Finansijsko Odeljenje

Pokrivene uloge: Računovođa · Službenik za fakturisanje · Blagajnik · CFO / Finansijski direktor
Glavni moduli: Fakture · Plaćanja · Knjižna odobrenja · Proforma fakture · Troškovi · Izvod iz banke · Blagajnički izveštaj · Kontni plan · Porezi · Valute · Stanja na računima · eTransport · SAGA · WinMentor · Izveštaji

Ko koristi ovaj vodič

Mapa finansijskog modula

PRIHODI                          TROŠKOVI
───────                          ────────
Fakture (Klijentske fakture)     Troškovi
Proforma fakture                 Fakture dobavljača
Periodične fakture               Zadužnice (zadužnice dobavljača)
Plaćanja (Priznanice)            Stanja na računima (isplate)
Knjižna odobrenja

BANKOVNO RAČUNOVODSTVO           KONFIGURACIJA
───────────────────              ─────────────
Izvod iz banke                   Porezi (PDV)
Blagajnički izveštaj             Valute (kursevi)
Stanja na računima               Načini plaćanja
Kontni plan                      Konfiguracija naplate (serije faktura)

IZVEŠTAVANJE I IZVOZ             USKLAĐENOST
──────────────────               ──────────
Finansijski izveštaji            eTransport (ANAF)
Troškovi vs. Prihodi             SAGA izvoz
Pregled PDV-a                    WinMentor sinhronizacija
Prodaja po periodu               eFactura

Preporučena dnevna rutina

Jutro (20–30 min)

1. Fakture sa rokom danas i zakašnjele
/admin/invoices/list_invoices?status=4 — Zakašnjele fakture
/admin/invoices/list_invoices?status=1 — Neplaćene fakture sa rokom danas

Kontaktirajte zakašnjele klijente ili pošaljite automatski podsetnik putem emaila.

2. Plaćanja za potvrdu
Proverite primljene izvode iz banke (email banke) u odnosu na plaćanja evidentirana u CRM-u.
/admin/bank_statement — Uskladite bankove transakcije sa CRM fakturama.

3. Fakture dobavljača sa rokom
/admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid — Filter po due_date ≤ danas
Odobrite plaćanja ili obavestite menadžera o sredstvima.

Tokom dana

• Izdajte fakture za isporučene porudžbine ili pružene usluge
• Evidentirajte plaćanja primljena (bankarski transfer, gotovina, kartica, online)
• Obradite troškove sa priloženim priznanicama
• Uskladite izvod iz banke — uskladite transakcije sa fakturama

Nedeljno

• Izveštaj o prihodima vs. troškovima — /admin/reports/expenses_vs_income
• PDV izveštaj — iznosi naplaćenog i odbitnog PDV-a po periodu
• SAGA / WinMentor izvoz — ako spoljno računovodstvo koristi ove aplikacije
• Provjera stanja na računima — Stanja na računima po bankovnom računu i blagajni

Mesečno

• Zatvaranje meseca: kompletno usklađivanje banke + blagajne
• Generisanje izveštaja za računovodstvo (izvoz podataka)
• Provjera periodičnih faktura automatski generisanih
• eTransport izvoz za ANAF transportne deklaracije
• Ažuriranje kursa za fakturisanje u stranoj valuti

Klijentske fakture — izdavanje i praćenje

Gde: /admin/invoices

Kreiranje fakture

Serije faktura (Serije naplate)

Svaka kompanija ima serije numerisanja konfigurisane na /admin/billing/config:

Format broja fakture: [prefiks]-[broj] (npr. CRM-001, F-2026-001).

Statusi faktura — šta radite pri svakom

Rok dospeća

Automatski izračunat: datum_fakture + invoice_due_after_days (podrazumevano: 30 dana, konfigurabilno na /admin/billing/config).

Periodične fakture

Gde: /admin/invoices/recurring

Za pretplate, iznajmljivanja, retejnerske ugovore:

• Postavite iznos, učestalost (mesečno/kvartalno/godišnje), datum početka i broj ciklusa
• Sistem automatski generiše fakturu pri svakom ciklusu (putem cron posla)
• Opciono: faktura se automatski šalje po generisanju

→ Periodične fakture

Proforma fakture

Gde: /admin/proformas

Proforma = neformalni dokument avansnog plaćanja ili potvrde narudžbine pre isporuke. Nema poreski status, ali klijent plaća na osnovu nje.

