Referent Achiziții

Departament: Achiziții
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Transformă cererile aprobate în comenzi ferme, gestionează fluxul operațional zilnic

Ce face acest rol

Referentul Achiziții este executantul operațional al departamentului — procesează cererile de achiziție aprobate, creează RFQ-uri și comenzi de achiziție, urmărește livrările și înregistrează documentele fiscale de valoare mică. Nu negociază strategic și nu gestionează relații cu furnizorii — se ocupă de execuția corectă și rapidă a tranzacțiilor.

Module utilizate zilnic

Rutina zilnică

Dimineața — procesare cereri aprobate

1. Deschide Cereri de Achiziție → filtrează status „Aprobat"
2. Pentru fiecare cerere aprobată, verifică:
   • Furnizorul preferat este specificat? → dacă da, treci direct la PO
   • Suma depășește pragul de ofertare? → dacă da, crează RFQ mai întâi
   • Articolele sunt în catalogul furnizorilor? → verifică Catalog Articole Furnizori
3. Crează Comanda de Achiziție sau RFQ corespunzătoare

În cursul zilei — urmărire comenzi active

4. Comenzi Achiziție → filtrează status „Trimis" sau „Confirmat"
5. Verifică în Portalul Furnizori dacă furnizorii au confirmat comenzile și au actualizat data estimată de livrare
6. Dacă un furnizor întârzie confirmareamai mult de 24h → contactează direct și actualizează PO-ul cu informațiile primite

Dupăamiaza — documente diverse

7. Înregistrează Chitanțele Fiscale primite pentru achizițiile cash sau cu cardul sub pragul de factură formală
8. Verifică ofertele primite pe RFQ-urile deschise → notifică Buyer-ul pentru comparare și selecție

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Cerere Aprobată → Comandă Directă (furnizor cunoscut, preț stabilit)

Cerere de Achiziție (status: Aprobat)
→ Verifici furnizorul preferat în fișa cererii
→ Verifici prețul în Catalog Articole Furnizori
→ Creezi Comanda de Achiziție cu articolele, cantitățile, prețurile
→ Trimiți PO furnizorului (email direct din platformă sau prin Portal)
→ Furnizorul confirmă în Portal → actualizezi statusul în PO
→ Depozitul primește marfa → recepție înregistrată
→ Factura furnizorului vine → predai Contabilului AP pentru potrivire

Flux 2 — Cerere Aprobată → RFQ (furnizor nespecificat sau necesită ofertare)

Cerere de Achiziție (status: Aprobat)
→ Suma > prag ofertare SAU furnizor nespecificat
→ Creezi RFQ cu articolele și cantitățile
→ Selectezi furnizorii din listă (minim 2-3)
→ Trimiți RFQ → furnizorii primesc notificare și răspund în Portal
→ Cotațiile intră în Oferte Primite
→ Predai Buyer-ului pentru comparare și selectare câștigător
→ Buyer selectează → tu convertești cotația câștigătoare în PO

Flux 3 — Înregistrare Chitanță Fiscală (achiziție cash/card)

Angajat aduce chitanță fiscală pentru o achiziție realizată
→ Verifici furnizorul există în sistem (dacă nu → îl creezi minimal)
→ Achiziții → Chitanțe Fiscale → Adaugă
→ Completezi: furnizor, dată, articole, valoare, TVA
→ Atașezi imaginea/PDF-ul chitanței
→ Salvezi → intrare disponibilă pentru reconciliere contabilă

Flux 4 — Furnizor nou (adăugare rapidă)

Cerere de achiziție de la un furnizor care nu există în sistem
→ Achiziții → Furnizori → Adaugă furnizor nou
→ Completezi: denumire, CUI, adresă, persoană contact, termeni de plată, monedă
→ Atașezi documentele de conformitate (dacă sunt solicitate)
→ Opțional: activezi accesul în Portal Furnizori (tab Contacte → email + parolă)
→ Furnizorul poate acum să primească PO-uri și să răspundă la RFQ-uri

Cum funcționează Portalul Furnizori din perspectiva ta

Când trimiți un PO sau un RFQ, furnizorul primește o notificare și îl vede în Portalul Furnizori (/purchase/vendors_portal). Tu monitorizezi din interior:

Atenție: Furnizorul poate emite factură direct din portal — aceasta apare automat în Facturi Furnizori cu statusul „Primit de la portal". Predai Contabilului AP pentru validare.

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Verifică întotdeauna Catalogul Articolelor Furnizorului înainte să creezi PO-ul. Prețul negociat de Buyer poate fi diferit de prețul standard — SKU-ul greșit sau prețul vechi generează dispute la factură.

Nu trimite PO fără să verifici datele fiscale ale furnizorului. Un furnizor cu CUI greșit sau fără IBAN înregistrat creează probleme la plată.

Marchează clar RFQ-urile care necesită decizia Buyer-ului. Nu selecta tu furnizorul câștigător dacă nu ai autoritate — înaintează cotațiile și așteaptă confirmarea.

Chitanțele fiscale înregistrate la timp evită discrepanțe la reconciliere. Nu le lăsa acumulate — înregistrează-le în aceeași zi sau cel târziu a doua zi.