Departament Vânzări

Roluri acoperite: SDR · Agent Vânzări · Account Manager · Manager Vânzări
Module principale: Leads · Opportunities · Proposals · Sales Orders · Contracts · Invoices · Payments · Commission · Goals

Cine sunt utilizatorii acestui ghid

Harta modulelor tale

PROSPECTARE              CALIFICARE           OFERTARE
─────────────            ──────────           ────────
Leads                    Opportunities        Proposals
Lead Forms               Lead Scoring         Sales Orders
Facebook Leads           Appointments         Contracts
Lead Email Integration   Lead Pipelines       Email Builder

FACTURARE & PLĂȚI        MONITORING           COMUNICARE
─────────────────         ──────────           ──────────
Invoices                 Goals                Mailbox
Payments                 Sales KPI            WhatsApp
Recurring Invoices        Reports              Announcements
Commission               DataPulse            Marketing Campaigns
Sales Agent              Sales Performance

Rutina zilnică recomandată

Dimineața (15–20 min)

1. Dashboard-ul principal — /admin

La deschiderea CRM, verifici widget-urile:

• Leads noi necontactate din ultima zi (sursă: web form, Facebook, email)
• Task-uri scadente azi — follow-up-uri setate anterior
• Propuneri expirate care necesită retrimitere sau actualizare
• Facturi întârziate ale clienților tăi — necesită contactare

2. Pipeline Leads — /admin/leads (view: Kanban)

Verifici coloana "Nou" pentru leads-uri necalificată și coloana "Follow-up" (sau echivalentul din pipeline-ul tău) pentru ce trebuie contactat azi.

3. Propuneri în așteptare — /admin/proposals?status=4 (Trimise)

Propuneri trimise dar neacceptate — candidații pentru un apel de follow-up.

În cursul zilei

Actualizezi statusul fiecărui lead după fiecare interacțiune — trage cardul în noul stagiu pe Kanban sau schimbă statusul din fișa lead-ului.

Loghezi activitățile din fișa lead-ului sau oportunității:

• Apel telefonic → tip: Apel, durată, rezumat
• Email trimis → atașezi copia
• Întâlnire → legată de modul Appointments

Setezi reminder-e pentru fiecare lead fără dată de follow-up — niciun lead nu trebuie să rămână „în aer".

Săptămânal (30 min)

• Goals /admin/goals — progres față de target lunar
• Comisioane /admin/commission — ce s-a generat din plăți noi
• Pipeline review — leads stagnante > 14 zile în același stagiu
• Propuneri expirate — decizie: retrimitere sau marcare Lost

Workflow-uri principale

1. Lead → Cash — fluxul complet de vânzare

Cel mai important flux. Parcurge toți pașii de la primul contact la plată.

→ Ghid detaliat: Lead → Cash

Pași esențiali în rezumat:

Lead (capturat) → Calificat → Oportunitate → Propunere
→ Acceptată → Comandă Vânzare → Factură → Plată ✓

Scurtătură importantă: Dacă clientul acceptă propunerea din portal, factura se poate genera automat dacă estimate_auto_convert_to_invoice_on_client_accept = 1 (verifică cu administratorul CRM).

2. Full Commercial Cycle — când implică stoc

Când vânzi produse fizice care trebuie livrate din depozit.

→ Ghid detaliat: Full Commercial Cycle

Ce e diferit: după comanda de vânzare, depozitul verifică stocul. Dacă produsele lipsesc, achizițiile creează o comandă la furnizor. Tu urmărești statutul livrării.

3. Contract Approval + Signature

Când tranzacția necesită un acord scris semnat digital.

→ Ghid detaliat: Contract Approval + Signature

Pipeline și leads — cum lucrezi eficient

Kanban vs. List view

Drag-drop în pipeline

Poți trage un lead dintr-un stagiu în altul direct pe ecranul Kanban. La drop:

• Statusul se actualizează automat
• Hook-ul lead_status_changed declanșează orice Workflow Automation configurat pe evenimentul acesta (ex: creare task automată, email notificare manager)

Leads pierdute și Junk

Lost reasons — configurabile la /admin/leads (setări) — înregistrează motivul pierderii pentru analiză: Preț prea mare, Câștigat de competitor, Buget indisponibil, etc.

Lead scoring

Fiecare lead primește automat un scor bazat pe criterii configurate (sursă, industrie, zonă, funcție, mărime companie). Lead-urile cu scor mare apar prioritizate.

→ Lead Scoring

Propuneri — ghid practic

Creare rapidă

1. Din lead sau oportunitate → Crează Propunere (preia automat datele de contact)
2. Selectează template sau scrie conținut
3. Adaugă linii: produse/servicii, cantități, prețuri, discount-uri, taxe
4. Setează data expirare (open_till) — recomandare: 14–30 zile

Ce vede clientul în portal

Clientul primește un email cu un link unic (fără autentificare necesară). Pe pagina propunerii:

• Vede conținutul, liniile și totalul
• Poate lăsa comentarii (dacă allow_comments = 1 pe propunere)
• Poate accepta sau respinge cu un click
• Nu poate edita propunerea

Dacă clientul lasă comentarii: primești notificare în CRM. Răspunzi tot din propunere → clientul vede și el răspunsul tău.