Statusi proforma faktura

Konverzija Proforma → Poreska faktura

Po primanju plaćanja ili isporuci proizvoda:

1. Otvorite proformu → kliknite Pretvori u fakturu
2. Kreira se faktura sa istim stavkama i iznosima
3. Proforma ostaje arhivirana sa referencom fakture

Evidentiranje plaćanja (Priznanice)

Gde: /admin/payments ili direktno iz fakture → Evidentiraj plaćanje

Polja plaćanja

Delimična plaćanja

Evidentirajte koliko god delimičnih plaćanja je potrebno na istoj fakturi. Kada je pokriven ukupan iznos → status automatski postaje Plaćeno.

Avansna plaćanja na klijentski račun

Ako klijent plati pre izdavanja fakture:

1. Idite na profil klijenta → kartica Krediti
2. Dodajte iznos kao kredit na klijentskom računu
3. Pri izdavanju fakture → primenite dostupni kredit → smanjuje dospeli iznos

Knjižna odobrenja

Gde: /admin/credit_notes

Kada izdati knjižno odobrenje

• Faktura izdata greškom (pogrešan iznos, pogrešan klijent)
• Roba vraćena od klijenta
• Post-fakturni popust odobren
• Delimično otkazivanje usluge

Statusi knjižnih odobrenja

Primena kredita

Metoda 1 — Primena na fakturu:
Iz knjižnog odobrenja → Primeni na fakturu → izaberite fakturu → unesite primenjeni iznos.
Efekat: tblcredits.amount smanjuje saldo na toj fakturi.

Metoda 2 — Gotovinska refundacija:
Iz knjižnog odobrenja → Refundacija → iznos vraćen klijentu evidentiran u tblcreditnote_refunds.

Saldo knjižnog odobrenja

Ukupni kredit = Iznos iz knjižnog odobrenja
Primenjeno = SUM(tblcredits.amount) na fakturama
Refundirano = SUM(tblcreditnote_refunds.amount)
Dostupno = Ukupno - Primenjeno - Refundirano

Troškovi

Gde: /admin/expenses

Kreiranje troška

Ključna polja:

PDV na troškove

Automatski izračun: ukupno = iznos + (porez1% × iznos) + (porez2% × iznos)

Primer: 500 RON trošak + 19% PDV:

• amount = 500
• tax_amount = 95
• total = 595

Periodični troškovi

Konfigurišite trošak kao periodičan (kirija, pretplata na softver, osiguranje):

• recurring = 1, repeat_every, recurring_type (mesečno/kvartalno/godišnje)
• Cron posao automatski generiše trošak pri svakom ciklusu
• Svako ponavljanje → novi zapis sa istim podacima

Fakturabilni troškovi

Troškovi sa billable = 1 pojavljuju se kao dostupni pri fakturisanju klijentu ili projektu:

1. Kreirajte trošak + označite Fakturabilno + pridružite klijenta
2. Pri izdavanju klijentske fakture → odeljak Nefakturisani troškovi → izaberite troškove za uključivanje
3. Trošak postaje Fakturisano — više se ne pojavljuje u budućem fakturisanju

Izvod iz banke

Gde: /admin/bank_statement

Struktura izvoda iz banke

BANKOVNI RAČUN (tblbilling_bank)
  │  IBAN, banka, valuta, pridruženi GL konto
  │
  └── IZVOD (tblbank_statements)
        │  period, početni saldo, krajnji saldo
        │
        └── TRANSAKCIJE (tblbank_statement_transactions)
              │  opis, iznos, datum, kôd transakcije
              │
              └── USKLAĐIVANJE (tblbank_statement_transaction_reconciles)
                    veza sa fakturom / troškom / knjižnim odobrenjem

Proces usklađivanja

1. Primite izvod iz banke (PDF / CSV od banke)
   ↓
2. Uvezite ili ručno unesite transakcije u CRM
   ↓
3. Po transakciji: sistem automatski traži odgovarajuću fakturu
   (po opisu, iznosu, referenci plaćanja)
   ↓
4. Potvrdite poklapanje ili ručno odaberite fakturu
   ↓
5. Transakcija označena kao usklađena
   ↓
6. Saldo verifikovan: početni_saldo + priljevi − odlivi = krajnji_saldo ✓

