Jogi tanácsadó
Részleg: Jogi
Szint: Senior operatív / Vezetői
Elsődleges cél: Szerződéskezelés, dokumentummegfelelés, GDPR és a vállalat jogi archívuma
Mit csinál ez a szerepkör
A Jogi tanácsadó a CRMconnect-ben lévő jogilag kötelező dokumentumok őrzője: ügyfelekkel, szállítókkal és alkalmazottakkal kötött szerződéseket dolgoz ki és kezel; felügyeli a belső jóváhagyási folyamatokat; GDPR-kérelmeket dolgoz fel; és gondoskodik arról, hogy egyetlen szerződés se járjon le észrevétlenül. Ő a jogi felület a platform és a vállalat jogi valósága között.
Rendszeresen használt modulok
| Modul | Hol található | Mire használja |
|---|---|---|
| Vevői szerződések | CRM → Szerződések | Vázlat, küldés, aláírás, megújítás |
| Szállítói szerződések | Beszerzés → Szállítói szerződések | Keretszerződések, NDA-k szállítókkal |
| Dokumentumkezelés | Műveletek → Dokumentumok | Többszintű belső jóváhagyás, szabályzatok, eljárások |
| GDPR | Beállítások → GDPR | Hozzájárulások, törlési kérelmek, audit |
| Ajánlatok | Értékesítés → Ajánlatok | ÁSZF-felülvizsgálat, elfogadott ajánlatok → szerződések |
| Munkafolyamat-automatizálás | Integrációk → Automatizálás | Lejárati riasztások, jóváhagyási feladatok, emlékeztetők |
| Segédprogramok — Tevékenységnapló | Beállítások → Segédprogramok | Audit-nyomvonal exportálása perhez vagy audithoz |
| Egyéni mezők | Beállítások → Egyéni mezők | Jogi mezők a szerződéseken |
| Belső bejelentések | Marketing → Bejelentések | Szabályzatok és megfelelési riasztások közzététele |
Napi rutin
Reggel — jogi triázs (15–20 perc)
- 60 napon belül lejáró szerződések —
/admin/contracts→ szűrésdateendma és ma +60 nap között → megújítási folyamat kezdeményezése vagy ügyfél értesítése - Aláíratlan szerződések — szűrés
signed = 0ÉSmarked_as_signed = 0küldési dátuma > 3 nappal → aláírás follow-up - Jóváhagyásra váró dokumentumok —
/admin/document_management→approval = pendingdokumentumok ahol Ön a jóváhagyó → áttekintés és jóváhagyás/visszaküldés - Megoldatlan GDPR-kérelmek —
/admin/gdpr→ válasz nélküli törlési vagy adatexportálási kérelmek → feldolgozás a 30 napos jogi határidőn belül
Hetente
| Nap | Tevékenység |
|---|---|
| Hétfő | Az Értékesítés által az előző héten létrehozott szerződések áttekintése — standard klauzulák ellenőrzése |
| Szerda | Függőben lévő belső dokumentumok jóváhagyása a Dokumentumkezelésben |
| Péntek | Szerződési státuszjelentés: hány aláírva, függőben, lejárt ebben a hónapban |
Vevői szerződések kezelése
Hol: /admin/contracts
Teljes folyamat: sablontól az aláírt szerződésig
1. Sablon → Szerződés létrehozva
/admin/contracts/templates → szerződéstípus kiválasztása (NDA, Szolgáltatási szerződés,
Keretszerződés, Melléklet) → merge mezők automatikusan kitöltve az ügyfélrekordból
2. [Opcionális] Belső jóváhagyás
→ Feltöltés a Dokumentumkezelésbe többszintű felülvizsgálathoz
→ 1. jóváhagyó (Részlegvezető) → 2. jóváhagyó (Igazgató)
→ Végső jóváhagyáskor → küldés az ügyfélnek
3. Küldés az ügyfélnek
