Debitorenbuchhalter — Debitoren (AR)

Abteilung: Finanzen
Ebene: Operativ
Hauptziel: Gelder von Kunden einziehen — Rechnungen verfolgen, Zahlungen erfassen, Bank abstimmen, E-Rechnung-Compliance verwalten

Was diese Rolle tut

Der Debitorenbuchhalter ist für alle Kundeneingänge verantwortlich: stellt Rechnungen aus oder prüft sie, verfolgt ausstehende Zahlungen, erfasst eingegangene Zahlungen, stimmt Kontoauszüge ab und stellt sicher, dass B2B-Rechnungen korrekt über die elektronische Rechnungsstellung an ANAF übermittelt werden. Er ist der Erste, der weiß dass ein Kunde mit der Zahlung in Verzug ist, und der Erste, der handelt.

Täglich genutzte Module

Tagesablauf

Morgens — Einzugsstatus

1. Rechnungen → Status „Überfällig" (nach Fälligkeit) + „Teilweise bezahlt" filtern
2. Nach Verzugstagen absteigend sortieren — älteste zuerst
3. Rechnungen überfällig > 7 Tage → Erinnerung senden (E-Mail aus Plattform oder Telefonanruf)
4. Rechnungen überfällig > 30 Tage → an Vertriebsleiter / CFO eskalieren

Eingegangene Zahlungen erfassen

5. Kontoauszug von der Bank öffnen (MT940 oder CSV)
6. Kontoauszug → Auszug importieren oder jede empfangene Transaktion manuell hinzufügen
7. Für jeden Bankeintrag → zugehörige Rechnung verknüpfen → Rechnungsstatus ändert sich zu „Bezahlt" oder „Teilweise bezahlt"
8. Nicht identifizierte Zahlungen (Kundenreferenz falsch angegeben) → in Warteschlange und untersuchen

E-Rechnung ANAF (B2B-Kunden mit Umsatzsteuer-ID)

9. E-Rechnung → Liste der Rechnungen mit Status „Ausstehend" oder „Validierungsfehler" prüfen
10. Von ANAF abgelehnte Rechnungen → falsches Feld identifizieren → Rechnung korrigieren → erneut einreichen
11. Validierte Rechnungen → signiertes Archiv herunterladen falls ANAF-PDF benötigt

Tagesende — Abgleich

12. Sicherstellen dass alle heute eingegangenen Zahlungen in der Plattform erfasst sind
13. Entspricht der Saldo im Kontoauszug den in Zahlungen erfassten Beträgen? Falls nicht → Differenz identifizieren

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Vollständige Kundenzahlung erfassen

Kunde überweist Betrag vollständig
→ Bankbenachrichtigung erhalten (E-Mail oder Kontoauszug)
→ Vertrieb → Zahlungen → Hinzufügen
  → Kunde: aus Liste auswählen
  → Rechnung: zugehörige Rechnung auswählen
  → Betrag, Datum, Zahlungsart (Banküberweisung)
→ Speichern → Rechnung wechselt automatisch zu Status „Bezahlt"
→ Kontoauszug-Abgleich: Bankzeile mit erfasster Zahlung verknüpfen

Arbeitsablauf 2 — Teilzahlung

Kunde überweist teilweise (z.B. 60% der Rechnung)
→ Vertrieb → Zahlungen → Hinzufügen
  → Betrag: tatsächlich empfangener Betrag (nicht Gesamtrechnungswert)
→ Rechnung wechselt zu Status „Teilweise bezahlt"
→ Verbleibender Saldo auf Rechnung sichtbar
→ Bei zweiter Rate → weitere Zahlung für Differenz hinzufügen
→ Bei 100% Vollständigkeit → Rechnung wechselt zu „Bezahlt"

Arbeitsablauf 3 — Kunde zahlt nicht — Mahnverfolgung

Rechnung überfällig > 7 Tage
→ Rechnung öffnen → Schaltfläche „Erinnerung senden" (automatische E-Mail mit Zahlungslink)
→ Aktivität erfassen (Notiz in Kundendatei)

> 14 Tage ohne Zahlung
→ Telefonanruf + formelle Benachrichtigungs-E-Mail
→ Aktivität erfassen

> 30 Tage ohne Zahlung
→ An Vertriebsleiter und CFO melden
→ Neue Auftragslieferungen können bis zur Klärung ausgesetzt werden

> 60 Tage ohne Zahlung → Management-Entscheidung: Ratenzahlungsplan oder Schuldbeitreibung

Arbeitsablauf 4 — E-Rechnung für B2B-Kunden

Rechnung für Kunden mit gültiger Umsatzsteuer-ID ausgestellt
→ Finanzen → E-Rechnung → Schaltfläche „An ANAF senden" auf Rechnung
  ODER
→ Automatische Übermittlung (falls Auto-Senden = EIN, nach X Tagen)

ANAF verarbeitet → 3 mögliche Status:
├── Validiert (OK) → signiertes Archiv herunterladen falls benötigt
├── Validierungsfehler → falsches Feld identifizieren (Adresse, USt-ID, MwSt.) → Rechnung korrigieren → erneut einreichen
└── Duplikat → Rechnung wurde bereits früher gesendet → vorhandenes Archiv prüfen

Arbeitsablauf 5 — Stornierung / Gutschrift

Kunde retourniert Ware oder beantragt Rechnungskorrektur
→ Vertrieb → Gutschriften → Hinzufügen
  → Originalrechnung verknüpfen
  → Zu stornierende Artikel und Werte ausfüllen
→ Gutschrift reduziert automatisch Kundensaldo
→ Wenn Gutschrift eine überfällige Rechnung abdeckt → Rechnung gilt als „teilweise bezahlt"
→ Bei Anspruch auf Erstattung → umgekehrte Zahlung erfassen
→ Gutschrift muss auch an ANAF übermittelt werden, wenn Originalrechnung über E-Rechnung gesendet wurde

Kennzahlen

Praktische Tipps

Kontoauszug am selben Tag abgleichen. Eine nicht erfasste Zahlung bedeutet dass die Rechnung weiterhin als überfällig erscheint — Kunde erhält Erinnerung obwohl er bezahlt hat. Das schadet der Beziehung.

USt-ID des Kunden vor dem ANAF-Senden prüfen. Falsche USt-ID = Validierungsfehler = Rechnung erreicht ANAF nicht = mögliches Bußgeld. 30 Sekunden spart viel verschwendete Zeit.

Gutschrift nicht ausstellen ohne zu wissen ob Originalrechnung an ANAF gesendet wurde. Falls ja, muss auch die Gutschrift an ANAF übermittelt werden. Eine nicht bei ANAF registrierte Gutschrift erzeugt Diskrepanz.

Jeden Kontakt mit einem säumigen Kunden dokumentieren. Eine Notiz in der Kundendatei mit Datum, kontaktierter Person und Vereinbarung schützt das Unternehmen bei Streitigkeiten.