Uvoz izvoda iz banke

Podržani format: CSV ili DBF (uvoz putem /bank_statement/import_dbf)

Vrste transakcija iz izvoda:

Saldo bankovnog računa

Saldo = početni_saldo
        + SUM(plaćanja klijentskih faktura)
        + SUM(dolazni transferi)
        + SUM(razni prihodi)
        − SUM(troškovi)
        − SUM(odlazni transferi)
        − SUM(isplate)

Blagajnički izveštaj

Gde: /admin/cash_statement

Identičan izvodu iz banke, ali za blagajnu (fizička gotovina).

Tehnička razlika: konto blagajne ima cash = 1 u tblpayment_modes.

Operacije specifične za blagajnu:

Kontni plan

Gde: /admin/chart_of_accounts

Struktura konta

Format koda: XXXX.NNNN (npr. 4111.0001 = Klijent 1, 401.0001 = Dobavljač 1)

Glavni tipovi:

Praktična upotreba

Kontni plan se koristi u:

• Usklađivanju banke — svaka transakcija može biti pridružena GL kontu
• Troškovima — polje id_chart_of_account alocira trošak na konto
• Klijentima — polje coa_input na profilu klijenta vezuje klijenta za konto potraživanja
• SAGA/WinMentor izvoz — kodovi konta su mapirani u računovodstvenom izvozu

Automatsko generisanje koda konta

Metoda generate_next_account_code() automatski dodeljuje sledeći dostupan kod u prefiksnoj sekvenci. Generisani kodovi se ne dupliraju unutar iste kompanije.

Porezi i PDV

Gde: /admin/taxes

PDV stope konfigurisane u Rumuniji

Više poreza po stavci fakture

Svaka stavka u fakturi / trošku može imati dva istovremena poreza (tax i tax2):

• Korisno za akcize + PDV
• Ili za specifična poreska raspoređivanja

PDV izveštaj

Mesečno, izvucite iz Izveštaja naplaćeni PDV (na prodaji) i odbitni PDV (na nabavkama):

• Naplaćeni PDV = SUM(tax_amount) iz izdatih faktura
• Odbitni PDV = SUM(tax_amount) iz troškova i faktura dobavljača
• PDV za plaćanje = Naplaćeni PDV − Odbitni PDV

Više valuta i kursevi

Gde: /admin/currencies

Konfiguracija

Ažuriranje kurseva

Automatski (BNR): Funkcija daily_bnr() preuzima dnevne kurseve od Narodne banke Rumunije — pokreće se putem dnevnog cron posla.

Ručno: Iz /admin/currencies → direktno izmenite kurs.

Fakturisanje u stranoj valuti

Pri izdavanju fakture u EUR:

1. Izaberite valutu EUR na fakturi
2. Sistem primenjuje trenutni kurs pohranjen u tblcurrencies.rate
3. Iznos se prikazuje u EUR na PDF-u i pohranjuje sa kursom na datum izdavanja
4. Izveštaji mogu konsolidovati u podrazumevanu valutu (RON) po kursu dana

Važno: Kurs je fiksiran na datum izdavanja fakture. Naknadne promene kursa ne utiču na već izdatu fakturu.

Načini plaćanja

Gde: /admin/paymentmodes

Konfiguracija platnih računa

Svaki način plaćanja predstavlja poseban bankovni račun ili blagajnu:

Kontrola pristupa po osoblju: Polje active_staff (JSON sa ID-ovima) ograničava koje osoblje može videti određeni račun — korisno za razdvajanje pristupa osetljivim računima.

Transferi između računa

Gde: Iz Stanja na računima → Transfer

Primer: transfer RON iz blagajne na bankovni račun:

• Izvor: Blagajna RON (cash = 1)
• Odredište: BRD — IBAN
• Iznos transfera
• Datum

Efekat: saldo blagajne − X, saldo banke + X. Evidentirano u tblpayment_modes_transfer.

Stanja na računima — saldo u realnom vremenu

Gde: /admin/account_balances

Modul pruža konsolidovani prikaz svih platnih računa sa trenutnim saldom izračunatim iz svih transakcija.

