Υπεύθυνος Στελέχωσης
Τμήμα: Ανθρώπινο Δυναμικό
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Προσέλκυση και επιλογή κατάλληλων υποψηφίων — από ανάγκη πρόσληψης έως πρώτη υπογεγραμμένη σύμβαση
Τι κάνει αυτός ο ρόλος
Ο Υπεύθυνος Στελέχωσης διαχειρίζεται ολόκληρο τον κύκλο απόκτησης ταλέντων στο CRMconnect: δημιουργεί προτάσεις στελέχωσης, ξεκινά εκστρατείες, παρακολουθεί υποψηφίους στον αγωγό, προγραμματίζει συνεντεύξεις και παραδίδει τον νέο υπάλληλο στον HR Ειδικό μετά την υπογραφή σύμβασης. Εργάζεται με ATS ενσωματωμένο απευθείας στο CRM.
Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά
| Ενότητα | Πού βρίσκεται | Για τι τη χρησιμοποιείτε |
|---|---|---|
| Στελέχωση | ΑΔ → Στελέχωση | Κύρια ουρά — προτάσεις, εκστρατείες, υποψήφιοι |
| Προσωπικό | ΑΔ → Προσωπικό | Επαλήθευση σωστής δημιουργίας νέου υπαλλήλου |
| Προφίλ ΑΔ | ΑΔ → Προφίλ ΑΔ | Παράδοση φακέλου στον HR Ειδικό |
| Εργασίες | Λειτουργίες → Εργασίες | Παρακολούθηση ενεργειών ανά υποψήφιο |
Αγωγός υποψηφίων — καταστάσεις και τι να κάνετε
| Κατάσταση | Κωδ. | Τι σημαίνει | Η ενέργειά σας |
|---|---|---|---|
| Αίτηση | 1 | Εληφθείσα βιογραφία, μη ελεγμένη | Ελέγξτε βιογραφία → μεταφέρετε στο 2 ή απορρίψτε |
| Δυνητικός | 2 | Επιλεγμένη βιογραφία | Επικοινωνία → 10–15 λεπτά τηλεφωνική προαξιολόγηση |
| Συνέντευξη | 3 | Προγραμματισμένος για συνέντευξη | Επιβεβαιώστε ημερομηνία, στείλτε λεπτομέρειες |
| Πέρασε Συνέντευξη | 4 | Πέρασε αρχική συνέντευξη | Τεχνική / συνέντευξη με Διαχειριστή |
| Αποστολή Προσφοράς | 5 | Τελική επιλογή, εστάλη προσφορά | Email με προσφορά → αναμονή απάντησης |
| Επιλεγμένος | 6 | Αποδέχτηκε → Αυτ. δημιουργία Προσωπικού | Παράδοση στον HR Ειδικό |
| Μη Επιλεγμένος | 7 | Απορρίφθηκε | Email ευχαριστίας (συνιστάται) |
| Χωρίς Απάντηση | 8 | Δεν απάντησε στην προσφορά | Follow-up μετά 3 ημέρες → αν ακόμα όχι → Μη Επιλεγμένος |
Ημερήσια ρουτίνα
Πρωί — επισκόπηση αγωγού
- Στελέχωση → Υποψήφιοι → φίλτρο ανά ενεργή εκστρατεία → ταξινόμηση κατά κατάσταση
- Νέοι υποψήφιοι (κατ. 1 — Αίτηση) από χθες → ελέγξτε βιογραφίες → μετακινήστε στο 2 ή απορρίψτε
- Υποψήφιοι σε κατάσταση 3 (Συνέντευξη) με συνέντευξη σήμερα → επιβεβαιώστε
- Υποψήφιοι σε κατάσταση 5 (Αποστολή Προσφοράς) χωρίς απάντηση > 3 ημέρες → follow-up
Βασικές ροές εργασίας
