Tok rada: Uvoz i Višebrendna distribucija

Uključeni moduli: Nabavka · Magacin · Cenovnici · Klijenti i Grupe klijenata · Fakture i Narudžbine · eTransport · Finansije · Marketing kampanje · Potencijalni klijenti
Ko ga koristi: Nabavka · Magacin · Prodaja · Finansije · Marketing
Tipično trajanje: 4–12 sedmica (od pregovora sa dobavljačem do rotacije zaliha)

Pregled

Uvozne kompanije koje rade sa 5–30 međunarodnih brendova suočavaju se sa složenim ciklusom: godišnji pregovori o uslovima po brendu, postavljanje narudžbina u stranoj valuti sa odloženom isporukom, upravljanje troškovima uvoza (međunarodni prevoz, carine, provizije carinskog posrednika) i naknadna distribucija kroz maloprodajnu mrežu organizovanu po segmentima i grupama cena.

Ovaj tok rada pokriva kompletan ciklus — od prvog pregovora sa novim dobavljačem/brendom do potpune rotacije uvezenih zaliha kroz distributivnu mrežu. Svaki brend se upravlja kao poseban dobavljač, sa sopstvenim katalogom proizvoda, sopstvenim cenovnicima za kupovinu (u stranoj valuti) i sopstvenim cenovnicima za prodaju (diferencirani po kanalima: maloprodaja, veleprodaja, ključni računi).

Kritičan aspekt ovog toka je pravilno izračunavanje nabavne cene (landed cost): nabavna cena u stranoj valuti, konvertovana po kursu BNR-a, plus međunarodni prevoz, osiguranje, carine i provizije carinskog posrednika. Samo sa ovim kompletnim troškom možete izračunati stvarnu maržu po brendu i po proizvodu.

Dijagram toka

[EKSTERNI DOBAVLJAČ — Brend]
  │  pregovori o ceni + uslovima + INCOTERMS
  │  godišnji okvirni sporazum po brendu
  ↓
[DOBAVLJAČ KREIRAN U CRM-U]
  │  kartica dobavljača sa valutom, uslovima plaćanja, kontaktom menadžera brendа
  ↓
[NARUDŽBENICA — u stranoj valuti (EUR/USD/GBP)]
  │  status: Nacrt → Odobren → U toku → Završen
  │  proizvodi + količine + cena u valuti + INCOTERMS + procenjeni ETA
  │
  ├── [UVOZNI DOKUMENTI — priloženi uz narudžbenicu]
  │     profaktura dobavljača
  │     lista pakovanja dobavljača
  │     Tovarni list (BL) ili međunarodni AWB
  │     potvrda porekla / usaglašenosti (ako je potrebna)
  │
  ↓
[CARINA — ako je uvoz van EU]
  │  carinska deklaracija, carine, provizija posrednika
  │  → troškovi carine beleženi manuelno i dodaju se nabavnoj ceni
  │
  ↓  (ili direktno, ako je uvoz unutar EU / bez carine)
  ↓
[eTRANSPORT — ako je primenjivo]
  │  deklaracija pre kretanja robe na teritoriji RO
  │  status: Prijavljen → Potvrđen od ANAF-a
  │
  ↓
[PRIJEM ROBE — Otpremnica za prijem]
  │  stanje uneseno u magacin po serijama
  │  NABAVNA CENA izračunata i evidentirana:
  │    cena u valuti × kurs BNR-a
  │    + međunarodni prevoz
  │    + carine + provizija posrednika
  │    + transportno osiguranje
  │    = NABAVNA CENA po jedinici
  │
  ↓
[KATALOG AŽURIRAN]
  │  novi Artikli dodati ili stanje dopunjeno
  │  nabavna cena ažurirana (nabavna cena po jedinici)
  │
  ↓
[CENOVNICI AŽURIRANI — po brendu / po kanalu]
  │  Cenovnik za maloprodaju (brend X)
  │  Cenovnik za veleprodaju (brend X)
  │  Cenovnik za ključne račune (brend X)
  │  Cenovnik za promo / sezonu
  │
  ↓
[KOMUNIKACIJA SA PREPRODAVCIMA]
  │  Marketing kampanja ili Obaveštenje
  │  sadržaj: dostupnost zaliha, nove cene, promotivni uslovi
  │
  ↓
[NARUDŽBINE PREPRODAVACA]
  │  Narudžbina → potvrđena → Faktura → Plaćanje
  │  preprodavac vidi cene iz cenovnika dodeljenog njihovoj grupi
  │
  ↓
[ROTACIJA ZALIHA ✓ · MARŽA PO BRENDU ✓ · PROVIZIJE PLAĆENE ✓]