Formula salda po računu

Trenutni saldo =
  + Početni saldo (opening_balance)
  + Primljena plaćanja klijentskih faktura
  + Dolazni transferi
  + Razni prihodi
  − Plaćeni troškovi
  − Odlazni transferi
  − Isplate

Operacije iz Stanja na računima

eTransport (ANAF transportna deklaracija)

Gde: /admin/etransport

Šta je eTransport

Obavezan sistem izveštavanja za drumski prevoz tereta na rumunskoj teritoriji — prema zahtevima ANAF-a. Generišete deklaraciju elektronski pre fizičke pošiljke.

Struktura eTransport dokumenta

Tok eTransport-a

1. Izdate klijentsku fakturu / otpremnicu
   ↓
2. Kreirajte eTransport dokument vezan za relevantnu fakturu/otpremnicu
3. Popunite: vrstu operacije, rutu, vozilo, prevoznika
   ↓
4. Generišite XML → otpremite na ANAF portal ili putem API-ja
5. Primite potvrdu `upload_index`
   ↓
6. Roba može biti fizički otpremljena (eTransport dokument je aktivan)

→ eTransport

Računovodstveni izvoz — SAGA i WinMentor

SAGA integracija

Gde: /admin/saga

Šta se izvozi:

• Klijenti (sa CUI, adresom, bankovnim podacima)
• Dobavljači
• Artikli (katalog proizvoda/usluga)
• Izdate fakture (sa stavkama, PDV-om, statusom plaćanja)
• Fakture dobavljača (sa stavkama, PDV-om)

Format: XML ili SAGA vlasnički format.

Okidač: Ručno iz SAGA modula ili periodično putem cron posla.

Tipična upotreba: Eksterni računovođa radi u SAGA-i — periodično prima CRM izvoz za računovodstveno knjiženje.

→ SAGA integracija

WinMentor integracija

Gde: /admin/winmentor

Šta se sinhronizuje:

• Direktorijum partnera (klijenti + dobavljači)
• Mapirana polja: Denumire, CodFiscal, CodExtern, Sedii (registrovano sedište + radna mesta), Conturi (IBAN-i sa podrazumevanom zastavicom)
• Format datuma: DD.MM.YYYY (automatski konvertovano)

Vrsta sinhronizacije: Upsert po paru (naziv, CUI) — ažurira postojeće partnere, dodaje nove.

Tipična upotreba: Interni računovođa radi u WinMentor-u — CRM je izvor istine za zapise partnera.

→ WinMentor integracija

Finansijski izveštaji

Gde: /admin/reports

Dostupni izveštaji

Izveštaj Prihodi vs. Troškovi — najvažniji mesečni

Prikazuje po mesecu:

• Prihod = SUM(ukupni iznosi faktura) za fakture u izabranom periodu
• Troškovi = SUM(ukupni iznosi troškova sa PDV-om) za isti period
• Dobit = Prihod − Troškovi
• Mesečni grafikon trenda (Highcharts)

Važan filter: Izaberite da li želite prihod po datumu fakture ili datumu plaćanja — razlika je bitna za gotovinsko vs. obračunsko izveštavanje.

Izvoz izveštaja

Svaki izveštaj ima dugme Izvezi Excel (ako je show_table_export_button aktivan u podešavanjima). Izvoz uključuje sve kolone sa primenjenim filterima.

Konfiguracija naplate

Gde: /admin/billing/config

Bitna podešavanja

Polja vidljiva na PDF-u (konfigurabilno)

view_phone, view_fax, view_email, view_website, view_logo, view_signature, view_send_date, view_client_code, use_product_code, view_product_code, use_description

Korisne automatizacije za Finansije

Konfigurabilno u Automatizaciji radnih tokova (/admin/workflow_automation):

Uobičajene dozvole za tim Finansija

Zatražite od administratora na /admin/roles:

Brze reference

Radni tokovi: Lead → Gotovina · Kupovina za plaćanje · Kompletan komercijalni ciklus

Moduli: Fakture · Periodične fakture · Proforma fakture · Plaćanja · Knjižna odobrenja · Troškovi · Izvod iz banke · Blagajnički izveštaj · Kontni plan · Naplata · Porezi · Načini plaćanja · Valute · Stanja na računima · eTransport · SAGA integracija · WinMentor integracija

← Povratak na vodiče po odeljenjima