Ροή εργασίας 1 — Άνοιγμα νέας θέσης (από αρχή έως τέλος)
Διαχειριστής τμήματος εντοπίζει ανάγκη πρόσληψης
↓
Στελέχωση → Προτάσεις → Προσθήκη:
- Θέση, Τμήμα
- Αριθμός κενών θέσεων
- Περίοδος: ημερομηνία έναρξης–λήξης
→ Η πρόταση αποστέλλεται για έγκριση
↓
Εγκεκριμένη πρόταση → Νέα εκστρατεία:
- Τίτλος θέσης + λεπτομερής περιγραφή
- Κανάλια διανομής (LinkedIn, eJobs, εσωτερικά)
- Σύνδεσμος αίτησης (αν εξωτερικός) ή εσωτερική φόρμα
↓
Ληφθείσα βιογραφία → Υποψήφιοι προστίθενται → Ενεργός αγωγός
Ροή εργασίας 2 — Διαχείριση υποψηφίου στον αγωγό
Ληφθείσα βιογραφία → Υποψήφιος προστέθηκε (κατ.: 1 - Αίτηση)
↓
Ελέγξτε βιογραφία:
├── Ακατάλληλος → Μη Επιλεγμένος (7) + email ευχαριστίας
└── Υποσχόμενος → Δυνητικός (2)
↓
Τηλεφωνική προαξιολόγηση (10–15 λεπτά):
- Διαθεσιμότητα, μισθολογικές προσδοκίες, κίνητρα, εμπειρία
├── Ακατάλληλος → Μη Επιλεγμένος (7)
└── Κατάλληλος → Συνέντευξη (3) → προγραμματίστε
↓
Πρόσωπο με πρόσωπο / βίντεο συνέντευξη:
- Συμπληρώστε έντυπο αξιολόγησης
├── Δεν πέρασε → Μη Επιλεγμένος (7)
└── Πέρασε → Πέρασε Συνέντευξη (4)
↓
Τελική συνέντευξη με Διαχειριστή:
├── Απορρίφθηκε → Μη Επιλεγμένος (7)
└── Έγινε δεκτός → Αποστολή Προσφοράς (5)
↓
Email προσφοράς αποστάλθηκε:
├── Αρνείται → follow-up → επανενεργοποίηση άλλου υποψηφίου
└── Αποδέχεται → Επιλεγμένος (6) → Αυτ. δημιουργία Προσωπικού → παράδοση
Βασικές μετρήσεις
| Μέτρηση | Τι σημαίνει | Στόχος |
|---|---|---|
| Χρόνος πρόσληψης | Ημέρες από εγκεκριμένη πρόταση έως Επιλεγμένος | Ποικίλλει· benchmark 3–6 εβδομάδες |
| Ποσοστό μετατροπής ανά στάδιο | % υποψηφίων που προχωρούν | Αίτηση→Δυν.: > 20%; Δυν.→Επιλ.: > 10% |
| Κόστος ανά πρόσληψη | Έξοδα στελέχωσης / αριθμός προσλήψεων | Παρακολούθηση ανά κανάλι |
| Ποσοστό αποδοχής προσφοράς | % αποδεκτών προσφορών από το σύνολο | > 80% |
Πρακτικές συμβουλές
Ενημερώνετε καταστάσεις υποψηφίων την ίδια ημέρα με την αλληλεπίδραση. Ένας μη ενημερωμένος αγωγός είναι χειρότερος από κανέναν — παίρνετε αποφάσεις βάσει λανθασμένων πληροφοριών.
Στείλτε email ευχαριστίας σε απορριφθέντες υποψηφίους. Δεν απαιτείται τεχνικά, αλλά είναι ουσιαστικό για τη φήμη της εταιρείας ως εργοδότης.
Τεκμηριώστε τον λόγο απόρριψης. Όχι «ακατάλληλος» — αλλά «αναμενόμενος μισθός 2,5× του διαθέσιμου προϋπολογισμού» ή «καμία εμπειρία στο X».