Korak po korak

1. Pregovori i ugovaranje sa dobavljačem/brendom

Gde: /admin/purchase/vendors + /admin/purchase/purchase_contracts (ako je modul ugovora aktivan)

Svaki međunarodni brend kreira se kao poseban Dobavljač u CRMConnect-u, čak i ako isti fizički distributer isporučuje više brendova. Razdvajanje po dobavljaču omogućava:

• Nezavisno praćenje narudžbina i faktura po brendu
• Različite uslove plaćanja (Net 30 za Brend A, avansno plaćanje za Brend B)
• Izveštavanje o nabavkama po brendu bez složenih filtera

Obavezna polja pri kreiranju dobavljača:

Ugovor o kupovini (opciono, ako je modul aktivan):

Godišnji okvirni sporazum dokumentuje pregovarane uslove: minimalni obimi, eskalonajući popusti, ekskluzivnost teritorije, politika povrata. PDF dokument se prilaže direktno uz karticu dobavljača ili ugovor.

Preporuka: Kreirati godišnji povratni Zadatak za renegocijaciju ugovora, 60 dana pre isteka. Dodeliti ga odgovornom Menadžeru brendа.

2. Postavljanje uvozne narudžbine (Narudžbenica u stranoj valuti)

Gde: /admin/purchase/purchase_order → Nova narudžbenica

Narudžbenica je centralni dokument uvoza. Kreira se u valuti dobavljača (EUR/USD) i ostaje u toj valuti tokom čitavog procesa kupovine.

Statusi narudžbenice:

Kritična polja za popunjavanje pri kreiranju:

Slanje dobavljaču:

• Dugme Pošalji dobavljaču → PDF generisan + e-mail sa linkom portala dobavljača
• Dobavljač može da pogleda i potvrdi narudžbinu putem portala (ako je pristup portalu omogućen)

3. Praćenje ETA i uvoznih dokumenata

Gde: Zadaci na narudžbenici + /admin/tasks + prilozi uz narudžbenicu

Između postavljanja narudžbine i prispeća robe postoji period od 2–10 sedmica (zavisno od brenda, sezone, INCOTERMS-a). Tokom ovog perioda treba pratiti:

Uvozni dokumenti — priloženi direktno uz narudžbenicu:

Tok praćenja ETA sa Zadacima:

1. Pri kreiranju narudžbenice → kreirati Zadatak "Praćenje ETA Brend X — Narudžbenica #[broj]"

   • Dodeljeno: Menadžer logistike
   • Rok: ETA − 7 dana
   • Podzadaci: Potvrdi otpremu dobavljača / Potvrdi prijem BL / Potvrdi završetak carinskog pregleda

2. Pri prijemu otpremnih dokumenata → Zadatak "Carinski pregled Narudžbenica #[broj]"

   • Dodeljeno: Carinski posrednik ili interni odgovorni
   • Priložiti carinsku deklaraciju uz narudžbenicu nakon završetka

3. Pri potvrdi prispeća robe u magacin → Zadatak "Prijem robe Narudžbenica #[broj]"

   • Dodeljeno: Menadžer magacina

Ažuriranje order_status: Manuelno promeniti status narudžbenice u U toku kada dobavljač potvrdi otpremu, i u Završen nakon potpunog prijema.

4. Prijem robe i izračunavanje nabavne cene

Gde: /admin/warehouse/manage_purchase → Otpremnica za prijem

Prijem je najvažniji korak sa troškovnog aspekta: ovde se utvrđuje stvarna nabavna cena po jedinici, koja će biti osnova za komercijalnu maržu.

