Tok rada: Kompletni komercijalni ciklus

Uključeni moduli: Potencijalni klijenti · Prilike · Ponude · Narudžbine · Magacin · Nabavka · Fakture · Plaćanja · Innoship
Ko ga koristi: Prodaja · Magacin · Nabavka · Finansije
Tipično trajanje: Dani – sedmice (od potencijalnog klijenta do isporuke i plaćanja)

Pregled

Kompletni komercijalni ciklus — od prvog kontakta sa prospektom do rotacije zaliha nakon isporuke. Pokriva prodaju, proveru stanja, nabavku za manjkove (manuelni backorder), prijem od dobavljača, isporuku klijentu sa otpremnicom i fakturom, i upravljanje preostatim zalihama.

Važno — poznata ograničenja automatizacije:
CRMConnect delimično automatizuje ovaj ciklus. Tri tačke zahtevaju manuelnu intervenciju: (1) kreiranje RFQ-a kada nema dovoljno zaliha, (2) direktna veza između narudžbine za prodaju ↔ narudžbenica za kupovinu ne postoji u tabelama, (3) automatska dopuna pri minimalnim zalihama nije implementirana — konfigurisani minimum je samo informativan.

Kompletni dijagram toka

[POTENCIJALNI KLIJENT]
  │ prikupljanje: formular / email pipe / Facebook / manuelno
  │ ↓
[PRILIKA]
  │ kvalifikacija, procenjena vrednost, verovatnoća
  │ ↓
[PONUDA]
  │ Nacrt → Poslato → Prihvaćeno
  │ ↓ Konverzija
[NARUDŽBINA]
  │ status: Nacrt(1) → Poslata(2) → Prihvaćena(4) → Fakturisana
  │ ↓ Konverzija u Fakturu
[FAKTURA KLIJENTA — Nacrt]
  │
  ├──────────────────────────────────────────────────────────────
  │  PROVERA ZALIHA (pri kreiranju otpremnice)
  │
  │  inventory_manage.inventory_number ≥ naručena količina?
  │
  ├─── DA → dovoljno zaliha ──────────────────────────────────┐
  │                                                            │
  └─── NE → nedovoljno zaliha ────────────────────────────────┤
              │                                                │
              │ [BACKORDER — manuelna intervencija]           │
              │  Agent identifikuje manjak →                  │
              │                                                │
              │ [ZAHTEV ZA PONUDU (RFQ)]                      │
              │  status: Nacrt(1) → Odobren(2)                │
              │  ↓                                            │
              │ [PONUDA DOBAVLJAČA]                            │
              │  status: Na čekanju(1) → Prihvaćena(2)        │
              │  ↓                                            │
              │ [NARUDŽBENICA]                                 │
              │  poslata dobavljaču                           │
              │  ↓                                            │
              │ [OTPREMNICA ZA PRIJEM]                        │
              │  roba stigla → stanje ažurirano               │
              │  ↓                                            │
              │ [FAKTURA DOBAVLJAČA]                          │
              │  payment_status: neplaćena → plaćena           │
              │  ↓                                            │
              └──────────→ ZALIHE DOSTUPNE ───────────────────┘
                                │
                                ↓
              [OTPREMNICA ZA ISPORUKU]
               kreirana iz fakture klijenta
               odobravanje: 0=Nacrt → 1=Odobreno
               stanje −= isporučena količina
               ↓
              [LISTA PAKOVANJA]
               dimenzije i težina paketa
               ↓
              [AWB INNOSHIP]
               generisan putem API kurira
               ↓
              [OTPREMNICA poslata klijentu]
               PDF dokument sa isporučenim proizvodima
               ↓
              [FAKTURA KLIJENTA — Poslata]
               status: Poslata → Delimično plaćena → Plaćena
               ↓
              [PLAĆANJE KLIJENTA PRIMLJENO ✓]
               ↓
              [ROTACIJA ZALIHA]
               saldo ažuriran u warehouse_history
               provera minimalnih zaliha (inventory_commodity_min)
               ako je ispod minimuma → agent kreira novi RFQ

Detaljan opis korak po korak

Faza 1 — Prodaja: Potencijalni klijent → Narudžbina

1.1 Potencijalni klijent

Gde: /admin/leads

Prospekt ulazi kroz bilo koji kanal (formular, Facebook Lead Ads, email pipe, uvoz, manuelno). SDR agent ih kvalifikuje i ažurira status kroz lijaš prodaje.

