Dokumentumkezelés
Szakasz: Műveletek
URL:/admin/document_management
Áttekintés
A Dokumentumkezelés centralizált fájltárat biztosít mappa-hierarchiával, verziókövetéssel, jóváhagyási folyamatokkal és digitális aláírás támogatással. A dokumentumok megoszthatók ügyfelekkel az ügyfélportálon keresztül.
Üzleti érték
Felváltja a szétszórt fájlmegosztókat egy strukturált, auditálható dokumentumrendszerrel a CRM-en belül. A jóváhagyási és aláírási folyamatok biztosítják, hogy semmit ne küldjenek az ügyfeleknek a megfelelő aláírások nélkül.
- Ki használja: Operáció, jogi, pénzügy, ügyfélmenedzserek, ügyfelek
- Fő előny: Egyetlen igazságforrás az összes üzleti dokumentumhoz beépített jóváhagyási és e-aláírási folyamatokkal.
- Befolyásolt mutatók: Dokumentum jóváhagyási ciklus ideje, szerződéskötési határidő, megfelelési audit átmeneti arány
Tipikus felhasználási esetek:
A jogi feltölt egy NDA-sablont; az értékesítési menedzser elküldi egy potenciális ügyfélnek aláírásra
A pénzügy havi riportokat tárol ügyfél-specifikus mappában ellenőrzött hozzáféréssel
Az operáció belső jóváhagyási folyamatot futtat egy eljárási dokumentum közzétételre elvárt
Az ügyfél hozzáfér dokumentumaihoz a portálon e-mailek nélkül
Modul elérése
Az admin oldalsávból navigálj a Dokumentumkezelés menüpontra, vagy nyisd meg közvetlenül az URL-t:
/admin/document_management
Főbb fogalmak
| Fogalom | Leírás |
|---|---|
| Mappa | Hierarchikus könyvtár a dokumentumok rendezéséhez |
| Dokumentum | A rendszerben tárolt fájl (PDF, Word, kép stb.) metaadatokkal és verzió-előzményekkel |
| Jóváhagyási kérelem | Strukturált felülvizsgálati folyamat, amely egy vagy több jóváhagyót igényel, mielőtt a dokumentum véglegesítve lenne |
| Aláírási kérelem | Digitális aláírási kérelem belső dolgozóknak vagy külső kapcsolattartóknak küldve |
| Ügyfélportál hozzáférés | Az ügyfelek a velük megosztott dokumentumokat tekintik meg a /client/document_management oldalon |
Általános műveletek
- Mappa létrehozása — rendezd a dokumentumokat mappafába ügyfél, projekt vagy kategória szerint.
- Dokumentum feltöltése — húzd és ejtsd a fájlokat vagy használd a feltöltési műveletet; állítsd be a jogosultságokat és leírást.
- Dokumentum szerkesztése — nyisd meg a CKEditor5-alapú inline szerkesztőt szöveges dokumentumokhoz.
- Jóváhagyási folyamat indítása — indíts jóváhagyási kérelmet és rendelj hozzá értékelőket határidőkkel.
- Aláírásra küldés — hozz létre aláírási kérelmet és küldd el a szükséges aláíróknak.
- Megosztás ügyféllel — adj ügyfélportál hozzáférést specifikus mappákhoz vagy dokumentumokhoz.
- Automatikus emlékeztetők beállítása — konfiguráld az emlékeztetők értesítéseit függőben lévő jóváhagyásokhoz vagy aláírásokhoz.