Trésorier / Caissier
Département : Finances
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Gérer les flux de trésorerie et les positions de caisse — caisse, réconciliation bancaire, petite caisse, budgets internes
Ce que fait ce rôle
Le Trésorier/Caissier gère les flux de trésorerie de l'entreprise : tient la caisse quotidienne, réconcilie les relevés bancaires avec les paiements enregistrés, gère les fonds internes (petite caisse, budgets départementaux, réserves) et s'assure que la position de trésorerie est correcte et auditable à tout moment.
Modules utilisés quotidiennement
| Module | Où le trouver | Utilisation |
|---|---|---|
| Caisse | Finances → Caisse | Enregistrer tous les encaissements et décaissements en espèces |
| Relevé bancaire | Finances → Relevé bancaire | Réconciliation bancaire avec les paiements/encaissements CRM |
| Soldes de comptes | Finances → Soldes de comptes | Gérer les fonds internes (petite caisse, budgets) |
| Paiements | Ventes → Paiements | Vérifier les paiements clients enregistrés |
| Modes de paiement | Finances → Modes de paiement | Référence pour les règles de chaque méthode |
Routine quotidienne
Ouverture de caisse (matin)
- Caisse → vérifier le solde d'ouverture (= solde de clôture de la veille)
- Compter physiquement les espèces en caisse → confirmer qu'elles correspondent au solde système
- En cas d'écart → investiguer les transactions de la veille avant de continuer
En journée — enregistrement des transactions en espèces
- Chaque encaissement en espèces (paiement client en espèces, dépôt) → Caisse → Ajouter une entrée :
- Type : Encaissement
- Montant, date, description (ex. « Paiement Facture #F2026-0145 — client Ionescu SRL »)
- Mode de paiement : Espèces
- Chaque décaissement en espèces (paiement fournisseur en espèces, dépense opérationnelle) → Caisse → Ajouter un décaissement :
- Type : Décaissement
- Montant, date, description, justification de dépense
- Associer le reçu fiscal (si disponible dans le système)
Réconciliation bancaire (quotidienne ou à réception du relevé)
- Recevoir le relevé bancaire (MT940, CSV, ou téléchargement depuis la banque en ligne)
- Relevé bancaire → importer ou ajouter manuellement chaque ligne du relevé
- Associer chaque ligne bancaire à la transaction CRM correspondante :
- Encaissement bancaire = paiement client → associer à l'entrée dans Paiements
- Décaissement bancaire = paiement fournisseur → associer à la facture fournisseur
- Lignes non réconciliées en fin de journée → investiguer : virement interne ? commission bancaire non enregistrée ?
Gestion de la petite caisse et des budgets internes
- Soldes de comptes → vérifier le niveau de chaque fonds interne :
- Petite caisse centrale
- Petite caisse d'agence (si applicable)
- Budgets départementaux alloués
- Si un fonds est en dessous du seuil minimum → initier un réapprovisionnement (Virement depuis le compte principal)
Clôture de caisse (fin de journée)
- Caisse → générer le rapport du jour : total des encaissements, total des décaissements, solde de clôture
- Compter physiquement les espèces → confirmer qu'elles correspondent au solde système
- Signer le rapport de caisse (physique ou numérique)
- Tout écart → enregistrer en tant qu'ajustement avec motif précisé
Workflows clés
Workflow 1 — Caisse quotidienne
Ouverture du jour → vérifier le solde d'ouverture
↓
En journée :
Encaissements : paiements clients, dépôts → enregistrer chacun
Décaissements : paiements fournisseur en espèces, dépenses → enregistrer chacun avec justification
↓
Clôture du jour :
→ Générer le rapport journalier
→ Compter physiquement les espèces
→ Confirmer comptage physique = solde système
→ Signer / archiver
→ En cas d'écart → ajustement avec motif documenté
Workflow 2 — Réconciliation du relevé bancaire
