Tok rada: Odobravanje ugovora + Digitalni potpis

Uključeni moduli: Ugovori · Upravljanje dokumentima · Automatizacija toka rada · Ponude
Ko ga koristi: Pravna služba, Account manager, Menadžer prodaje, Klijenti
Tipično trajanje: 1 dan – 2 sedmice (zavisi od broja odobravača)

Pregled

Kompletni tok potpisivanja ugovornog dokumenta: od izrade na osnovu predloška, kroz višestepeno interno odobravanje, do slanja klijentu na digitalni potpis i arhiviranja potpisanog ugovora. Nepotpisani ili istekli ugovori generišu automatske podsetnike.

Dijagram toka

[PREDLOŽAK UGOVORA]
  │  biblioteka predložaka sa poljima za spajanje
  │  ↓ Kreirati ugovor (manuelno / iz ponude / iz prilike)
  │
[UGOVOR — Nacrt]
  │  polja: predmet, klijent, tip, vrednost, datum početka/završetka
  │  sadržaj: HTML sa automatski popunjenim poljima za spajanje
  │
  ├── [INTERNO ODOBRAVANJE — opciono]
  │     │  višestepeni tok konfigurisan u Upravljanju dokumentima
  │     │  wh_approval_setting → odobravači obavešteni
  │     │  status odobravanja: na čekanju → odobreno / odbijeno
  │     │  ↓ Interno odobreno → poslato klijentu
  │
  ├── [POSLATO KLIJENTU]
  │     │  e-mail sa jedinstvenim linkom (hash URL) + PDF priložen
  │     │  klijent pristupa portalu sa primljenim linkom
  │
  └── [POTPIS KLIJENTA]
        │  Metoda A: Digitalni potpis u portalu
        │            → signed = 1, signature = PNG datoteka
        │            → dmg_approval_detail_eids: IP, vremenski pečat, ime
        │  Metoda B: Manuelno označavanje od strane agenta
        │            → marked_as_signed = 1
        │
        ↓
[UGOVOR POTPISAN ✓]
  │  zaključan za izmene
  │  upozorenja o isteku: isexpirynotified → podsetnik e-mailom
  │
[ISTEK / OBNOVA]
  │  renew() → novi ugovor sa istim klauzulama
  │  potpis: zadržan (renew_keep_signature) ili resetovan

Korak po korak

1. Predlošci i tipovi ugovora

Gde: /admin/contracts/templates i /admin/contracts/types

Tipovi ugovora (`/admin/contracts/types`)

Organizaciono klasifikuju ugovore: NDA, Okvirni sporazum, Ugovor o uslugama, Aneks itd.
Svaki tip može imati podrazumevani predložak sadržaja.

Predlošci (`/admin/contracts/templates`)

Unapred izrađeni HTML dokumenti sa poljima za spajanje koja se automatski popunjavaju pri kreiranju ugovora:

2. Kreiranje ugovora

Gde: /admin/contracts

Izvori kreiranja:

• Iz prihvaćene ponude → dugme Kreiraj Ugovor prenosi klijenta i vrednost
• Iz prilike → putem Contracts_opportunity_model
• Direktno → /admin/contracts → Dodaj Ugovor
• Dokumenti dobavljača → /admin/contracts_vendor (poseban tok za dobavljače)

Ključna polja (tblcontracts):

Pri kreiranju: signed = 0, marked_as_signed = 0, isexpirynotified = 0

3. Interno odobravanje (opciono, putem Upravljanja dokumentima)

Gde: /admin/document_management

Ako organizacija zahteva interno preispitivanje pre slanja klijentu, ugovor se može podneti na tok odobravanja konfigurisan u Upravljanju dokumentima.

