Einkaufsabteilung

Abgedeckte Rollen: Einkaufssachbearbeiter · Buyer · Einkaufsleiter · Supply Manager
Hauptmodule: Einkauf (RFQ · Angebote · Bestellungen · Lieferantenrechnungen · Steuerquittungen · Lastschriften · Einkaufsverträge · Berichte)

Für wen ist dieser Leitfaden

Rolle	Was sie in CRMConnect erledigen
Einkaufssachbearbeiter	RFQs erstellen, Angebote bewerten, Bestellungen ausstellen
Buyer	Mit spezifischen Lieferanten arbeiten, Preise verhandeln, Artikelkatalog aktualisieren
Einkaufsleiter	Aufträge genehmigen, Ausgaben überwachen, Lieferantenleistung bewerten
Supply Manager	Lieferungen verfolgen, Wareneingangsbescheinigungen erstellen, Bestand abgleichen

Ihre Modulkarte

PLANUNG                ANGEBOTSANFRAGE            BESTELLUNG
───────                ───────────────            ──────────
Einkaufsartikel        RFQ (Kaufanfrage)           Bestellungen
Lieferantenkatalog     Erhaltene Angebote          Einkaufsverträge
Einkaufskategorien     Lieferanten-Portal          Lastschriften
Einkaufsattribute

WARENEINGANG & ZAHLUNG  REPORTING
──────────────────────  ─────────
Wareneingangsbeschein.  Einkaufsberichte
Lieferantenrechnungen   Steuerquittungen
Kontosalden             Lagerhistorie
Zahlungen

Empfohlene Tagesroutine

Morgens (10–15 Min.)

1. Heute erwartete Bestellungen — /admin/purchase/purchase_order?delivery_status=0

Bestellungen mit delivery_status = 0 (nicht geliefert) und Lieferdatum ≤ heute filtern. Verspätete Lieferanten kontaktieren.

2. Ausstehende Angebote — /admin/purchase/myquotations

Von Lieferanten erhaltene Angebote, die noch nicht bewertet oder akzeptiert wurden.

3. Unbearbeitete Lieferantenrechnungen — /admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid

Erhaltene unbezahlte Rechnungen — Fälligkeitsdaten prüfen, um Strafzahlungen zu vermeiden.

Hauptworkflow: Einkauf → Zahlung

→ Detaillierter Leitfaden: Einkauf → Zahlung

Bedarf erkannt (intern / Lager / Produktion)
  ↓
RFQ erstellt und an Lieferanten gesendet
  ↓
Angebote erhalten → Vergleich → Auswahl
  ↓
Bestellung ausgestellt und bestätigt
  ↓
Waren erhalten → Wareneingangsschein → Bestand aktualisiert
  ↓
Lieferantenrechnung verarbeitet → Zahlung erfasst ✓

Angebotsanfrage (RFQ) — praktischer Leitfaden

RFQ erstellen

Wo: /admin/purchase/purchase_request → RFQ hinzufügen

RFQ-Statussen:

Code	Status	Ihre Aktion
1	Entwurf	Vervollständigen und prüfen vor Genehmigung
2	Genehmigt	An Lieferanten gesendet — automatische E-Mail mit Portal-Link
3	Abgelehnt	Intern abgelehnt — überarbeiten und erneut einreichen
4	Storniert	Storniert — Bedarf anders gedeckt

RFQ an mehrere Lieferanten senden

Sie können mehrere Lieferanten gleichzeitig für dieselbe RFQ einladen — jeder erhält seinen eigenen Link. Antworten erscheinen separat unter /admin/purchase/myquotations zum Vergleich.

Erhaltene Angebote bewerten

Wo: /admin/purchase/myquotations

Gewinnendes Angebot auswählen:
Angebot öffnen → Akzeptieren → Status wird 2 (Akzeptiert) → Schaltfläche Bestellung erstellen wird aktiv.

Sie können Teilangebote von verschiedenen Lieferanten für dieselbe RFQ akzeptieren — nützlich wenn kein einzelner Lieferant alle Artikel liefern kann.

Bestellung

Wo: /admin/purchase/purchase_order

Wichtige Felder einer Bestellung

Feld	Hinweise
Zahlungsbedingungen (`days_owed`)	Handelskredittage ab Lieferdatum
Voraussichtliches Lieferdatum	Versprochene Frist — Basis für Verspätungsverfolgung
Zugehöriger Vertrag	Falls ein Rahmenvertrag mit dem Lieferanten besteht
Ziellager	Wo Waren empfangen werden

An Lieferanten senden

Senden → E-Mail mit Bestell-PDF + Lieferantenportal-Link.

Einkaufsverträge

Wo: /admin/purchase/contracts

Rahmenverträge mit strategischen Lieferanten — definieren Bedingungen für mehrere Bestellungen über einen bestimmten Zeitraum.

Lieferantenrechnungen und Steuerquittungen

Lieferantenrechnungen

Wo: /admin/purchase/myinvoices

Zahlung erfassen:
Aus Rechnung → Zahlung erfassen → Betrag, Datum, Zahlungsart, Transaktionsreferenz.

Steuerquittungen

Wo: /admin/purchase/mytaxreceipts

Fiskalrechnungstypen — für Käufe mit Kassenbon oder Fiskalbeleg.

Verwendung: kleine Barkäufe, Kraftstoff, Büromaterial, Reisekosten mit Fiskalbeleg.

Lastschriften (Korrekturen von Lieferanten)

Wo: /admin/purchase/debit_notes

Lastschriften erfassen Gutschriften von Lieferanten für:

Zurückgesandte Waren (defekte Produkte, Lieferfehler)
Nachträgliche Rabatte (Boni, später verhandelte Mengenrabatte)
Preiskorrekturen (Lieferant hat mehr als im Vertrag in Rechnung gestellt)

Einkaufsberichte

Wo: /admin/purchase/myreports

Bericht	Was Sie analysieren
Ausgaben nach Lieferant	Wer am meisten erhält; Lieferantenbasis diversifizieren
Bestellungen nach Zeitraum	Monatliches/vierteljährliches Einkaufsvolumen
Steuerquittungen	Ausgaben mit Fiskalbelegen für die Buchhaltung
Lieferantenrechnungen	Ausgaben pro Lieferant, pro Kategorie, pro Zeitraum

Schnellreferenz

Workflows: Einkauf → Zahlung · Vollständiger Handelszyklus · Lager: Eingang → Ausgang

Module: Einkaufsartikel · Lieferanten · RFQ · Angebote · Bestellungen · Einkaufsverträge · Lastschriften · Lieferantenrechnungen · Einkaufseinstellungen

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Tip

Aktivieren Sie das B2B-Lieferantenportal für Lieferanten mit hoher Transaktionsfrequenz — Lieferanten, die Bestellungen bestätigen und Rechnungen über das Portal einreichen, eliminieren manuelle Eingabefehler.

Note

Einkaufskategorien müssen jeder Bestellung konsistent zugewiesen werden, damit die Ausgabenanalyse aussagekräftig ist.