Sales Admin — Back-Office Vertrieb

Abteilung: Vertrieb
Ebene: Operativ
Primäres Ziel: Kaufmännische Dokumente — Aufträge, Rechnungen, Zahlungen — korrekt und termingerecht bearbeiten

Was diese Rolle tut

Der Sales Admin ist das operative Rückgrat der Vertriebsabteilung. Er verkauft nicht — er stellt sicher, dass alles, was die Kollegen verkaufen, korrekt dokumentiert, abgerechnet und nachverfolgt wird. Er verwaltet das Dokumentenvolumen: Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen, Zahlungen und wiederkehrende Abrechnung.

Täglich genutzte Module

Modul	Wo zu finden	Wofür Sie es nutzen
Sales Orders	Vertrieb → Aufträge	Eingehende Aufträge bearbeiten
Invoices	Vertrieb → Rechnungen	Rechnungen ausstellen und verfolgen
Proformas	Vertrieb → Proformas	Vorabrechnungsdokumente ausstellen
Recurring Billing	Vertrieb → Wiederkehrend	Abonnements / automatische Rechnungen verwalten
Credit Notes	Vertrieb → Gutschriften	Rechnung vollständig oder teilweise stornieren
Debit Notes	Vertrieb → Belastungsanzeigen	Ergänzende Abrechnung zu einer bestehenden Rechnung
Payments	Vertrieb → Zahlungen	Zahlungseingänge erfassen
Invoice Items	Vertrieb → Artikel	Produkt-/Dienstleistungskatalog prüfen
Clients	CRM → Clients	Steuerdaten und Adressen verifizieren
Payment Modes	Vertrieb → Zahlung	Korrekte Methode bei der Erfassung auswählen

Tagesablauf

Morgens — neue Aufträge

Aufträge öffnen → nach Status „Neu" / „Unbearbeitet" filtern
Jeden Auftrag prüfen: richtiger Kunde, korrekte Preise, bestätigte Mengen
Auftrag bestätigen → in Rechnung umwandeln (oder zur Lagerbestätigung markieren, falls physische Lieferung erfolgt)

Vor dem Mittagessen — auszustellende Rechnungen

Rechnungen öffnen → nach Status „Entwurf" filtern
Steuerdaten des Kunden prüfen (USt-IdNr., Adresse, Umsatzsteuerregelung) — falls fehlend → in Clients aktualisieren
Rechnung fertigstellen und direkt aus der Plattform per E-Mail versenden

Nachmittags — Zahlungsverfolgung

Rechnungen → Überfällig filtern (nach Fälligkeitsdatum)
Zahlungserinnerung für Rechnungen senden, die > 5 Tage überfällig sind
Eingegangene Zahlungen unter Zahlungen erfassen — der korrekten Rechnung zuordnen

Wöchentlich

Wiederkehrende Abrechnung prüfen — bestätigen, dass automatische Rechnungen korrekt generiert wurden
Liste der unbezahlten Rechnungen für den Finanzmanager exportieren

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Standardauftragsbearbeitung

Vom AE bestätigter Auftrag
→ Artikel, Preise, Kunde prüfen
→ In Rechnung umwandeln
→ Steuerdaten des Kunden prüfen
→ Rechnung per E-Mail senden
→ Zahlung bei Eingang erfassen

Arbeitsablauf 2 — Rechnungsstornierung / -korrektur

Kunde meldet einen Fehler oder gibt Ware zurück
→ Originalrechnung öffnen
→ Gutschrift erstellen (teilweise oder vollständige Stornierung)
→ Gutschrift reduziert automatisch das Guthaben des Kunden
→ Falls physische Rückgabe → mit Lager koordinieren
→ Falls korrigierte Rechnung benötigt → neue Rechnung ausstellen

Arbeitsablauf 3 — Kunde mit Abonnement / wiederkehrender Rechnung

Bei der Einrichtung → Vorlage in Wiederkehrender Abrechnung erstellen
→ Festlegen: Frequenz, Generierungsdatum, Artikel, Kunde
→ Plattform generiert Rechnung automatisch zum festgelegten Datum
→ Prüfen und senden → Zahlung erfassen

Arbeitsablauf 4 — Proforma für Kunden mit Vorauszahlung

AE beantragt Proforma für Anzahlung
→ Proforma mit dem Anzahlungsbetrag erstellen
→ An Kunden senden
→ Kunde überweist → Teilzahlung erfassen
→ Nach Lieferungsabschluss → endgültige Rechnung ausstellen (mit abgezogener Anzahlung)

Zu verfolgende Kennzahlen

Kennzahl	Bedeutung
Nicht fakturierte Aufträge (nicht umgewandelte Aufträge)	Bestätigte Aufträge noch ohne Rechnung — Ziel: 0 am Ende des Tages
Überfällige Rechnungen > 30 Tage	Forderungen mit Ausfallrisiko — Wöchentlicher Bericht an Manager
Durchschnittliche Rechnungsausstellungszeit	Tage von der Auftragsbestätigung bis zur gesendeten Rechnung — Ziel: < 1 Tag
Rechnungsfehler	Stornierte und neu ausgestellte Rechnungen — Ziel: < 2 % des Gesamtvolumens

Häufige Sonderfälle

Neuer Kunde — fehlende Steuerdaten: Vor der Rechnungsausstellung → Clients öffnen → USt-IdNr., eingetragene Adresse, Umsatzsteuerregelung und IBAN (falls Zahlung per Banküberweisung) eintragen. Ohne vollständige Daten kann die Rechnung steuerlich nicht validiert werden.

Teilzahlung: Bei der Erfassung unter Zahlungen — Rechnung auswählen, den teilweise gezahlten Betrag eingeben. Die Rechnung verbleibt im Status „Teilweise bezahlt", der offene Restbetrag bleibt sichtbar. Für die zweite Zahlung — die Differenz erfassen.

Nachträglicher Rabatt: Eine Gutschrift für den Rabattbetrag verwenden — die bereits gesendete Originalrechnung nicht ändern. Die Gutschrift reduziert das Guthaben des Kunden.

Praktische Tipps

Auftrag nicht in Rechnung umwandeln, ohne die Kundendaten zu prüfen. Eine Rechnung mit falscher USt-IdNr. oder fehlerhafter Adresse bedeutet Stornierung, Neuausstellung und Zeitverlust.

Zahlung noch am selben Tag erfassen, an dem sie eingeht. Verzögerungen schaffen Verwirrung — der Kunde könnte eine Zahlungserinnerung erhalten, obwohl er bereits bezahlt hat.

Filter verwenden, keine Suche. Bei hohem Rechnungsvolumen sind Filter nach Status (Überfällig, Teilweise bezahlt, Entwurf) effizienter als die Einzelsuche.

Tip

Erfassen Sie Zahlungen am selben Tag des Eingangs — eine Verzögerung lässt die Rechnung weiterhin als überfällig erscheinen und kann zu einer automatischen Zahlungserinnerung führen.

Warning

Überprüfen Sie immer Kundendaten (Steuernummer, Name, Adresse), bevor Sie einen Auftrag in eine Rechnung umwandeln.