Statusuri propunere

Propunere expirată: data open_till a trecut → clientul nu mai poate accepta din portal. Trebuie să creezi o propunere nouă sau să schimbi manual statusul.

Conversie propunere → factură / comandă

Facturi și plăți

Trimitere factură

Din factură → Trimite → email automat cu PDF și link portal client. Clientul poate:

• Descărca PDF-ul
• Plăti online (dacă gateway configurat)
• Vedea istoricul plăților parțiale

Facturi recurente

Pentru abonamente lunare sau contracte cadru cu facturare periodică: → /admin/invoices/recurring — definești suma, frecvența (lunar, trimestrial, anual), data start și câte cicluri.

Factura se generează automat la fiecare ciclu fără intervenție manuală.

→ Recurring Invoices

Statusuri factură de urmărit

Înregistrare plată manuală

Din factură → Înregistrează Plată → completezi: suma, data, modul de plată, referință (număr OP). Poți înregistra plăți parțiale succesive.

Comisioane — cum se calculează

Trigger

Comisionul se calculează după plata facturii, nu după semnarea contractului sau trimiterea propunerii. Dacă există o perioadă de așteptare configurată (commission_calculate_after_days), comisionul apare după X zile de la plată.

Tipuri de politici de comision

Cum verifici comisioanele tale

Ca agent: /admin/commission — lista tuturor comisioanelor tale, cu statusul paid (0=pending, 1=plătit).

Ca manager: /admin/commission/applicable_staff — configurezi cine primește comisioane și pe ce politică.

Plata comisionului: managerul generează un Commission Receipt care grupează mai multe comisioane pending și le marchează ca plătite. Opțional se creează și o cheltuială în modul Expenses.

→ Sales Commission

Goals — targeturi și performanță

Setare goals

Unde: /admin/goals → Adaugă Goal

Target types:

• all — target pentru întreaga echipă de vânzări
• staff — target individual pentru un agent
• team — target pentru o echipă definită

Notificări automate

• Goal atins → notificare push în CRM pentru agentul/echipa vizată
• Goal ratat (la expirarea perioadei) → notificare cu procentul realizat

Dashboard widget Goals

Adaugă widget-ul Goals pe dashboard-ul tău → procentul de realizare vizibil la fiecare logare.

→ Goals

Rapoarte și monitorizare

Rapoarte zilnice

Rapoarte săptămânale

Sales Performance Dashboard

Unde: /admin/reactmodule/sales_performance

Dashboard React cu metrici avansate:

• Revenue YTD vs. aceeași perioadă an anterior
• Top produse după profit margin
• Trend lunar revenue + profit
• Conversion rates (leads → opportunities → invoices)
• Stoc disponibil vs. rezervat (dacă ai acces la date depozit)
• Insight-uri AI despre riscuri de rupere stoc și oportunități de creștere

→ DataPulse

Automatizări utile pentru echipa de vânzări

Configurabile în Workflow Automation (/admin/workflow_automation):

→ Workflow Automation

Marketing Automation — leads nurturite automat

Leads-urile care nu sunt pregătite de cumpărare pot fi introduse în secvențe automate de email/SMS care le educă și le mențin interesate până sunt gata.

Fluxul tipic:

1. Lead capturat din web form → intră automat în segmentul „Leads Noi"
2. MA trimite email de bun venit → după 3 zile trimite studiu de caz → după 7 zile invitație demo
3. Lead apasă link-ul de demo → punctaj crescut → notificare automată agent: „Lead cald, contactează acum"

→ Marketing to Lead

Tips pentru eficiență

Scurtături de navigare

Template-uri de propuneri

Crează template-uri pentru tipurile de oferte pe care le trimiți des:

• Template "Servicii lunare" cu liniile standard
• Template "Proiect one-time" cu structura tipică
• Template "Pachet produs + instalare"

Unde: /admin/proposals → Șabloane → Adaugă Șablon

Email Builder pentru propuneri și facturi

Poți personaliza emailul trimis odată cu propunerea sau factura — logo, culori, mesaj personalizat.

Unde: /admin/crmcon_email_builder

Câmpuri personalizate pe leads

Dacă ai nevoie să captezi informații specifice afacerii tale (ex: "Industria clientului", "Număr angajați", "Buget estimat") — administratorul CRM poate adăuga câmpuri personalizate care apar în fișa lead-ului.

Unde: /admin/custom_fields (admin only)

Permisiuni comune pentru rolul de Agent Vânzări

Dacă nu poți accesa un modul sau o acțiune, solicită administratorului să verifice rolul tău la /admin/roles:

Referințe rapide

Workflow-uri: Lead → Cash · Full Commercial Cycle · Contract Approval + Signature · Marketing to Lead

Module: Leads · Lead Pipelines · Lead Scoring · Opportunities · Proposals · Sales Orders · Contracts · Invoices · Recurring Invoices · Payments · Sales Commission · Goals · Sales Agent · Clients

← Înapoi la Department Guides