Kreiranje otpremnice za prijem:

• Ako je auto_create_goods_received = 1: otpremnica se automatski kreira pri odobravanju narudžbenice
• U suprotnom: manuelno iz /admin/warehouse/manage_purchase → Novi prijem → izabrati narudžbenicu

Polja otpremnice za prijem:

Metodologija izračunavanja nabavne cene:

Jedinična cena dobavljača (u valuti):       EUR 12,50
× Kurs BNR-a na datum carine:             × 4,97
= Nabavna cena u RSD:                     = RSD 62,13

+ Alokacija međ. prevoza/jedinici:         + RSD  3,40
  (ukupni prevoz ÷ broj jedinica)
+ Alokacija carina/jedinici:               + RSD  2,10
  (ukupne carine ÷ broj jedinica)
+ Provizija carinskog posrednika/jed.:     + RSD  0,45
+ Transportno osiguranje/jedinici:         + RSD  0,28
                                            ──────────
= NABAVNA CENA po jedinici:               = RSD 68,36

Gde se evidentira: Polje Jedinična cena u otpremnici za prijem = izračunata nabavna cena. Ovo napaja izveštaje o marži i vrednost zaliha u bilansu stanja.

Delimičan vs. potpun prijem:

Pri odobravanju otpremnice (approval = 1):

• Stanje raste: inventory_manage.inventory_number += received_quantity
• Transakcija evidentirana sa status = 1 (Prijem) u goods_transaction_detail
• Serija postaje dostupna za prodaju sa aktivnim FIFO

5. Ažuriranje kataloga i cenovnika

Gde: /admin/warehouse/commodities (Artikli) + /admin/sales/price_lists

5a. Ažuriranje kataloga (Artikli)

Novi proizvodi iz uvoza moraju biti kreirani ili ažurirani u katalogu pre nego što budu dostupni za prodaju.

Preporučena struktura za višebrendni uvoz:

Proizvodi sa varijantama (boja, veličina, model): Svaka varijanta je poseban Artikal sa sopstvenom SKU i sopstvenim stanjem. Ako sistem dozvoljava grupisanje (porodice proizvoda), povezati varijante pod isti roditeljski proizvod.

5b. Ažuriranje cenovnika

Gde: /admin/sales/price_lists

Preporučeni model za višebrendni uvoz sa maloprodajnom mrežom:

Ažuriranje cena pri svakom uvozu:

1. Otvoriti cenovnik za relevantni brend
2. Filtrirati proizvode brendа
3. Preračunati cene polazeći od nove nabavne cene
4. Aktivirati novu listu sa datumom stupanja na snagu
5. Arhivirati prethodnu listu (ne brisati — potrebna za istorijske izveštaje)

Dodeljivanje cenovnika Grupama klijenata:

Dodeljivanje se vrši iz /admin/clients/client_groups → urediti grupu → polje Podrazumevani Cenovnik.

6. Komunikacija dostupnosti mreži preprodavaca

Gde: /admin/marketing/campaigns ili Obaveštenja

Pri svakom novom uvozu ili lansiranju sezone, preprodavce treba obavestiti o: dostupnim proizvodima, cenama, količinama i promotivnim uslovima.

Opcija 1 — Marketing kampanja (E-mail):

1. /admin/marketing/campaigns → Nova kampanja
2. Publika: izabrati relevantne Grupe klijenata (svi aktivni preprodavci brendа)
3. Predložak e-maila:
   • Predmet: [Brend X] — [Sezona Godina] Kolekcija dostupna | Ažurirane cene
   • Telo: istaknuti proizvodi + slike + veleprodajne cene + link ka PDF katalogu
   • CTA: Postavite narudžbinu → direktan link ka portalu klijenta
4. Prilog: Ažurirani PDF katalog ili Excel cenovnik

Opcija 2 — Obaveštenje (notifikacija portala klijenata):

Baner ili obaveštenje vidljivo pri prijavi na portal klijenata. Korisno za hitna obaveštenja (ograničene zalihe, flash promo).

Prospektovanje novih preprodavaca (Potencijalni klijenti):

Ako se otvara distribucija u novom regionu ili dodaje premium brend, kampanja može uključiti komponentu prospektovanja:

1. /admin/leads → Novi potencijalni klijent ili uvoz iz Excela (lista ciljnih prospekta)
2. Dodeliti komercijalnog agenta po okrugu / regionu
3. Lijaš prodaje: Novi → Kontaktiran → Demo / Sastanak → Ponuda poslata → Aktivni preprodavac
4. Pri konverziji: Konvertovati Potencijalnog klijenta u Klijenta + dodeliti Grupu klijenata + Cenovnik

7. Obrada narudžbina preprodavaca

Gde: /admin/estimates (Narudžbine) + /admin/invoices

7a. Narudžbina preprodavca

Narudžbine od preprodavaca mogu dolaziti kroz više kanala:

Pri kreiranju Narudžbine:

• Sistem automatski primenjuje Cenovnik grupe klijenta
• Prikazane cene su iz dodeljene liste — agent može da vidi i maržu (ako ima dozvolu)
• Polje Magacin — izabrati magacin iz kojeg se vrši isporuka (važno ako imate magacine po brendu ili po regionu)

Provera zaliha pri potvrdi:

CRMConnect ne rezerviše zalihe pri kreiranju Narudžbine. Provera se vrši pri generisanju otpremnice za isporuku. Ako radite sa ograničenim uvoznim zalihama, proverite dostupnost manuelno pre potvrde narudžbine klijenta.

