Γενικός Λογιστής / Φορολογικός Λογιστής

Τμήμα: Οικονομικά
Επίπεδο: Ανώτερο επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Διατήρηση ορθής λογιστικής δομής, διασφάλιση φορολογικής συμμόρφωσης και συγχρονισμός του CRMconnect με το λογιστικό λογισμικό

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Γενικός/Φορολογικός Λογιστής διαμορφώνει και διατηρεί την οικονομική υποδομή του CRMconnect: λογιστικό σχέδιο, συντελεστές ΦΠΑ, νομίσματα και συναλλαγματικές ισοτιμίες, τρόπους πληρωμής. Διαχειρίζεται τη συμμόρφωση με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια σε επίπεδο συστήματος και εξάγει λειτουργικά δεδομένα από το CRM στο λογιστικό λογισμικό (Saga, WinMentor). Είναι το πρόσωπο που γνωρίζει γιατί ένα φορολογικό έγγραφο έχει την εμφάνιση που έχει.

Ενότητες που χρησιμοποιούνται τακτικά

Ρυθμίσεις που διαχειρίζεστε

Λογιστικό Σχέδιο (`/admin/chart_of_accounts`)

Η λογιστική δομή στην οποία αντιστοιχίζονται όλες οι συναλλαγές του CRM. Οργανωμένη κατά κλάση:

• Κλάση 1–4: Λογαριασμοί ισολογισμού (ενεργητικό, παθητικό, ίδια κεφάλαια)
• Κλάση 5: Λογαριασμοί ταμείου
• Κλάση 6: Έξοδα (τιμολόγια προμηθευτών, μισθοί, αποσβέσεις)
• Κλάση 7: Έσοδα (εκδιδόμενα τιμολόγια, λοιπά έσοδα)

Πότε να ενημερώνετε: Κατά την έναρξη της λογιστικής περιόδου, κατά την προσθήκη νέων δραστηριοτήτων, κατόπιν αιτήματος του εξωτερικού ελεγκτή.

Φόροι / ΦΠΑ (`/admin/taxes`)

Ορίστε κάθε συντελεστή ΦΠΑ που χρησιμοποιείται στα έγγραφα:

Πότε να ενημερώνετε: Κατά νομοθετικές αλλαγές, κατά την προσθήκη νέων κατηγοριών προϊόντων με διαφορετικούς συντελεστές.

Νομίσματα (`/admin/currencies`)

Ρυθμίστε κάθε νόμισμα στο οποίο τιμολογείτε ή αγοράζετε:

• Συναλλαγματική ισοτιμία: χειροκίνητη (ενημέρωση καθημερινά/εβδομαδιαία) ή αυτόματη ροή από BNR/ECB
• Βασικό νόμισμα: RON (για αναφορές)
• Επίπτωση: Όλα τα τιμολόγια σε ξένο νόμισμα μετατρέπονται αυτόματα σε RON για αναφορές

Πότε να ενημερώνετε: Καθημερινά ή εβδομαδιαία εάν έχετε μεγάλους όγκους συναλλαγών σε ξένο νόμισμα· κατά την εκκίνηση νέων διεθνών αγορών.

Τρόποι Πληρωμής (`/admin/paymentmodes`)

Ορίστε αποδεκτούς τρόπους: Τραπεζικό έμβασμα, Κάρτα (Visa/MC/Amex), Μετρητά, PayPal, Stripe, άλλες πύλες.

Ρύθμιση ανά τρόπο:

• Προμήθεια (%) — αφαιρείται αυτόματα κατά την καταχώρηση της πληρωμής
• Λογαριασμός συμφωνίας — ο λογαριασμός Γ.Λ. στον οποίο καταχωρείται η πληρωμή
• Ημέρες διακανονισμού — για πύλες που διακανονίζουν με καθυστέρηση

Ρύθμιση ηλεκτρονικού τιμολογίου — αρμοδιότητα συστήματος

Αρχική ρύθμιση (μόνο μία φορά)

1. /admin/billing/efactura → εμφανίζεται σύνδεσμος εξουσιοδότησης
2. Αποστολή του συνδέσμου στον νόμιμο εκπρόσωπο ή εξουσιοδοτημένο πρόσωπο με ψηφιακό πιστοποιητικό
3. Πιστοποιείται με το πιστοποιητικό του → το token αποθηκεύεται αυτόματα
4. Επαλήθευση ότι το company_vat στις ρυθμίσεις περιέχει τον αριθμητικό ΑΦΜ (χωρίς πρόθεμα RO)
5. Ρύθμιση:
   • Αυτόματη εισαγωγή ηλ. τιμολογίου: ΕΝΕΡΓΟ (εισάγει αυτόματα τιμολόγια προμηθευτών από SPV, κάθε 3–6 ώρες)
   • Αυτόματη αποστολή ηλ. τιμολογίου: ΕΝΕΡΓΟ, ημέρες = 3 (υποβάλλει αυτόματα μετά από 3 ημέρες — δίνει χρόνο στην ομάδα να διορθώσει τυχόν σφάλματα)

Περιοδική συντήρηση

Ενσωμάτωση SAGA

Πού: /admin/saga

Το SAGA είναι το πιο διαδεδομένο λογιστικό λογισμικό στη Ρουμανία. Η ενσωμάτωση επιτρέπει τα λειτουργικά δεδομένα από το CRMconnect (τιμολόγια, πληρωμές, έξοδα) να φτάνουν αυτόματα στο SAGA χωρίς χειροκίνητη επανεισαγωγή.

