Manager Depozit — WMS

Departament: Depozit & Logistică
Nivel: Management
Obiectiv principal: Eficiența operațională a depozitului, acuratețea stocului, fluxul neîntrerupt de intrări/ieșiri și integrarea OMS

Ce face acest rol

Managerul de Depozit supervizează întreaga operațiune fizică și digitală — configurează structura de depozite, gestionează catalogul de mărfuri, coordonează echipa, monitorizează KPI-urile, investighează discrepanțele și administrează integrarea OMS pentru comenzile din canale externe. Este responsabil că informațiile din CRMconnect reflectă în permanență realitatea fizică din depozit.

Module gestionate

Trasabilitatea completă — harta fluxurilor

Ca Manager, ai vizibilitate asupra întregului ciclu de viață al stocului:

INTRĂRI
─────────────────────────────────────────────────────────────
[Achiziții] Comandă Achiziție (PO)
       ↓
[Recepție] NIR — Notă de Intrare-Recepție (+ scanner coduri bare)
       ↓
[WMS] Stoc intrat în Mărfuri → Istoricul Depozitului: intrare

MIȘCĂRI INTERNE
─────────────────────────────────────────────────────────────
[Inventar] Transfer Intern (Depozit A → Depozit B)
[Producție] Bon de Consum (stoc → producție/proiecte)
[Ajustări] Ajustări & Pierderi (deteriorare, furt, expirare)

IEȘIRI
─────────────────────────────────────────────────────────────
[Vânzări] Comandă Vânzare (internă)          ┐
[OMS]     Comandă OMS (WooCommerce/mrktpl.)  ├─→ Aviz de Livrare
[B2B]     Comandă Portal Distribuitori       ┘        ↓
                                               (+ scanner verificare picking)
                                                       ↓
                                               Listă de Ambalare (manifest cursă)
                                                       ↓
                                               Stoc decrementat în Mărfuri
                                               Istoricul Depozitului: ieșire
                                               Factură generată din Aviz

RETURURI
─────────────────────────────────────────────────────────────
[Client → Depozit] Retururi Livrare → stoc reintrat (activ sau carantină)
[Depozit → Furnizor] Retururi Achiziție → stoc ieșit + recuperare valoare

RECONCILIERE
─────────────────────────────────────────────────────────────
[Periodic] Inventar Fizic (scanner) → Ajustări dacă e necesar
[Continuu] Historicul Depozitului — orice mișcare, orice operator, oricând

Configurații pe care le gestionezi tu

Structura de depozite

Depozit → Lista Depozite — creezi câte locații ai nevoie:

Fiecare depozit are stoc separat, transferurile între ele se înregistrează prin Note de Transfer Intern.

Catalogul de mărfuri (Mărfuri)

Tu ești responsabil că fiecare SKU are:

• Punct de reaprovizionare setat → declanșează alerta automată când stocul scade sub nivel
• Depozitul implicit de stocare → operatorii știu unde pun marfa la recepție
• Unitatea de măsură corectă → prevenție erori la comandare
• Evaluare (FIFO / cost mediu) → raportarea financiară corectă

Integrarea OMS — configurare canale

OmniSales → Canale de Vânzare — configurezi fiecare canal extern:

WooCommerce:
  → URL magazin, credențiale API
  → Frecvență sincronizare (ex: la 15 minute)
  → Mapare produse: SKU WooCommerce ↔ SKU intern CRMconnect
  → Mapare depozit: din ce depozit se scade stocul pentru comenzile din acest canal

Marketplace (eMag, Amazon etc.):
  → Credențiale API marketplace
  → Mapare categorii și prețuri
  → Stoc publicat pe marketplace = stoc disponibil din depozit selectat

B2B Portal Distribuitori:
  → Configurat separat în Portale → Portal Distribuitori
  → Comenzile intră în OMS → același flux de expediere

Reguli cheie la configurare OMS:

• Fiecare canal vede stocul disponibil din depozitul configurat
• Stocul scade sincronizat pe toate canalele la plasarea unei comenzi — previne supravânzarea
• Dacă un canal arată stoc incorect → verifici maparea în Canale de Vânzare

Rutina săptămânală

Luni — starea depozitului

1. Rapoarte → Stoc disponibil — vizualizare generală
2. Rapoarte → Punct de reaprovizionare — SKU-urile sub nivelul minim → transmiți lista Achizițiilor
3. Comenzi OMS — filtrezi status „Nou" fără aviz emis de > 24h → investighezi blocajul

