Responsable des Achats

Département : Achats
Niveau : Management
Objectif principal : Efficacité et conformité de l'ensemble du processus achat-à-paiement, économies par catégorie, performance fournisseurs

Ce que fait ce rôle

Le Responsable des Achats dirige l'équipe opérationnelle (Agents, Acheteurs, Comptable AP), définit la politique d'achat dans la plateforme, surveille les KPIs, supervise les relations fournisseurs stratégiques et prend les décisions finales sur les transactions complexes ou exceptionnelles.

Modules utilisés régulièrement

Routine hebdomadaire

Lundi — contrôle de la santé du processus

1. Bons de commande → filtrer les commandes sans confirmation fournisseur > 48h → identifier les blocages
2. Factures fournisseur → filtrer les retards > 7 jours → décider : escalader, négocier les conditions, note de débit
3. Demandes d'achat → filtrer les demandes avec statut « En attente » nécessitant votre approbation

Mercredi — revue de performance

4. Analyser par fournisseur (depuis Commandes + Factures) : livraisons à l'heure, écarts, notes de débit émises
5. Identifier les fournisseurs sous-performants → décider : avertissement, plan de remédiation, remplacement dans la catégorie
6. Vérifier les Contrats expirant dans 90 jours → planifier la négociation / renouvellement

Vendredi — reporting et configuration

7. Réviser les dépenses de la semaine par catégorie
8. Mettre à jour les Paramètres si des changements de politique existent (seuils d'approbation, conditions par défaut)

Configurations que vous gérez

Seuils d'approbation (Paramètres achats)

Définir qui peut approuver quelle valeur :

Configurer ces seuils dans Achats → Paramètres → Seuils d'approbation. Toute demande d'achat soumise est automatiquement acheminée vers l'approbateur approprié.

Conditions par défaut pour les nouveaux fournisseurs

Dans Paramètres, définir les conditions appliquées automatiquement lors de l'enregistrement d'un nouveau fournisseur :

• Conditions de paiement par défaut (ex. 30 jours)
• Devise par défaut
• Taux de TVA par défaut

Les Acheteurs et Agents n'ont pas besoin de les remplir manuellement pour chaque nouveau fournisseur.

Structure des catégories

Achats → Catégories — la structure que vous définissez détermine :

• Comment les dépenses sont regroupées dans les rapports
• À qui les approbations sont acheminées par catégorie (si vous avez des Acheteurs spécialisés par catégorie)
• Comment vous analysez l'évolution des dépenses dans le temps

Workflows clés

Workflow 1 — Approuver une demande d'achat de grande valeur

Demande d'achat → valeur > votre seuil d'approbation
→ Recevoir la notification → ouvrir la demande
→ Examiner : justification métier, fournisseur proposé, budget disponible
→ Approuver → la demande passe à l'Acheteur pour RFQ/BC
→ Rejeter avec commentaire → le demandeur est informé avec la raison
→ Rediriger → transmettre à un autre approbateur en cas de conflit d'intérêts

Workflow 2 — Fournisseur stratégique avec problème de performance

Identifier : livraisons retardées sur 3 des 5 dernières commandes
→ Analyser depuis Bons de commande : ETA promise vs. ETA réelle
→ Vérifier les Notes de débit : combien de corrections qualité/quantité sur les 6 derniers mois
→ Organiser une discussion avec le fournisseur (hors plateforme)
→ Si le fournisseur s'engage sur un plan de remédiation : documenter le plan → surveiller
→ Si la performance persiste : lancer un RFQ concurrentiel → remplacer le fournisseur dans la catégorie
→ Mettre à jour les notes dans la fiche fournisseur dans Fournisseurs

Workflow 3 — Configurer l'accès au Portail fournisseur pour un partenaire stratégique

Fournisseur stratégique devant voir les BC et émettre des factures directement dans le portail
→ Achats → Fournisseurs → ouvrir le fournisseur
→ Onglet Contacts → ajouter le contact avec email + mot de passe
→ Cocher l'accès portail
→ Configurer les permissions : quelles sections sont visibles (Commandes, Factures, Devis, Catalogue)
→ Envoyer les identifiants au fournisseur

Désormais :
→ Le fournisseur reçoit des notifications pour chaque nouveau BC
→ Confirme les commandes directement dans le portail
→ Émet des factures dans le portail → apparaissent automatiquement chez le Comptable AP
→ Vous surveillez l'activité depuis Bons de commande et Factures fournisseur

Workflow 4 — Analyse des dépenses et stratégie de catégorie

Au début de chaque trimestre :
→ Achats → Catégories + rapports → analyser les dépenses du trimestre précédent
→ Identifier : catégories avec augmentations inexpliquées, fournisseurs à fort volume sans contrat, catégories avec fournisseur unique (risque mono-source)
→ Définir les actions :
   - Catégories mono-source → lancer un RFQ pour fournisseur alternatif
   - Grands volumes sans contrat → mandater l'Acheteur pour négociation
   - Augmentations de prix > 10% → analyser si généralisées au marché ou spécifiques au fournisseur
→ Mettre à jour les Catégories et seuils si la structure organisationnelle a changé

Indicateurs de santé du département

Conseils pratiques

Les seuils d'approbation sont une politique de l'entreprise — ne les modifiez pas sans alignement avec les Finances. Un seuil trop élevé élimine le contrôle ; trop bas paralyse les opérations avec des approbations inutiles.

Activez le Portail pour les fournisseurs avec > 5 BC/mois. Les fournisseurs qui confirment et facturent dans le portail réduisent les erreurs de saisie manuelle et accélèrent le processus AP de 30-50%.

Révisez les catégories tous les 6 mois. Une structure de catégories qui ne reflète pas la réalité des achats fausse les rapports et rend l'analyse des dépenses inutile.

Documentez les décisions de sélection des fournisseurs. Quand vous choisissez un fournisseur plus cher pour des raisons valables (fiabilité, qualité, délai), enregistrez la décision dans la plateforme. Les auditeurs et la direction poseront la question.