→ „Küldés" gomb → email egyedi linkkel + PDF mellékelve
→ Az ügyfél hitelesítés nélkül fér hozzá a linkhez (biztonságos hash)
4. Ügyfél aláírása
→ Böngészőben elolvassa a szerződést → aláírást rajzol → „Elfogadom és aláírom"
→ A rendszer rögzíti: IP, időbélyeg, aláíró neve, aláírás képe
→ Automatikus értesítést kap
5. Aláírás után
→ A szerződés írásvédetté válik (már nem módosítható)
→ Bármilyen módosítás Módosítást igényel (új szerződés parent_id-vel)
→ Archiválás a Dokumentumkezelésben
Szerződéstípusok és mikor kell használni
| Típus | Mikor | Hol |
|---|---|---|
| NDA | Érzékeny kereskedelmi megbeszélések előtt | /admin/contracts |
| Szolgáltatási szerződés | Minden szállítási elköteleződésnél | /admin/contracts |
| Keretszerződés | Visszatérő ügyfelek éves volumennel — feltételek érvényesek az időszak összes számlájára | /admin/contracts |
| Melléklet | Műszaki specifikációk, árlisták, SLA-k szülőszerződéshez csatolva | /admin/contracts (parent_id) |
| Módosítás | Meglévő aláírt szerződés klauzula módosítása | /admin/contracts (parent_id) |
| Szállítói szerződés | Beszerzési megállapodások, szállítói NDA, külső szolgáltatások | /admin/contracts_vendor |
| HR szerződés | Egyéni munkaszerződések, fizetésmódosítások | /admin/hr_profile/contracts |
| Lehetőség szerződés | Szándéknyilatkozatok (LOI), előszerződések, elvi megállapodások | /admin/contracts_opportunity |
Fő merge mezők sablonokhoz
| Merge mező | Mit tölt ki |
|---|---|
{client_name} |
Ügyfél cégnevé |
{client_vat} |
Ügyfél adószáma |
{client_address} |
Teljes cím |
{contract_subject} |
Szerződés neve |
{contract_nr} |
Szerződés száma |
{contract_value} |
Szerződés értéke |
{datestart} / {dateend} |
Érvényességi időszak |
{staff_name} |
Belső képviselő |
{current_date} |
Aktuális dátum |
Dokumentumhierarchia
A szerződések hierarchiákat alkothatnak a parent_id mezőn keresztül:
Keretszerződés #001/2026 (szülőszerződés)
├── 1. melléklet — Műszaki specifikációk (parent_id = 001)
├── 2. melléklet — Q1 2026 Árlista (parent_id = 001)
└── 1. módosítás — 5.3. klauzula módosítása (parent_id = 001)
└── külön aláírva, ugyanolyan aláírási folyamat
Szerződésmegújítás
Hol: Nyitott szerződésből → Megújítás gomb
→ Új rekord létrehozva a tblcontract_renewals-ban:
Régi érték vs. új érték
Régi kezdési dátum vs. új kezdési dátum
Ki újította meg + mikor
→ Aláírási lehetőség megújításkor:
Meglévő aláírás megtartása (renew_keep_signature = 1)
→ ügyfélnek nem kell újra aláírnia
Aláírás visszaállítása (renew_keep_signature = 0)
→ ügyfél az új időszakot aláírja
→ hasznos, ha a klauzulák megváltoztak
Dokumentumkezelés — belső jóváhagyási folyamatok
Hol: /admin/document_management
Mikor kell Dokumentumkezelést vs. Szerződéseket használni
| Helyzet | Modul |
|---|---|
| Aláírásra az ügyfélnek küldött dokumentum | Szerződések |
| Belső dokumentum többszintű jóváhagyással | Dokumentumkezelés |
| Belső szabályzatok, eljárások, szabályzatok | Dokumentumkezelés |