Statusi narudžbine:

7b. Konverzija u fakturu i isporuku

Tok od Narudžbine do fakture i isporuke prati isti model kao u Kompletnom komercijalnom ciklusu:

1. Narudžbina potvrđena → Konvertuj u Fakturu
2. Faktura generisana → Kreiraj Otpremnicu za isporuku
3. Otpremnica odobrena → stanje se automatski smanjuje
4. Lista pakovanja → AWB generisan (Innoship / drugi kurir)
5. Faktura poslata klijentu + otpremnica

eFactura (ANAF) — ako je aktivna:

Za B2B klijente u Rumuniji, faktura se automatski prenosi u ANAF e-Faktura sistem pri izdavanju. Proveriti status prenosa iz kartice fakture → kartica eFactura.

8. Praćenje naplate i rotacije zaliha po brendu

Gde: /admin/reports + /admin/finance + /admin/warehouse/warehouse_history

8a. Izveštaji o performansama po brendu

8b. Kursne razlike i finansijsko usklađivanje

Gde: /admin/finance/exchange_rates (ili ekvivalent)

Pri svakom uvozu postoji razlika kurseva između:

• Kursa na datum narudžbine (narudžbenica)
• Kursa na datum carinskog pregleda / prijema (otpremnica za prijem)
• Kursa na datum plaćanja fakture dobavljaču

Preporuka: Evidentirati kurs BNR-a na datum carinskog pregleda u polju Kurs otpremnice za prijem. Ovo je ispravna osnova za izračunavanje nabavne cene i računovodstveno usklađivanje.

Plaćanje eksternom dobavljaču:

1. /admin/purchase/myinvoices → izabrati Fakturu dobavljača
2. Proveriti iznos dugovanja u stranoj valuti + primenjeni kurs
3. Evidentirati plaćanje: tip bankarski transfer + referentni broj platnog naloga
4. payment_status: unpaid → partially_paid → paid

Šta se kreira automatski

Tačke gde tok može da zastane

Relevantni izveštaji

• Prodaja po artiklu / kategoriji — /admin/reports/sales_by_item — prodaja po proizvodu/brendu, obim i vrednost
• Narudžbenice — /admin/purchase/purchase_order — otvorene narudžbine, ETA, status isporuke
• Trenutne zalihe — /admin/warehouse/warehouse_history — trenutni saldo po proizvodu, po magacinu, po seriji
• Neplaćene fakture dobavljača — /admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid — dugovanja eksternim dobavljačima
• Dospele fakture klijenata — /admin/invoices?status=4 — dospela potraživanja od mreže preprodavaca
• Lijaš narudžbina — /admin/estimates?status=2 — narudžbine preprodavaca na čekanju potvrde
• Mrtve zalihe — Istorija magacina filtrirano: proizvodi bez izlaza u poslednjih 60 dana — mrtve zalihe po brendu
• DataPulse — /admin/datapulse — izvršna kontrolna tabla: prihodi po brendu, marža, rotacija, prognoza

Uključeni moduli — detaljna dokumentacija

Nabavka: Dobavljači · Narudžbenice · Primljene ponude · Fakture dobavljača

Magacin: Otpremnica za prijem · Otpremnice za isporuku · Istorija magacina · Kalo i Korekcije

Prodaja i Cene: Cenovnici · Narudžbine · Fakture · Grupe klijenata

Finansije i Integracije: Finansije / Kursevi · eFactura ANAF · eTransport

Marketing i Prodaja: Marketing kampanje · Potencijalni klijenti

Povezani tokovi rada: Nabavka do plaćanja · Magacin Prijem → Izdavanje · Kompletni komercijalni ciklus · Marketing do potencijalnog klijenta

← Povratak na tokove rada