Miercuri — audit și discrepanțe

4. Ajustări și Pierderi — revizuiești ajustările săptămânii → identifici tipare (același SKU, același operator, aceeași cauză)
5. Audit Sincronizare OMS — verifici că nu există erori de sincronizare repetate → dacă da → escaladare IT
6. Revizuiești cycle count-urile planificate → confirmi că s-au realizat

Vineri — raportare management

7. Rapoarte → Evaluare inventar → valoarea stocului la finalul săptămânii
8. Rapoarte → Rotație stoc → SKU-urile cu mișcare lentă (candidați la promoție sau lichidare)
9. Consolidezi KPI-urile săptămânii pentru raportare

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Adăugare canal OMS nou

Decizie: deschidem un nou magazin WooCommerce
→ OmniSales → Canale → Adaugă canal nou
→ Completezi: denumire, tip canal (WooCommerce/Shopify/altul), credențiale API
→ Configurezi frecvența de sincronizare (recomand: 15 min pentru comenzi, 1h pentru stoc)
→ Mapezi produsele: SKU intern ↔ SKU/ID canal extern
→ Selectezi depozitul sursă pentru stoc
→ Test: plasezi o comandă test din canal → verifici că apare în OmniSales → Comenzi
→ Verifici că stocul scade corect la confirmarea comenzii
→ Activezi canalul → operatorul de picking vede comenzile în OMS

Flux 2 — Investigare discrepanță de stoc

Raportul de cycle count arată: SKU-ul X = 80 buc. fizic, 95 buc. în sistem
Diferență: 15 buc. lipsă
→ Depozit → Istoricul Depozitului → filtrezi SKU-ul X, ultimele 30 zile
→ Analizezi toate mișcările:
   - Intrări (NIR-uri): cantitățile corespund?
   - Ieșiri (Avize): toate avizele au avizul de livrare asociat?
   - Bonuri de consum: a consumat cineva fără document?
   - Ajustări: există ajustări fără justificare clară?
→ Dacă identifici cauza → corectezi documentul problemă
→ Dacă nu → înregistrezi Ajustare cu motivul „Discrepanță neexplicată" + nota de investigație
→ Dacă tiparele se repetă → măsuri: traininguri, modificare proceduri, investigare internă

Flux 3 — Pregătire inventar anual

Cu 2 săptămâni înainte:
→ Creezi sesiunile de Inventar Fizic pe zone/categorii
→ Comunici echipei: plan numărare, zone de responsabilitate, data
→ Dacă e inventar complet: blochezi recepțiile și expedierile în ziua numărătorii (sau noaptea)

Ziua numărătorii:
→ Fiecare operator primește zona sa + scanner
→ Numărați fizic → introduceți în sesiunile din platformă
→ Nu consultați stocul din sistem în timp ce numărați

Post-numărare:
→ Platforma generează lista discrepanțelor
→ Faci a doua numărare pentru articolele cu diferențe semnificative
→ Validezi diferențele confirmate → înregistrezi ajustările
→ Salvezi raportul de inventar → predai Financiarului pentru bilanț

Flux 4 — SKU sub punctul de reaprovizionare

Raport automat sau alert: SKU-ul Y = 15 buc. disponibil, punctul minim = 50 buc.
→ Verifici cauzele: consum neobișnuit? comandă mare neașteptată? NIR întârziat?
→ Trimiți alerta către Achiziții cu: SKU, cantitate curentă, cantitate minimă, cantitate propusă comandă
→ Achizițiile emit PO urgent
→ Urmărești NIR-ul → confirmi că stocul intră la timp
→ Ajustezi punctul de reaprovizionare dacă consumul s-a modificat structural

Metrici de performanță depozit

Sfaturi practice

Stocul de carantină nu e stoc disponibil. Configurează un depozit separat de carantină — nu accepta că marfa neconformă sau returnată stă în același „depozit" cu stocul activ. Confuzia generează expedieri de produse defecte.

Sincronizarea OMS eșuată noaptea = comenzi pierdute dimineața. Verifică auditurile de sincronizare la prima oră. O eroare de API nedetectată 24h = comenzi care nu au ajuns niciodată la picking.

Punctele de reaprovizionare sunt vii, nu statice. Revizuiește-le trimestrial sau după fiecare sezon — un prag setat acum 2 ani pe volumul de atunci poate fi complet greșit azi.

Istoricul Depozitului e cel mai bun răspuns la orice reclamație. Când un client spune că a primit greșit, când un furnizor contestă o notă de debit, când Financiarul nu înțelege o valoare din bilanț — deschizi Istoricul, filtrezi, și răspunsul e acolo în maximum 2 minute.