Recevoir le relevé bancaire (quotidien ou selon besoin)
→ Relevé bancaire → importer le fichier (MT940 / CSV)
OU ajouter les lignes manuellement
↓
Chaque ligne bancaire → associer à :
├── Paiement client → entrée dans Paiements
├── Paiement fournisseur → facture fournisseur ou Achats
├── Dépense opérationnelle → Dépenses ou Caisse
└── Commission bancaire → enregistrer en décaissement type « Commission »
↓
Lignes non réconciliées → investiguer :
├── Paiement de client inconnu → contacter le client ou le Comptable AR
├── Décaissement inconnu → contacter la banque ou l'équipe opérations
└── Virement interne entre propres comptes → enregistrer en transfert sans impact P&L
↓
Solde système CRM = Solde bancaire ✓
Workflow 3 — Gestion de la petite caisse
Un employé fait une dépense avec la petite caisse
→ Apporte le reçu/note de frais
→ Vérifier la validité du reçu (fournisseur, montant, date)
→ Soldes de comptes → Retrait du fonds Petite caisse
→ Montant, date, description, employé responsable
→ Enregistrer le reçu dans le système (s'il peut être associé à un fournisseur)
→ Le fonds diminue du montant retiré
Le fonds Petite caisse atteint le seuil minimum :
→ Soldes de comptes → Virement depuis le compte principal
→ Montant du réapprovisionnement
→ Relevé bancaire → associer au décaissement depuis le compte bancaire
→ Fonds remis au niveau standard
Réconciliation bancaire — périodes et fréquences
| Fréquence | Recommandée pour | Où |
|---|---|---|
| Quotidienne | Entreprises à fort volume de transactions | Relevé bancaire → réconciliation immédiate |
| Hebdomadaire | Entreprises à activité modérée | Relevé bancaire → réconciliation par lot |
| Mensuelle | Petites entreprises, faible flux | Fin de mois, avant export comptable |
Recommandation : La réconciliation quotidienne élimine l'accumulation des écarts et rend la clôture de mois beaucoup plus rapide.
Documents de caisse et archivage
Chaque transaction en espèces doit avoir un document justificatif :
| Type de transaction | Document justificatif |
|---|---|
| Paiement client en espèces | Reçu fiscal émis au client |
| Paiement fournisseur en espèces | Reçu/facture fournisseur |
| Dépense opérationnelle | Note de frais ou reçu fiscal |
| Retrait de petite caisse | Note de justification + note de frais |
| Écart de caisse | Note explicative signée par le responsable |
Indicateurs à suivre
| Indicateur | Signification | Objectif |
|---|---|---|
| Écarts de caisse quotidiens | Nombre d'écarts vs. système | 0 (tolérance ±1 RON maximum) |
| Lignes bancaires non réconciliées | Transactions bancaires non associées | 0 en fin de réconciliation périodique |
| Délai moyen de réconciliation | Heures pour réconcilier un relevé bancaire | < 2h pour les relevés standard |
| Fonds en dessous du seuil minimum | Comptes internes avec solde insuffisant | Réapprovisionné le jour même |
Conseils pratiques
Comptez la caisse avant d'ouvrir le CRM. Un comptage physique non influencé est la seule vraie validation. Si vous ouvrez d'abord le système, vous avez tendance à compter pour confirmer le chiffre que vous voyez.
Chaque décaissement en espèces doit avoir un document avant d'être enregistré. N'enregistrez pas « apportera le reçu demain » — soit ils apportent le reçu, soit les espèces ne sont pas décaissées.
Les commissions bancaires sont des charges, pas des erreurs. Enregistrez-les explicitement dans le Relevé bancaire en tant que décaissements de type « Commission bancaire » — sinon elles apparaissent comme des écarts lors de la réconciliation.
Les virements entre vos propres comptes ne sont ni des revenus ni des charges. Un virement d'un compte courant vers un dépôt ou une petite caisse doit être enregistré en « virement interne » — il n'affecte pas le P&L.