Τυπική ροή:

CRMconnect → συναλλαγές που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της ημέρας
       ↓
Εξαγωγή SAGA (καθημερινά ή εβδομαδιαία)
  → Εκδιδόμενα τιμολόγια: με αριθμό, πελάτη, ποσά, λογαριασμούς Γ.Λ.
  → Ληφθείσες πληρωμές: με σύνδεση τιμολογίου
  → Τιμολόγια προμηθευτών: με συνδεδεμένη ΑΠ, λογαριασμούς εξόδων
       ↓
SAGA → αυτόματες λογιστικές εγγραφές
  → Δημιουργία ημερολογιακών εγγραφών
  → Ενημερωμένος ισοζύγιο
  → Φορολογικές δηλώσεις (D300, D394)

Τι να ρυθμίσετε στο CRM για το SAGA:

• Αντιστοίχιση λογαριασμών Γ.Λ. από το CRM σε λογαριασμούς SAGA
• Συχνότητα εξαγωγής (συνιστάται καθημερινά για μεγάλο όγκο)
• Φίλτρα εξαγωγής (ποια περίοδος, ποιοι τύποι εγγράφων)

Ενσωμάτωση WinMentor

Πού: /admin/winmentor

Το WinMentor χρησιμοποιείται από εταιρείες που χρειάζονται ένα πιο ολοκληρωμένο λογιστικό ERP. Η ενσωμάτωση λειτουργεί παρόμοια με το SAGA:

CRMconnect (λειτουργίες) ←→ WinMentor (λογιστική)
  → Εξαγωγή εκδιδόμενων και ληφθέντων τιμολογίων
  → Εισαγωγή λογιστικού σχεδίου από το WinMentor
  → Συγχρονισμός συνεργατών (πελάτες, προμηθευτές)

Διαφορά από SAGA: Το WinMentor διαχειρίζεται επίσης αποθέματα και παραγωγή — βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν αντίγραφα μεταξύ της ενότητας WMS του CRM και της ενότητας αποθεμάτων του WinMentor.

Μηνιαία ρουτίνα — κλείσιμο μήνα

1η εβδομάδα του νέου μήνα (για τον προηγούμενο μήνα)

1. Έλεγχος τιμολογίων: Έχουν όλα τα τιμολόγια του προηγούμενου μήνα οριστική κατάσταση (Πληρωμένο / Ληξιπρόθεσμο / Ακυρωμένο);
2. Ηλ. Τιμολόγιο: Έχουν όλα τα επιλέξιμα Β2Β τιμολόγια κατάσταση «Επικυρωμένο» στον ANAF; Υπάρχουν μη επιλυμένα σφάλματα;
3. Κατάσταση Τράπεζας: Έχουν συμφωνηθεί όλες οι συναλλαγές του προηγούμενου μήνα;
4. Εξαγωγή SAGA/WinMentor: Εκτέλεση πλήρους εξαγωγής του προηγούμενου μήνα
5. Έλεγχος ΦΠΑ: Συμφωνεί ο εισπραχθείς ΦΠΑ (στα τιμολόγια) και ο εκπιπτόμενος ΦΠΑ (στα τιμολόγια προμηθευτών) με τη δήλωση D300;

Ποιοτικοί έλεγχοι πριν από την εξαγωγή

Μετρικές παρακολούθησης

Πρακτικές συμβουλές

Το token ANAF λήγει — ορίστε υπενθύμιση 2 εβδομάδες νωρίτερα. Ένα ληγμένο token σημαίνει ότι τα ηλ. τιμολόγια σταματούν να αποστέλλονται = πιθανά πρόστιμα. Ελέγχετε την ημερομηνία λήξης κάθε μήνα.

Η αυτόματη αποστολή με καθυστέρηση 3 ημερών είναι ασφαλέστερη από την άμεση υποβολή. Εάν οι Πωλήσεις έκαναν λάθος στο τιμολόγιο, έχετε 3 ημέρες για να το διορθώσετε πριν φτάσει στον ANAF. Ένα τιμολόγιο που υποβλήθηκε στον ANAF με λανθασμένα δεδομένα είναι δύσκολο να αναστραφεί.

Μην αλλάζετε συντελεστές ΦΠΑ στη μέση του μήνα. Η αναδρομική τροποποίηση ενός ενεργού συντελεστή ΦΠΑ επηρεάζει τους υπολογισμούς σε ημιτελή έγγραφα. Κάντε αλλαγές την 1η του μήνα.

Διατηρήστε την αντιστοίχιση λογαριασμών Γ.Λ. συγχρονισμένη με SAGA/WinMentor. Αν προσθέσετε νέο λογαριασμό στο SAGA και ξεχάσετε να τον αντιστοιχίσετε στο CRM, οι σχετικές συναλλαγές δεν θα εξαχθούν.