FAQ — Häufige Probleme und Lösungen

Schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen. Falls Ihr Problem hier nicht aufgeführt ist, verwenden Sie die Suchleiste oder konsultieren Sie Ihren Abteilungsleitfaden.

Authentifizierung & Zugriff

Ich kann mich nicht anmelden — ich bleibe auf der Anmeldeseite

Mögliche Ursachen:

• Passwort ist falsch (Groß-/Kleinschreibung prüfen)
• Konto wurde vom Administrator deaktiviert
• Browser-Cookies sind blockiert

Lösung:

1. Schaltfläche „Passwort vergessen" auf der Anmeldeseite verwenden
2. Falls das nicht funktioniert, bitten Sie den Administrator, Ihr Konto unter /admin/staff zu prüfen → Benutzer suchen → prüfen, ob aktiv
3. Im Inkognito-Modus oder einem anderen Browser versuchen

Ich sehe „Zugriff verweigert" oder werde zum Dashboard weitergeleitet

Ursache: Ihre Rolle verfügt nicht über die erforderliche Berechtigung für das Modul.

Lösung:

1. Bitten Sie den Administrator, Ihre Rolle unter /admin/roles zu prüfen
2. Finden Sie die Ihrer Rolle zugewiesene Berechtigung und aktivieren Sie die fehlende
3. Nach der Änderung abmelden und wieder anmelden

→ Rollen & Berechtigungen

Ich sehe ein Modul nicht in der Seitenleiste, obwohl es vorhanden sein sollte

Ursache: Das Modul ist für Ihre Rolle nicht aktiviert ODER das Modul ist in dieser Instanz nicht installiert.

Lösung:

1. Prüfen Sie unter /admin/roles → Ihre Rolle → ob das Modul in der Liste erscheint
2. Falls es überhaupt nicht erscheint, wenden Sie sich an den Administrator — das Modul erfordert möglicherweise ein zusätzliches Paket

Leads & Pipeline

Ein erstellter Lead erscheint nicht in der Pipeline (Kanban)

Ursache: Der Lead wurde ohne einen Status der aktiven Pipeline erstellt.

Lösung:

1. Lead öffnen → Status-Feld prüfen
2. Unter /admin/leads/pipelines prüfen, ob der Lead-Status in der Pipeline enthalten ist
3. Falls der Lead den Status „Junk" oder „Verloren" hat — er erscheint nicht in Kanban (normales Verhalten)

→ Lead-Pipelines

Leads aus dem Webformular erscheinen nicht im CRM

Ursache: Das Formular ist nicht korrekt konfiguriert oder die Website-Domain blockiert die Anfrage.

Prüfen:

1. /admin/leads/forms → Formular öffnen → Einbettungscode erneut kopieren
2. Prüfen, ob die Website-Domain in der Liste der erlaubten Domains steht (falls eine CORS-Einstellung vorhanden ist)
3. Formular manuell absenden und sofort unter /admin/leads prüfen

→ Lead-Erfassungsformulare

Facebook Ads Leads kommen nicht automatisch an

Ursache: Der Facebook-Webhook ist nicht konfiguriert oder das Token ist abgelaufen.

Lösung:

1. /admin/facebookleadsintegration → App ID, App Secret und Seitentoken prüfen
2. In Facebook Business Manager prüfen, ob der CRM-Webhook registriert und aktiv ist
3. Mit der Schaltfläche „Test" aus der Facebook-Konfiguration testen

→ Facebook Leads Integration

Der MA-Score des Leads steigt nicht, obwohl er E-Mails geöffnet hat

Ursache: E-Mail-Clients mit Apple Mail Privacy Protection (MPP) blockieren das Öffnungs-Tracking.

Erklärung: MPP lädt das Tracking-Pixel vorab, ohne dass der Benutzer die E-Mail tatsächlich öffnet — falsch-positive Ergebnisse ODER vollständige Blockierung.

Lösung: Verwenden Sie Link-Klicks als primäres Signal (zuverlässiger als Öffnungen). MA-Trigger auf click = 1 statt open = 1 konfigurieren.