| Műszaki ajánlatok igazgatói jóváhagyáshoz | Dokumentumkezelés |
Jóváhagyási folyamat
Dokumentum létrehozva vagy feltöltve
↓
1. jóváhagyó értesítve (pl. Részlegvezető)
→ Jóváhagyja → következő szintre adja
→ Elutasítja → visszaküldés a létrehozónak indoklással
↓
2. jóváhagyó értesítve (pl. Igazgató)
→ Jóváhagyja → Dokumentum VÉGLEGESEN JÓVÁHAGYVA
→ Opcionálisan: automatikusan „Jóváhagyott" mappába áthelyezve
GDPR — megfelelés és érintetti jogok
Hol: /admin/gdpr
Hozzájárulás követése
A rendszer minden adott vagy visszavont hozzájárulást rögzít:
- Ki adta (kapcsolat vagy lead)
- Milyen célra (marketing email, adatmegosztás partnerekkel, sütik)
- Mikor és melyik IP-ről
- Teendő típusa:
opt-in(hozzájárulás) vagyopt-out(visszavonás)
Törlési kérelmek feldolgozása (feledéshez való jog)
1. Ügyfél adattörlést kér
(ügyfélportálból vagy emailen)
2. A kérelem megjelenik a /admin/gdpr-ban „függőben" státusszal
3. Ön ellenőrzi:
→ Van-e aktív szerződéses kötelezettség? (aláíratlan szerződés, kifizetetlen számla)
→ Van-e jogi megőrzési kötelezettség? (számlák — 10 év, adójog szerint)
→ Ha nincs akadály → anonimizálás vagy törlés
4. A rendszer anonimizálja a dokumentumok személyes mezőit
(a szerződések azonosítható adatok nélkül maradnak az archívumban)
5. Válasz a személynek az intézkedés visszaigazolásával
HATÁRIDŐ: 30 nap a kérelem dátumától (GDPR kötelezettség)
Kereskedelmi ajánlatok felülvizsgálata
Hol: /admin/proposals
Az ügyfél által digitálisan elfogadott ajánlatok kváziserződéses értékkel bírnak — rögzítik az IP-t, időbélyeget, elfogadó nevét és aláírás képét.
Az Ön szerepe:
- Ellenőrizze, hogy az ajánlatok
termsmezője tartalmazza-e a vállalat standard jogi klauzuláit (ÁSZF) - Elfogadáskor → rendszer automatikusan feladatot vagy értesítést hoz létre → Ön kezdeményezi a formális szerződést
- Az elfogadott ajánlatból a Szerződés létrehozása gomb automatikusan áthúzza az ügyfelet és az értéket
Munkafolyamat-automatizálás konfigurálása a Jogi részlegnek
Hol: /admin/workflow_automation
Egyszer konfigurálható alapvető automatizálások:
| Kiváltó | Teendő | Előny |
|---|---|---|
Szerződés dateend − 60 nap |
Feladat „Megújítás kezdeményezése — [ügyfél]" → Ön | Nulla észrevétlenül lejárt szerződés |
Szerződés dateend − 30 nap |
Emlékeztető email → ügyfél | Proaktív külső riasztás |
dateend lejárt |
Sürgős értesítés → Ön + menedzsment | Utolsó védelmi vonal |
Szerződés aláírva (signed = 1) |
Feladat „Archiválás a Dokumentumkezelésbe" → Ön | Rendszeres archiválás |
| Szerződés aláírva | Üdvözlő / visszaigazoló email → ügyfél | Professzionális ügyfélélmény |
| DM dokumentum jóváhagyva | Automatikusan „Jóváhagyott" mappába áthelyezve | Archiválás kézi beavatkozás nélkül |
| GDPR-kérelem érkezett | Sürgős feladat „GDPR-kérelem feldolgozása — 30 napos határidő" → Ön | Jogi határidő betartása |
| Ajánlat elfogadva | Feladat „Formális szerződés kiállítása" → Ön vagy ügynök | Értékesítés → szerződési folyamat folyamatossága |