Konfiguracija toka (dmg_approval_setting):

Proces odobravanja (dmg_approval_details):

Ishodi:

• Odobreno → ugovor je spreman za slanje klijentu
• Odbijeno → vraćeno sastavljaču sa napomenom; izmena + ponovna prijava

4. Slanje klijentu

Gde: Iz otvorenog ugovora → dugme Pošalji

Šta se dešava:

1. E-mail generisan iz predloška contract_send_to_customer sa popunjenim poljima za spajanje
2. Ako je document_attachment_on_email = 1 → PDF ugovora je priložen uz e-mail
3. E-mail sadrži jedinstven link: https://kompanija.com/contract/{hash} — svaki ugovor ima poseban hash
4. Klijent pristupa linku bez autentifikacije (hash = implicitna autentifikacija)

5. Digitalni potpis klijenta

Gde: Portal za klijente (URL sa jedinstvenim hashom)

Metoda A — Digitalni potpis:

1. Klijent čita ugovor u pregledaču (HTML ili PDF)
2. Crta potpis u namenjenom polju (ekran osetljiv na dodir/miš na platnu)
3. Klikće Prihvati i Potpiši
4. Sistem beleži u dmg_approval_detail_eids:

5. Na ugovoru u CRM-u: signed = 1, signature = {filename.png} (slika potpisa)
6. Automatsko obaveštenje odgovornom agentu: "Ugovor X je potpisao klijent"

Metoda B — Manuelno označavanje:

Agent označava ugovor kao manuelno potpisan (npr. primio fizički potpisani ugovor):

• Dugme Označi kao Potpisano → marked_as_signed = 1
• Ne generiše digitalnu datoteku potpisa

Zaključavanje izmena nakon potpisivanja:
Ako je signed = 1 ILI marked_as_signed = 1 → polja ugovora su zaključana i ne mogu se više menjati. Svaka izmena zahteva aneks (novi ugovor ili izmenu).

6. Praćenje i istek ugovora

Podsetnici o isteku:

Sistem svakodnevno proverava dateend na aktivnim ugovorima:

• Ako se rok bliži → e-mail contract_expiration_reminder_to_customer poslat klijentu
• isexpirynotified = 1 postavljeno nakon slanja (da se izbegne ponovno slanje)

Obnova (renew()):

• Kreira se novi ugovor sa istim klauzulama, datum početka = trenutni dan
• Opcija renew_keep_signature:
  • 1 → potpis se zadržava na novom ugovoru
  • 0 → potpis se resetuje: signed = 0, marked_as_signed = 0, signature = null

Vidljivost u portalu za klijente:

• Ako je not_visible_to_client = 0 → klijent vidi ugovor u portalu
• Klijent može da preuzme PDF i vidi status potpisivanja

Tipovi ugovora u CRMConnect-u

Svaki tip ima sopstveni model ali je struktura potpisivanja identična.

Automatizacija toka rada — Korisne automatizacije

U kombinaciji sa modulom Automatizacija toka rada, možete automatizovati:

Okidač: Ugovor potpisan (signed = 1)
  → Akcija: Kreiranje Projekta implementacije
  → Akcija: Slanje dobrodošlice e-mailom klijentu
  → Akcija: Obaveštavanje tima za isporuku

Okidač: dateend − 30 dana
  → Akcija: Zadatak "Kontaktirati klijenta za obnovu" → odgovorni agent
  → Akcija: Podsetnik e-mailom klijentu

Okidač: Ugovor odbijen pri internom odobravanju
  → Akcija: Obaveštiti sastavljača + napomena sa razlogom odbijanja

Šta se kreira automatski

Tačke gde tok može da zastane

Izveštaji i vidljivost

• Lista ugovora — /admin/contracts — filtriranje po tipu, klijentu, statusu potpisivanja, periodu
• Istekli ugovori — filtriranje po dateend < danas
• Aktivnost klijenta — kartica klijenta → kartica Ugovori — kompletna istorija

Uključeni moduli — detaljna dokumentacija

• Ugovori
• Upravljanje dokumentima
• Ponude
• Prilike
• Automatizacija toka rada
• Klijenti

← Povratak na tokove rada