Rechnungen & Zahlungen

Die gesendete Rechnung kommt beim Kunden nicht an (E-Mail)

Mögliche Ursachen:

1. SMTP nicht konfiguriert oder falsche Zugangsdaten
2. E-Mail-Adresse des Kunden fehlt oder ist falsch
3. E-Mail wurde beim Empfänger als Spam eingestuft

Lösung:

1. SMTP-Einstellungen unter /admin/settings → E-Mail-Einstellungen prüfen → Test-E-Mail senden
2. Prüfen, ob der Kunde eine E-Mail-Adresse unter /admin/clients eingetragen hat
3. Kunden bitten, den Spam-Ordner zu prüfen und Ihre Adresse zur Whitelist hinzuzufügen

Rechnung bleibt mit Status „Ungesendet", obwohl ich auf Senden geklickt habe

Ursache: Stiller SMTP-Fehler oder Timeout.

Lösung:

1. E-Mail-Protokoll unter /admin/utilities/pipe_log oder /admin/utilities/activity_log prüfen
2. SMTP von /admin/settings → E-Mail → Schaltfläche „Test" testen
3. Als Workaround: Rechnungs-PDF herunterladen und manuell aus Ihrem E-Mail-Client senden

Erfasste Zahlung schließt die Rechnung nicht (bleibt „Teilweise bezahlt")

Ursache: Der gezahlte Betrag ist geringer als die Rechnungssumme einschließlich MwSt.

Prüfen: Rechnung öffnen → Gesamtbetrag (mit MwSt.) mit dem erfassten Zahlungsbetrag vergleichen.

Lösung: Eine weitere Zahlung für die verbleibende Differenz erfassen. Prüfen, ob die MwSt.-Rundungsmethode in den Einstellungen korrekt ist.

Provision wurde nicht berechnet, obwohl die Rechnung bezahlt ist

Mögliche Ursachen:

1. Dem Agenten ist keine Provisionsrichtlinie zugewiesen
2. Die konfigurierte Wartezeit (commission_calculate_after_days) ist noch nicht abgelaufen
3. Die Rechnung wurde nicht aus einem Angebot/Auftrag generiert, der mit dem Agenten verknüpft ist

Lösung:

1. /admin/commission/applicable_staff → prüfen, ob der Agent eine aktive Richtlinie hat
2. Wartezeit in der Provisionsrichtlinie prüfen
3. Falls die Rechnung manuell erstellt wurde (nicht aus einem Angebot), muss die Provision manuell hinzugefügt werden

→ Vertriebsprovision

eRechnung (ANAF)

eRechnung gibt beim Versand einen Fehler zurück

Häufige Fehler und Lösungen:

→ eRechnung

eRechnung wird von ANAF validiert, aber ich finde das signierte PDF nicht

Lösung:

1. Rechnung öffnen → Schaltfläche eRechnung → Archiv herunterladen
2. Das ZIP-Archiv enthält: signiertes XML + von ANAF generiertes PDF
3. Falls die Schaltfläche nicht erscheint, hat die Rechnung noch nicht den Status „Validiert (OK)" — Status mit der Schaltfläche Status prüfen abrufen

Lager & Bestand

Der Bestand eines Produkts erscheint negativ

Ursache: Ein Bestandsabgang (Lieferung, Materialentnahme) wurde ohne vorherige Einbuchung erfasst.

Lösung:

1. Lagerhistorie unter /admin/warehouse/warehouse_history prüfen → nach Produkt filtern
2. Transaktion identifizieren, die den Negativbestand verursacht hat
3. Rückwirkenden Wareneingangsschein erstellen, um den Bestand zu korrigieren
4. Zukünftig: Abgänge ohne Bestand unter /admin/warehouse/setting blockieren → Negativen Bestand erlauben = Nein

→ Lagerhistorie

Packlisten-Menge stimmt nicht mit dem verfügbaren Bestand überein

Ursache: Bestand wurde von einer anderen Packliste oder einem anderen Auftrag reserviert.