| Értékesítés által létrehozott szerződés | Feladat „Jogi felülvizsgálat" → Ön | Egyetlen szerződés sem ellenőrzés nélkül |
Szerződésmonitorozás — hasznos szűrők
Szűrő a /admin/contracts-ban |
Mit talál |
|---|---|
dateend < ma |
Már lejárt szerződések — archiválás vagy intézkedés |
dateend 30 napon belül |
Ebben a hónapban lejárók — sürgős megújítás |
dateend 31–60 napon belül |
2 hónapon belül lejárók — újratárgyalás kezdeményezése |
signed = 0 + marked_as_signed = 0 |
Aláíratlan — aláírás follow-up |
signed = 1 VAGY marked_as_signed = 1 |
Aktív archívum |
contract_type = NDA szerint |
Csak titoktartási megállapodások |
| Ügyfél szerint | Egy konkrét ügyfél összes szerződése |
Nyomon követendő mérőszámok
| Mutató | Cél |
|---|---|
| Intézkedés nélküli lejárt szerződések | 0 — a workflow riasztásoknak ezt teljesen meg kell akadályoznia |
Átlagos aláírási idő (küldéstől signed = 1-ig) |
< 5 munkanap |
| > 14 napja aláíratlan szerződések | Eszkaláció az account managernek |
| Időben feldolgozott GDPR-kérelmek | 100% 30 napon belül |
| DM-ben időben jóváhagyott dokumentumok | 100% a konfigurált határidőn belül |
Együttműködés más részlegekkel
| Részleg | Hogyan dolgozik együtt |
|---|---|
| Értékesítés | Újonnan létrehozott szerződések felülvizsgálata; ajánlat elfogadásakor értesítve a formális szerződés kiállítására |
| Beszerzés / VRM | Keretszerződések vázlata és megújítása szállítókkal |
| HR | Egyéni munkaszerződések, módosítások, aláírt munkaköri leírások kezelése |
| Pénzügy | Az aktív szerződések meghatározzák a számlázási és fizetési feltételeket; a CFO-nak szüksége van a lejárt szerződések listájára a céltartalékokhoz |
| IT/Admin | Egyéni mezők kérése a szerződéseken jogi nyomon követéshez; technikai problémák eszkalálása (merge mezők, SMTP) |
Gyakorlati tippek
Jó sablonok órákat takarítanak meg. 3–5 jól megírt sablon befektetése — helyes merge mezőkkel és érvényesített standard klauzulákkal — a szerződések 90%-ánál kiküszöböli a kézi tervezést. Bármely, a standardtól eltérő szerződés → Módosítás a sablonra, nem új szerződés nulláról.
Elfogadott ajánlat ≠ aláírt szerződés. Bizonyítási értéke van, nem teljes érvényesíthetőség. Elfogadás után azonnal alakítsa formális szerződéssé — különösen > 6 hónapos elköteleződéseknél vagy jelentős értékeknél.
Egyetlen szerződés sem jár le az Ön tudta nélkül. A 60 napos és 30 napos workflow riasztások kötelezők. Egy lejárt, meg nem újított szerződés szerződéses alap nélkül futó szolgáltatásokat hagyhat — jogi és pénzügyi kockázat.
A GDPR nem bürokrácia, hanem határidő. 30 nap a kérelemtől. Ha nincs GDPR-kérelemre riasztó Workflow konfigurálva — konfigurálja ma.
A Dokumentumkezelés az élő jogi archívum. Ne tárolja az aláírt szerződéseket csak emailben vagy helyi fájlrendszeren. Jogi értékű bármely dokumentum → a DM-ben megfelelő mappával, engedélyezett verziókezeléssel, beállított jogosultságokkal. Auditnál vagy vitatásnál azonnali hozzáférésre van szüksége bármely dokumentumhoz az elmúlt 10 évből.