom direktno iz platforme
Posle podne — praćenje plaćanja
- Fakture → filter Prekoračeno (prošao rok dospeća)
- Poslati podsetnik za plaćanje za fakture > 5 dana prekoračenja
- Evidentirati primljena plaćanja u Plaćanjima — pridružiti ispravnoj fakturi
Nedeljno
- Proveriti Periodično fakturisanje — potvrditi da su automatske fakture ispravno generisane
- Izvesti listu neplaćenih faktura za finansijskog menadžera
Ključni tokovi rada
Tok rada 1 — Standardna obrada narudžbenice
Prodajna narudžbenica potvrđena od strane AE
→ Proveriti stavke, cene, klijenta
→ Konvertovati u Fakturu
→ Proveriti poreske podatke klijenta
→ Poslati fakturu e-poštom
→ Evidentirati plaćanje po prijemu
Tok rada 2 — Storniranje / korekcija fakture
Klijent prijavljuje grešku ili vraća robu
→ Otvoriti originalnu fakturu
→ Kreirati Knjižno odobrenje (delimično ili potpuno storniranje)
→ Knjižno odobrenje automatski smanjuje saldo klijenta
→ Ako je fizički vraćeno → koordinirati sa magacinom
→ Ako je potrebna korigovana faktura → nova Faktura
Tok rada 3 — Klijent s pretplatom / periodičnom fakturom
Pri podešavanju → kreirati šablon u Periodičnom fakturisanju
→ Definisati: učestalost, datum generisanja, stavke, klijent
→ Platforma automatski generiše fakturu na postavljeni datum
→ Vi proveravate i šaljete → evidentirate plaćanje
Tok rada 4 — Profoma za klijenta koji plaća unapred
AE zahteva proformu za avansno plaćanje
→ Kreirati Proformu sa iznosom avansa
→ Poslati klijentu
→ Klijent prenosi → evidentirati delimično plaćanje
→ Po završetku isporuke → izdati konačnu Fakturu (sa odbitim avansom)
Ključne metrike
| Metrika | Šta znači |
|---|---|
| Nefakturisane narudžbenice (nekonvertovane) | Potvrđene narudžbenice bez fakture |
| Fakture prekoračene > 30 dana | Potraživanja u riziku od neplaćanja |
| Prosečno vreme izdavanja fakture | Dani od potvrde narudžbenice do poslate fakture |
| Greške u fakturama | Stornirane i ponovo izdate fakture |
Česti posebni slučajevi
Novi klijent — nedostaju poreski podaci: Pre izdavanja fakture → otvoriti Klijente → popuniti PIB, registrovanu adresu, PDV režim, IBAN (ako plaćaju bankovnim transferom). Bez potpunih podataka faktura ne može biti fiskalno validovana.
Delimično plaćanje: Pri evidentiranju u Plaćanjima — izabrati fakturu, uneti delimično plaćeni iznos. Faktura ostaje u statusu "Delimično plaćeno", preostali saldo ostaje vidljiv. Za drugo plaćanje — evidentirati razliku.
Popust nakon fakturisanja: Koristiti Knjižno odobrenje za iznos popusta — ne menjati originalnu fakturu koja je već poslata. Knjižno odobrenje smanjuje saldo klijenta.
Praktični saveti
Ne konvertovati narudžbenicu u fakturu bez provere podataka klijenta. Faktura sa pogrešnim PIB-om ili netačnom adresom znači storniranje, ponovnu emisiju i izgubljeno vreme.
Evidentirati plaćanje isti dan kad ga primite. Kašnjenja stvaraju konfuziju — klijent može primiti podsetnik za plaćanje iako je već platio.
Koristiti filtere, ne pretragu. Sa velikim obimom faktura, filteri po statusu (Prekoračeno, Delimično plaćeno, Nacrt) su efikasniji od individualnog pretraživanja.