Lösung:

1. Tatsächlich verfügbaren Bestand unter /admin/warehouse/commodity_list prüfen → Spalte Verfügbar (Gesamtbestand − Reserviert)
2. Prüfen, welche anderen Packlisten diesen Bestand reserviert haben
3. Falls Waren eingegangen sind, aber noch nicht eingebucht: zuerst den Wareneingangsschein erstellen

AWB lässt sich nicht aus der Packliste generieren

Mögliche Ursachen:

1. Paketgewicht oder -abmessungen fehlen
2. Lieferadresse des Kunden ist unvollständig
3. Innoship/Kurier-API ist nicht konfiguriert

Lösung:

1. Prüfen, ob die Packliste ausgefüllt hat: Gewicht (kg), Länge, Breite, Höhe
2. Kundenadresse prüfen — muss Straße + Stadt + Bezirk + Postleitzahl enthalten
3. API-Verbindung unter /admin/innoship/settings oder /admin/couriers/settings testen

→ Packlisten

Einkauf

Bestellung kann nicht bestätigt werden

Ursache: Pflichtfelder fehlen: Lieferant, mindestens ein Artikel oder Lieferdatum.

Lösung: Bestellung öffnen → alle mit * markierten Felder ausfüllen → speichern → bestätigen.

Wareneingangsschein aktualisiert den Bestand nicht

Mögliche Ursachen:

1. Schein hat den Status Entwurf (nicht validiert)
2. Ziellager ist nicht ausgewählt

Lösung:

1. Schein öffnen → Status prüfen — muss Validiert/Finalisiert sein
2. Prüfen, ob das Feld „Ziellager" ausgefüllt ist
3. Falls validiert, aber Bestand nicht aktualisiert: unter /admin/warehouse/warehouse_history nach dieser Transaktion suchen

→ Wareneingangsbescheinigung

Projekte & Arbeitszeiterfassung

Aufgaben erscheinen nicht im Arbeitszeitnachweis des Mitarbeiters

Ursache: Der Mitarbeiter ist der Aufgabe oder dem Projekt nicht zugewiesen.

Lösung:

1. Aufgabe öffnen → Feld Verantwortlicher → Mitarbeiter hinzufügen
2. Prüfen, ob das Projekt den Mitarbeiter im Team hat (/admin/projects → Projekt → Registerkarte Mitglieder)

Fakturiertes Projekt zeigt Stunden, die nicht mit dem Arbeitszeitnachweis übereinstimmen

Ursache: Arbeitszeitnachweise wurden nicht als Fakturierbar markiert oder falsch gefiltert.

Lösung:

1. /admin/staff/timesheets → nach Projekt filtern → Spalte Fakturierbar prüfen
2. Beim Generieren der Rechnung aus dem Projekt: prüfen, ob alle fakturierbaren Stunden im Abrechnungsdialog ausgewählt sind

Marketing & Kommunikation

Marketing Automation E-Mails werden nicht gesendet

Mögliche Ursachen:

1. SMTP nicht konfiguriert oder Tageslimit erreicht
2. MA-Kampagne hat den Status Entwurf (nicht veröffentlicht)
3. Lead erfüllt die Segmentierungskriterien nicht

Lösung:

1. Tageslimit prüfen: /admin/ma → Einstellungen → email_sending_limit
2. Prüfen, ob die Kampagne Aktiv ist (published = 1) und nicht Entwurf
3. Kampagne öffnen → Segmente → prüfen, ob der Lead in den Segmentmitgliedern erscheint

→ Marketing-Automatisierung

WhatsApp — gesendete Nachrichten kommen beim Kunden nicht an

Mögliche Ursachen:

1. Kundennummer ist nicht im internationalen Format (+49..., +43...)
2. Nachrichtenvorlage wurde von Meta (WABA) nicht genehmigt
3. Das 24-Stunden-Fenster ist abgelaufen (für vom Unternehmen initiierte Gespräche)

Lösung:

1. Nummernformat prüfen: muss +[Ländercode][Nummer] sein (keine Leerzeichen)
2. /admin/whatsapp/templates → Vorlagenstatus prüfen — muss Genehmigt sein
3. Falls Fenster abgelaufen: nur vorab genehmigte Vorlagen senden (keine Freitextnachrichten möglich)

→ WhatsApp

HR & Gehaltsabrechnung

Mitarbeiter erscheint nicht im Gehaltsabrechnungsbericht

Ursache: Mitarbeiter hat keinen aktiven Vertrag im HR-Profil oder der Vertragstyp ist falsch eingestellt.

