Sales Admin — Értékesítési Back Office
Részleg: Értékesítés
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Kereskedelmi dokumentumok — rendelések, számlák, kifizetések — pontos és időben történő feldolgozása
Mit csinál ez a szerepkör?
A Sales Admin az értékesítési részleg operatív gerince. Nem értékesít — gondoskodik arról, hogy mindent, amit kollégái eladnak, helyesen dokumentáljanak, számláznak és kövessenek. Dokumentumvolument kezel: értékesítési rendelések, számlák, jóváírások/terhelési értesítők, kifizetések, ismétlődő számlázás.
Naponta használt modulok
| Modul | Hol található | Mire használod |
|---|---|---|
| Értékesítési rendelések | Értékesítés → Rendelések | Bejövő rendelések feldolgozása |
| Számlák | Értékesítés → Számlák | Számlák kiállítása és nyomon követése |
| Proformák | Értékesítés → Proformák | Előszámla dokumentumok kiállítása |
| Ismétlődő számlázás | Értékesítés → Ismétlődő | Előfizetések / automatikus számlák kezelése |
| Jóváírások | Értékesítés → Jóváírások | Számla teljes vagy részleges visszavonása |
| Terhelési értesítők | Értékesítés → Terhelési értesítők | Kiegészítő számlázás meglévő számlán |
| Kifizetések | Értékesítés → Kifizetések | Befizetések rögzítése |
| Számlatételek | Értékesítés → Tételek | Termék/szolgáltatás katalógus ellenőrzése |
| Ügyfelek | CRM → Ügyfelek | Adószám és cím ellenőrzése |
| Fizetési módok | Értékesítés → Fizetés | Helyes módszer kiválasztása rögzítéskor |
Napi rutin
Reggel — új rendelések
- Nyisd meg az Értékesítési rendelések → szűrj „Új" / „Feldolgozatlan" állapotra
- Ellenőrizd minden rendelést: helyes ügyfél, helyes árak, visszaigazolt mennyiségek
- Erősítsd meg a rendelést → alakítsd Számlává (vagy jelöld raktári visszaigazolásra, ha fizikai kiszállítás is van)
Ebéd előtt — kiállítandó számlák
- Nyisd meg a Számlák → szűrj „Piszkozat" állapotra
- Ellenőrizd az ügyfél adóadatait (adószám, cím, áfastátusz) — ha hiányzik → frissítsd az Ügyfelek modulban
- Véglegesítsd és küldd el a számlát e-mailben közvetlenül a platformról
Délután — kifizetések nyomon követése
- Számlák → szűrj Lejárt (esedékességen túl)
- Fizetési emlékeztetőt küldj a > 5 napja lejárt számlákhoz
- Rögzítsd a beérkezett kifizetéseket a Kifizetések modulban — rendeld hozzá a megfelelő számlához
Hetente
- Ellenőrizd az Ismétlődő számlázást — győzödj meg arról, hogy az automatikus számlák helyesen generálódtak
- Exportáld a kifizetetlen számlák listáját a pénzügyi vezető számára
Fő munkafolyamatok
1. munkafolyamat — Normál rendelésfeldolgozás
AE által megerősített értékesítési rendelés
→ Tételek, árak, ügyfél ellenőrzése
→ Átalakítás számlává
→ Ügyfél adóadatainak ellenőrzése
→ Számla küldése e-mailben
→ Kifizetés rögzítése beérkezéskor
2. munkafolyamat — Számla visszavonása / korrekciója
Ügyfél hibát jelez vagy visszaküldi az árut
→ Nyisd meg az eredeti számlát
→ Jóváírás létrehozása (részleges vagy teljes visszavonás)
→ A jóváírás automatikusan csökkenti az ügyfél egyenlegét
→ Ha fizikailag visszaküldték → egyeztetés a raktárral
→ Ha korrigált számla szükséges → új Számla
3. munkafolyamat — Előfizetéses / ismétlődő számlás ügyfél
Beállításkor → hozd létre a sablont az Ismétlődő számlázásban
→ Határozd meg: gyakoriság, generálás dátuma, tételek, ügyfél
→ A platform automatikusan generálja a számlát a beállított dátumon
→ Ellenőrzöd és elküldöd → kifizetés rögzítése
4. munkafolyamat — Előre fizető ügyfél proformája
Az AE előlegfizetéshez proformát kér
→ Proforma létrehozása az előleg összegével
→ Küldés az ügyfélnek
→ Ügyfél utal → részleges kifizetés rögzítése
→ A szállítás teljesítésekor → végleges Számla kiállítása (levonva az előleget)
Fő mérőszámok
| Mérőszám | Mit jelent |
|---|---|
| Számlázatlan rendelések (nem konvertált rendelések) | Megerősített rendelések számla nélkül |
| > 30 napos lejárt számlák | Behajthatatlanság kockázatával fenyegető követelések |
| Átlagos számlakiállítási idő | Napok a rendelés megerősítésétől az elküldött számláig |
| Számlázási hibák | Visszavont és újra kiállított számlák |
Gyakori speciális esetek
Új ügyfél — hiányos adóadatok: A számla kiállítása előtt → nyisd meg az Ügyfelek → töltsd ki az adószámot, bejegyzett címet, áfastátuszt, IBAN-t (ha banki átutalással fizet). Teljes adatok nélkül a számla nem hitelesíthető adóügyi szempontból.
Részleges kifizetés: A Kifizetések rögzítésekor — válaszd ki a számlát, írd be a részben kifizetett összeget. A számla „Részben kifizetett" állapotban marad, a fennmaradó egyenleg látható marad. A második kifizetéshez — rögzítsd a különbözetet.
Számlakiállítás utáni kedvezmény: Használj Jóváírást a kedvezmény összegéért — ne módosítsd az eredeti, már elküldött számlát. A jóváírás csökkenti az ügyfél egyenlegét.
Gyakorlati tippek
Ne alakítsd a rendelést számlává az ügyfél adatainak ellenőrzése nélkül. Egy helytelen adószámmal vagy rossz címmel kiállított számla visszavonást, újrakiállítást és időpazarlást jelent.
Rögzítsd a kifizetést ugyanazon a napon, amikor megérkezik. A késedelem zavart okoz — az ügyfél fizetési emlékeztetőt kaphat, holott már fizetett.
Használj szűrőket, ne keresést. Nagy számlamennyiség esetén az állapot szerinti szűrők (Lejárt, Részben kifizetett, Piszkozat) hatékonyabbak az egyenkénti keresésnél.