Obavezna polja za nastavak toka:

• Kompanija + kontakt osoba
• E-mail (za slanje ponude)
• Izvor (za izveštavanje o ROI-u)

1.2 Prilika

Gde: /admin/leads (filter Prilike) ili /admin/opportunities

Iz potencijalnog klijenta → Konvertuj u Priliku. Popuniti:

• Procenjenu vrednost transakcije
• Procenjeni datum zatvaranja
• Verovatnoću konverzije

Prilika napaja prognozu prodaje i može biti uključena u Ciljeve kao praćeni cilj.

1.3 Ponuda

Gde: /admin/proposals

Iz prilike → Kreiraj Ponudu. Ciklus:

Kod prihvatanja → postaje dostupno dugme Konvertuj u Narudžbinu.

1.4 Narudžbina

Gde: /admin/estimates

Kreirana iz prihvaćene ponude — sve linije proizvoda/usluga se automatski kopiraju.

Statusi narudžbine (tblestimates.status):

Ključna polja:

• invoiceid — automatski popunjeno nakon konverzije u fakturu
• invoiced_date — vremenski pečat konverzije

Kod prihvatanja klijenta:
Ako je estimate_auto_convert_to_invoice_on_client_accept = 1 → faktura se generiše automatski.
U suprotnom → manuelno dugme Konvertuj u Fakturu.

Faza 2 — Provera zaliha

Kada: Pri kreiranju otpremnice za isporuku iz fakture

Kako funkcioniše:

Sistem poziva get_inventory_by_commodity_and_warehouse(commodity_code, warehouse_id) i proverava:

if inventory_manage.inventory_number < quantity_ordered:
    flag_export_warehouse = 0  → otpremnica NE MOŽE biti odobrena

Važno — bez automatske rezervacije:
Zalihe se NE rezervišu pri kreiranju narudžbine. Proveravaju se i smanjuju tek kada se otpremnica za isporuku odobri. Između narudžbine i isporuke, zalihe mogu potrošiti druge narudžbine.

Konfigurisane minimalne zalihe — informativna referenca:

Tabela inventory_commodity_min čuva:

• inventory_number_min — prag upozorenja
• inventory_number_max — ciljni nivo pri dopuni

Ove vrednosti ne pokreću automatski nikakvu akciju. Agent mora manuelno da proverava i kreira RFQ kada otkrije da su zalihe pale ispod minimuma.

Gde proveriti stanje: /admin/warehouse/warehouse_history ili iz kartice proizvoda (Artikli) → trenutni saldo po magacinu.

Faza 3 — Backorder: Nabavka za manjkove (manuelno)

Ova faza se prati samo ako zalihe nisu dovoljne. Ako su zalihe dostupne, prelazi se direktno na Fazu 4.

CRMConnect nema automatski mehanizam za backorder. Tok nabavke pokreće manuelno agent nabavke.

3.1 Zahtev za Ponudu (RFQ)

Gde: /admin/purchase/purchase_request

Agent kreira RFQ navodeći nedostajuće proizvode i količine u odnosu na narudžbinu. Referentni dokument (narudžbina za prodaju) se beleži u opisu ili polju internih napomena.

Statusi RFQ-a:

Veza sa narudžbinom za prodaju: Ne postoji direktno FK polje u tabelama. Preporučena konvencija: navesti broj narudžbine za prodaju u naslovu ili opisu RFQ-a radi manuelne sledivosti.

3.2 Ponude dobavljača

Gde: /admin/purchase/myquotations

Dobavljači odgovaraju putem portala ili agent unosi primljene ponude. Više ponuda za isti RFQ može se porediti pre izbora.

3.3 Narudžbenica

Gde: /admin/purchase/purchase_order

Kreirana iz prihvaćene ponude. Poslata dobavljaču sa PDF-om + linkom portala.

Statusi narudžbenice:

3.4 Otpremnica za prijem od dobavljača

Gde: /admin/warehouse/manage_purchase

Kreirana automatski kada je narudžbenica odobrena (ako je auto_create_goods_received = 1) ili manuelno.