Lösung:

1. /admin/hr_profile/contracts → prüfen, ob der Mitarbeiter einen aktiven Vertrag mit korrekten Daten hat
2. Beschäftigungsart prüfen (Arbeitsvertrag, freier Mitarbeiter usw.) — wirkt sich darauf aus, was in der Gehaltsabrechnung erscheint

Berichte & Daten

Vertriebsbericht zeigt andere Zahlen als Rechnungen

Häufige Ursache: Der Vertriebsbericht berechnet eingenommene Zahlungen (Ist-Basis), nicht den Wert der ausgestellten Rechnungen (Soll-Basis).

Erklärung: Eine am 30. Mai ausgestellte und am 5. Juni bezahlte Rechnung erscheint im Juni-Bericht, nicht im Mai.

Lösung: Datumsfilter auf Rechnungsdatum (nicht Zahlungsdatum) verwenden, wenn Sie eine Periodenabgrenzung wünschen.

Integrationen

WooCommerce — Bestellungen kommen nicht in OmniSales an

Mögliche Ursachen:

1. WooCommerce-Webhook ist im CRM nicht konfiguriert
2. WooCommerce API-Schlüssel sind falsch oder abgelaufen
3. WooCommerce-Produkte sind nicht den CRM-Produkten zugeordnet

Lösung:

1. /admin/woocommerce → API-URL, Consumer Key und Consumer Secret prüfen
2. Prüfen, ob der Webhook in WooCommerce aktiv ist → Einstellungen → Erweitert → Webhooks
3. Verbindung mit der Schaltfläche Verbindung testen in den WooCommerce-CRM-Einstellungen testen

→ WooCommerce

Workflow-Automatisierung — automatische Aktion wird nicht ausgeführt

Mögliche Ursachen:

1. Workflow ist deaktiviert
2. Auslösebedingung ist nicht exakt erfüllt
3. Server-Cron läuft nicht

Lösung:

1. /admin/workflow_automation → prüfen, ob der Workflow den Status Aktiv hat
2. Workflow öffnen → Bedingungen prüfen — sind alle für den getesteten Datensatz erfüllt?
3. Ausführungsprotokoll prüfen, falls vorhanden → /admin/utilities/activity_log

→ Workflow-Automatisierung

Vertrieb — Angebote und Rechnungen

Angebot abgelaufen — Kunde kann nicht mehr über das Portal akzeptieren

Genaue Ursache: Die Schaltflächen „Akzeptieren/Ablehnen" werden im Kundenportal nur angezeigt, wenn open_till >= HEUTE. Nach Ablauf des Datums verschwinden die Schaltflächen vollständig — der Kunde sieht das Angebot, kann aber nicht damit interagieren.

Feld: tblproposals.open_till (Datum)

Lösung — 2 Optionen:

Option A (empfohlen): Angebot im Admin öffnen → Feld Gültig bis bearbeiten → zukünftiges Datum setzen → speichern → erneut an Kunden senden.

Option B (Status ändern): Angebotsstatus manuell auf Offen (1) ändern. Das System erkennt, dass open_till in der Vergangenheit liegt, und verlängert das Datum automatisch um +7 Tage ab dem Änderungszeitpunkt. Kunde kann innerhalb von 7 Tagen akzeptieren.

Angebotsstatus: 1=Offen · 2=Abgelehnt · 3=Akzeptiert · 4=Gesendet · 5=Überarbeitet · 6=Entwurf

Angebot kann nicht in Rechnung umgewandelt werden — Schaltfläche fehlt

Genaue Ursache: Die Schaltfläche „In Rechnung umwandeln" erscheint nur, wenn alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

• invoice_id IS NULL — Angebot wurde noch nicht umgewandelt
• estimate_id IS NULL — Angebot wurde noch nicht in eine Abschätzung umgewandelt
• status != 7 — nicht in einem intern gesperrten Status
• Mitarbeiter hat Rechnungen → Erstellen-Berechtigung

Schnellprüfung:

1. Falls das Angebot bereits eine invoice_id hat — es wurde zuvor umgewandelt; die Schaltfläche wird durch einen direkten Link zur Rechnung ersetzt
2. Falls das Angebot mit einem Lead ohne zugehörigen Kunden verknüpft ist — Schaltfläche erscheint, ist aber deaktiviert
3. Falls das Angebot keinem Kunden oder Lead zugeordnet ist — ebenfalls deaktiviert

Lösung:

• Berechtigungen unter /admin/roles prüfen → Ihre Rolle → Rechnungen → Erstellen
• Falls das Angebot zu einem Lead gehört, zuerst den Lead in einen Kunden umwandeln
• Falls die Rechnung bereits existiert, direkten Link aus der Rechnungen-Registerkarte des Angebots verwenden

Wiederkehrende Rechnung wurde nicht automatisch generiert

Genaue Ursache (Cron_model.php, Funktion recurring_invoices()): Es gibt 5 Gründe für Nicht-Generierung:

Lösung bei falscher Cron-Stunde: /admin/settings → Cron-Job-Einstellungen → konfigurierte Stunde prüfen und sicherstellen, dass der Server-Cron zu dieser Stunde läuft. Alternativ manuell aus dem Admin auslösen.

OmniSales & E-Commerce

Online-Bestellung hat falschen Status gegenüber WooCommerce

WooCommerce → OmniSales Statusmapping (vollständig):

Wichtig: OmniSales-Status 3 (Bestätigt), 4 (Versandt), 7 (Retoure), 15 (Bereit) werden nicht zurück zu WooCommerce synchronisiert. Das sind interne CRM-Status.

Fertigung

Fertigungsauftrag kann nicht auf „Geplant" gesetzt werden

Ursache: Das System prüft den verfügbaren Bestand für jede Komponente im BoM. Falls eine Komponente nicht ausreichend vorhanden ist, wird der FA blockiert und zeigt: [Produktname] not_enough_inventory, available_quantity: X.

Lösung:

1. Genaue Fehlermeldung prüfen — zeigt, welches Produkt fehlt und wie viel verfügbar ist
2. Entweder Eingangsschein für die fehlenden Materialien erstellen
3. Oder FA mit Teilmaterialien genehmigen und die automatisch generierte Einkaufsanfrage verfolgen

Finanzen & Buchhaltung

SAGA-Export ist leer oder unvollständig

Ursache: SAGA exportiert Rechnungen aus tblinvoices mit Filter:

status != 6 (Entwurf) AND date BETWEEN start_date AND end_date

Lösung: Das Rechnungsausstellungsdatum prüfen (nicht Fälligkeitsdatum) und sicherstellen, dass es im Exportintervall liegt. Entwurfsrechnungen müssen finalisiert werden (status != 6), bevor der Export möglich ist.

Einstellungen & Administration

SMTP mit 2FA (Gmail / Outlook) — E-Mail wird nicht gesendet

Ursache: CRMConnect unterstützt Standard-SMTP-Authentifizierung (Benutzer + Passwort) mit SSL oder TLS. OAuth2/XOAUTH2 wird nicht unterstützt.

Gmail mit 2FA: Gmail-Kontopasswort kann nicht verwendet werden. Ein App-Passwort muss erstellt werden:

1. Google-Konto → Sicherheit → 2-Schritt-Verifizierung → App-Passwörter
2. Passwort für „Mail" generieren → kopieren
3. /admin/settings → E-Mail → SMTP-Host: smtp.gmail.com, Port: 587, Verschlüsselung: tls, Benutzer: Gmail-Adresse, Passwort: App-Passwort (nicht Kontopasswort)

Outlook / Microsoft 365 mit 2FA:

1. Falls Organisation SMTP AUTH erlaubt: normales Passwort mit smtp.office365.com:587:tls verwenden
2. Falls SMTP AUTH vom IT-Administrator deaktiviert wurde: muss im Microsoft 365 Admin Center aktiviert werden

Tickets & Support

Kunden-E-Mail erstellt kein Ticket automatisch (E-Mail-Pipe)

4 Gründe für Fehler bei der E-Mail-Pipe:

Prüfen: /admin/utilities/pipe_log — zeigt alle verarbeiteten E-Mails mit Status

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