Cum configurați o factură recurentă pentru un client cu abonament
Module implicate: Vânzări → Facturi Recurente · CRM → Clienți
Cine îl folosește: Financiar / AR, operațiuni vânzări
Timp necesar: ~5 minute per client
Prezentare generală
Facturile recurente automatizează facturarea lunară (sau trimestrială, anuală) pentru retainere, abonamente și contracte de mentenanță. Odată configurată, platforma generează și opțional trimite factura automat conform programului configurat — fără nicio acțiune manuală la fiecare ciclu.
Configurați facturile recurente înainte de finalul primei perioade de facturare manuală — nu după câteva luni de facturare ad-hoc. Curățarea retroactivă (anularea facturilor emise manual și înlocuirea cu o serie recurentă) consumă mult timp.
Pas cu pas
1. Navigați la Facturi Recurente
Mergeți la Vânzări → Facturi Recurente → Adaugă (sau faceți clic pe meniul de creare rapidă + și selectați Factură Recurentă).
2. Selectați clientul
În câmpul Client, căutați și selectați clientul. Toate detaliile de facturare (adresă, cod fiscal, monedă) sunt preluate automat.
Dacă clientul are asignată o listă de prețuri specifică, acea listă este aplicată automat la liniile de articole. Verificați că prețurile unitare din Pasul 3 corespund tarifului agreat.
3. Adăugați liniile de articole
Faceți clic pe Adaugă Articol și selectați serviciul sau produsul din catalogul dvs. Setați:
- Cantitate — unități per ciclu de facturare
- Preț unitar — tariful recurent
- Cotă TVA — aplicată per linie; de obicei cota dvs. standard de TVA
- Descriere — acest text apare pe fiecare factură generată (faceți-l recognoscibil pentru client)
Repetați pentru fiecare componentă a taxei recurente (ex: licență software + ore suport ca linii separate).
4. Configurați programul
| Câmp | Ce să setați |
|---|---|
| Data de start | Prima dată de generare a facturii |
| Frecvență | Lunar / Trimestrial / Anual / Personalizat |
| Data facturii următoare | De obicei cu 3–5 zile înainte de data scadenței de plată |
| Data de final | Lăsați necompletat pentru durată nedeterminată; setați dacă contractul are un termen fix |
| Trimitere automată | Activați pentru a trimite factura clientului automat la generare |
Dacă Trimitere automată este ACTIVATĂ, factura ajunge la client imediat când este generată — fără etapă de revizuire. Activați aceasta doar dacă suma recurentă este fixă și nu aveți niciodată nevoie să o ajustați înainte de trimitere.
5. Setați scadența plății
În câmpul Termeni de Plată sau Dată Scadentă, setați numărul de zile pe care clientul le are la dispoziție pentru a plăti după data facturii (ex: Net 15, Net 30). Aceasta determină când factura trece la „Restantă" dacă nu este plătită.
6. Legați de contract (opțional, dar recomandat)
Dacă această factură recurentă corespunde unui contract semnat, legați-l în câmpul Contract. Aceasta conectează seria de facturi la înregistrarea contractului CRM, astfel încât managerii de cont pot vedea istoricul de facturare direct din pagina contractului.
7. Salvați și activați
Faceți clic pe Salvează. Seria de facturi recurente este acum activă. Platforma generează prima factură la Data Facturii Următoare setată.
Pentru verificare: mergeți la Vânzări → Facturi Recurente și confirmați că intrarea arată statusul Activ cu data corectă de generare următoare.
8. Revizuiți prima factură generată
La sau după prima dată de generare, mergeți la Vânzări → Facturi și verificați factura nou creată. Verificați:
- Detaliile clientului sunt corecte
- Liniile de articole și sumele corespund acordului
- TVA este aplicat corect
- Dacă trimiterea automată este dezactivată, trimiteți factura manual din detaliul facturii
Setați un reminder în calendar pentru a verifica manual primele două facturi generate — aceasta detectează eventualele erori de configurare (preț greșit, cotă TVA greșită) înainte ca clientul să o primească. După două cicluri confirmate corecte, puteți avea încredere în automatizare.
Rezultat
Clientul este facturat automat la fiecare ciclu fără nicio muncă manuală. Finanțele au un venit recurent predictibil vizibil în lista de facturi, iar legătura contract-factură oferă o documentație completă pentru fiecare relație de facturare.
Lăsați primul ciclu de factură recurentă să se genereze și revizuiți-l manual înainte de activarea trimiterii automate — verificați că factura generată are clientul corect, suma, taxa și termenii de plată înainte ca livrarea automată să înceapă să trimită clienților reali.
Facturile recurente sunt generate de job-ul cron programat și emise cu data ciclului de generare, nu data originală de configurare. Dacă un ciclu este ratat din cauza unei probleme de sistem, factura lipsă trebuie creată manual — sistemul nu completează automat ciclurile sărite.