Pri odobravanju (approval = 1):

• Stanje raste: inventory_manage.inventory_number += received_quantity
• Transakcija evidentirana: goods_transaction_detail.status = 1 (Prijem)
• Praćenje serije: lot_number, date_manufacture, expiry_date

Kritična polja za rotaciju zaliha:

3.5 Faktura dobavljača

Gde: /admin/purchase/myinvoices

Primljena od dobavljača nakon prijema. payment_status: unpaid → partially_paid → paid.

Plaćanje dobavljaču evidentira se u pur_invoice_payment.

Faza 4 — Isporuka klijentu

4.1 Faktura klijenta (pre isporuke)

Gde: /admin/invoices

Konvertovana iz narudžbine. Pri kreiranju:

• tblestimates.invoiceid = invoice_id
• tblestimates.status = 4 (Fakturisano)
• Ako je auto_create_goods_delivery = 1 → otpremnica za isporuku se kreira automatski

Statusi fakture:

4.2 Otpremnica za isporuku

Gde: /admin/warehouse/manage_delivery

Automatsko kreiranje iz fakture (ako je opcija aktivna) putem:
auto_create_goods_delivery_with_invoice(invoice_id)

Polja postavljana automatski:

• invoice_id = ID fakture klijenta
• Linije proizvoda kopirane sa stavki fakture
• warehouse_id = konfigurabilis magacin

Provera stanja pri kreiranju:

• Ako nema dovoljno zaliha → flag_export_warehouse = 0 → otpremnica blokirana
• Agent vidi upozorenje i pokreće Fazu 3 (backorder)
• Kada se zalihe dopune → povratak na otpremnicu → odobriti

Tipovi isporuke:

• type_of_delivery = 'total' — kompletna isporuka
• type_of_delivery = 'partial' — delimična isporuka (sledi druga otpremnica)

Pri odobravanju (approval = 1):

• Stanje se smanjuje: inventory_manage.inventory_number -= quantity
• Transakcija: goods_transaction_detail.status = 2 (Isporuka)
• FIFO: serije se biraju u redosledu prijema (ORDER BY id ASC)

4.3 Lista pakovanja + AWB Innoship

Gde: /admin/warehouse/manage_packing_list + /admin/innoship/awb

Iz odobrene otpremnice za isporuku:

1. Lista pakovanja — biranje količina, unos dimenzija (dužina, širina, visina, težina)
2. AWB generisan putem Innoship API-ja — vraća broj za praćenje
3. Status liste pakovanja: wh_ready_to_deliver → wh_in_transit → wh_delivered

Otpremnica — PDF dokument koji prati fizičku robu, also sent to the client with:

• Lista isporučenih proizvoda + količine
• AWB broj za praćenje
• Podaci pošiljaoca i primaoca

4.4 Faktura klijenta — Slanje i plaćanje

Faktura poslata klijentu (e-mail + PDF + link portala). Klijent može da plati online (ako je platni prolaz konfigurisan) ili bankovnim transferom.

Pri punom plaćanju:

• status = 2 (Plaćena)
• Aktivnost evidentirana u istoriji klijenta
• Ako je cancelled_invoice_reverse_inventory = 1 i faktura se naknadno otkaže → stanje se vraća

Faza 5 — Rotacija zaliha

5.1 FIFO princip

CRMConnect primenjuje FIFO putem praćenja serija:

• Pri prijemu: svaka primljena serija ima lot_number, date_manufacture, expiry_date
• Pri isporuci: serije se biraju u redosledu evidentiranja (ORDER BY id ASC na goods_receipt_detail)
• Rezultat: najstarija roba / prva primljena serija → prva isporučena

Pregled: Kartica proizvoda → kartica Zalihe → stanja po seriji po magacinu.

5.2 Minimalne zalihe — Manuelno praćenje

Gde: /admin/warehouse/warehouse_history + Artikli → izmena → polja min/max

Tabela inventory_commodity_min čuva:

Preporučeni tok za periodičnu dopunu:

1. Postaviti inventory_number_min na svaki aktivni proizvod
2. Periodično pokretati izveštaj Trenutne zalihe filtriran ispod minimuma
3. Agent nabavke kreira RFQ za proizvode ispod praga
4. Naručena količina = inventory_number_max - current_inventory_number

Nema automatskog okidača. Provera se vrši manuelno ili se može automatizovati eksterno putem webhookova + Zapier-a (ako su zalihe ispod minimuma, Zapier kreira zadatak za dopunu).

5.3 Kvarljivi proizvodi — Upozorenja o roku trajanja

Proizvodi sa popunjenim expiry_date na otpremnici za prijem mogu se pratiti:

• Filtriranje u listi proizvoda po expiry_date < current_date + N dana
• Isporuka ih bira FIFO metodom — oni sa najbližim rokom se otpremaju prvi
• Istekle serije → Kalo i Korekcije (/admin/warehouse/loss_adjustment) sa type = 'loss'

5.4 Korekcije zaliha

Neslaganja pronađena tokom periodičnog fizičkog popisa:

1. Fizički Popis (/admin/warehouse/physical_inventory) — prebrojavanje i usklađivanje
2. Kalo i Korekcije (/admin/warehouse/loss_adjustment) — tačkaste korekcije
3. Povrat od klijenta (/admin/warehouse/manage_order_return_receipt) — vraćena roba ponovo ulazi u zalihe

Mapa dokumenata i statusa

PRODAJA:
tblestimates.status:  1=Nacrt 2=Poslata 3=Odbijena 4=Fakturisana 5=Istekla
tblinvoices.status:   6=Nacrt 1=Neplaćena 3=Delimično 2=Plaćena 4=Dospela 5=Otkazana
tblproposals.status:  6=Nacrt 4=Poslata 1=Otvorena 3=Prihvaćena 2=Odbijena 5=Revidirana

MAGACIN (izlazno):
goods_delivery.approval:       0=Nacrt → 1=Odobreno
goods_delivery.type_of_delivery: 'total' / 'partial'
goods_transaction_detail.status: 2=Isporuka, 3=Izdavanje

NABAVKA:
pur_request.status:    1=Nacrt 2=Odobren 3=Odbijen 4=Otkazan
pur_estimates.status:  1=NaČekanju 2=Prihvaćen
pur_orders.status:     1=Nacrt 2=Odobren 3=Odbijen 4=Otkazan
pur_orders.order_status: 1=NijePočeo 2=UToku 3=Završen
pur_invoices.payment_status: unpaid / partially_paid / paid

MAGACIN (ulazno):
goods_receipt.approval:       0=Nacrt → 1=Odobreno
goods_transaction_detail.status: 1=Prijem

KURIR:
wh_packing_lists.delivery_status: wh_ready_to_deliver → wh_in_transit → wh_delivered

Šta se kreira automatski vs. manuelno

Kritične tačke pažnje

Kompletna sledivost narudžbine

Polazeći od broja narudžbine za prodaju, možete pratiti:

Narudžbina #EST-001
  └── Faktura #INV-010  (tblestimates.invoiceid = 10)
        └── Otpremnica #XK-005  (goods_delivery.invoice_id = 10)
              └── Lista pakovanja #PL-003
                    └── AWB #FAN-123456  (wh_omni_shipments)
        └── Plaćanje #PAY-007  (tblinvoices → tblinvoicepayments)

RFQ #RFQ-002  [kreiran manuelno za manjkove iz EST-001]
  └── Ponuda #Q-004  (pur_estimates)
        └── Narudžbenica #PO-006  (pur_orders)
              └── Prijem robe #NK-008  (goods_receipt, pr_order_id = PO-006)
                    └── Faktura dobavljača #VI-009  (pur_invoices)

Ključni izveštaji za praćenje

Uključeni moduli — detaljna dokumentacija

Prodaja: Potencijalni klijenti · Prilike · Ponude · Narudžbine · Fakture · Plaćanja

Magacin: Otpremnice za isporuku · Otpremnica za prijem · Liste pakovanja · Istorija magacina · Kalo i Korekcije · Fizički Popis

Nabavka: RFQ · Primljene ponude · Narudžbenice · Fakture dobavljača

Kuriri i Integracije: Innoship kuriri · WooCommerce · Webhooks

Povezani tokovi rada: Potencijalni klijent → Naplata · Nabavka do plaćanja · OmniSales Fulfillment · Magacin Prijem → Izdavanje

← Povratak na tokove rada