Λογιστής AP — Πληρωτέοι Λογαριασμοί

Τμήμα: Προμήθειες (στενή συνεργασία με το Οικονομικό Τμήμα)
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Επικύρωση τιμολογίων προμηθευτών και συντονισμός πληρωμών — ορθά, εγκαίρως, χωρίς υπερπληρωμές

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Λογιστής AP είναι η πύλη ελέγχου πληρωμών προς τους προμηθευτές. Δεν αγοράζει ούτε διαπραγματεύεται — επαληθεύει ότι κάθε τιμολόγιο που λαμβάνεται αντιστοιχεί σε πραγματική παραγγελία και πραγματική παράδοση (τριπλή αντιστοίχιση: ΕΑ + Απόδειξη + Τιμολόγιο), εγκρίνει για πληρωμή, διαχειρίζεται διορθώσεις μέσω χρεωστικών σημειωμάτων και ετοιμάζει το πακέτο πληρωμής για το ταμείο.

Μονάδες που χρησιμοποιούνται καθημερινά

Καθημερινή ρουτίνα

Πρωί — νέα ουρά τιμολογίων

1. Τιμολόγια Προμηθευτών → φίλτρο κατά κατάσταση "Ληφθέν" ή "Μη επικυρωμένο"
2. Για κάθε νέο τιμολόγιο → έλεγχος τριπλής αντιστοίχισης:
   • Υπάρχει η αντίστοιχη ΕΑ; → αναζήτηση αριθμού ΕΑ από το τιμολόγιο στις Εντολές Αγοράς
   • Έχει καταγραφεί η απόδειξη από την αποθήκη; → επιβεβαίωση με αποθήκη αν υπάρχει αβεβαιότητα
   • Συμφωνούν οι αξίες; → τιμή, ποσότητα, ΦΠΑ πανομοιότυπα με την ΕΑ
3. Εάν και τα 3 συμφωνούν → έγκριση τιμολογίου για πληρωμή
4. Εάν υπάρχει απόκλιση → χειρισμός ανά περίπτωση (βλέπε ροές εργασίας)

Απόγευμα — ημερομηνίες λήξης και προετοιμασία πληρωμής

5. Φίλτρο εγκεκριμένων τιμολογίων κατά Ημερομηνία Λήξης → εντοπισμός όσων λήγουν σε 3-5 ημέρες
6. Ενοποίηση λίστας πληρωμών για το ταμείο (εξαγωγή ή αναφορά)
7. Επαλήθευση ότι τα στοιχεία πληρωμής του προμηθευτή είναι πλήρη στους Προμηθευτές (IBAN, τράπεζα)

Εβδομαδιαία

8. Τιμολόγια καθυστερημένα > 7 ημέρες μετά την ημερομηνία λήξης → κλιμάκωση στον Διευθυντή για απόφαση
9. Συμφιλίωση συσσωρευμένων αποδείξεων — όλα όσα έφερε η ομάδα την τρέχουσα εβδομάδα

Τριπλή αντιστοίχιση — πώς λειτουργεί

Η θεμελιώδης αρχή ελέγχου AP: μην πληρώνεις για αυτό που δεν παρήγγειλες και δεν παρέλαβες.

Τιμολόγιο Προμηθευτή
       ↓
[1] Υπάρχει ΕΑ για αυτό το τιμολόγιο;
    → Έλεγχος αριθμού ΕΑ από το τιμολόγιο στις Εντολές Αγοράς
    → Τιμές και ποσότητες τιμολογίου = αυτά στην ΕΑ;
       ↓ ΝΑΙ
[2] Έχει καταγραφεί η απόδειξη;
    → Ποσότητα τιμολογίου ≤ ποσότητα που παρελήφθη;
       ↓ ΝΑΙ
[3] Είναι ο ΦΠΑ υπολογισμένος ορθά;
    → Ο εφαρμοζόμενος συντελεστής ΦΠΑ αντιστοιχεί στην κατηγορία είδους;
       ↓ ΝΑΙ
Έγκριση για πληρωμή ✓

Εάν αποτύχει οποιοδήποτε βήμα → μην εγκρίνεις → χειρισμός της απόκλισης (βλέπε ροές εργασίας).

Βασικές ροές εργασίας

Ροή 1 — Ορθό τιμολόγιο → Έγκριση για πληρωμή

Άφιξη τιμολογίου (φυσική, email ή από Πύλη Προμηθευτών)
→ Δημιουργία/καταγραφή τιμολογίου στα Τιμολόγια Προμηθευτών
→ Συμπλήρωση: προμηθευτής, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, είδη, αξίες, ΦΠΑ
→ Σύνδεση με την αντίστοιχη ΕΑ
→ Επαλήθευση τριπλής αντιστοίχισης ✓
→ Αλλαγή κατάστασης σε "Εγκεκριμένο για πληρωμή"
→ Προσθήκη στη λίστα πληρωμών της περιόδου
→ Ταμείο πραγματοποιεί πληρωμή → καταγραφή πληρωμής στο σύστημα

Ροή 2 — Τιμολόγιο με διαφορετική τιμή από την ΕΑ

Τιμή τιμολογίου > Τιμή ΕΑ (ο προμηθευτής χρέωσε περισσότερο)
→ ΜΗΝ εγκρίνεις το τιμολόγιο
→ Επικοινωνία με προμηθευτή → αίτημα διορθωμένου τιμολογίου ή επεξήγησης
→ Εάν η διαφορά δικαιολογείται (συμφωνημένο πρόσθετο κόστος): έγκριση Διευθυντή → προσαρμογή ΕΑ ή δημιουργία συμπληρωματικής ΕΑ → έγκριση
→ Εάν ο προμηθευτής έκανε λάθος: επιστροφή τιμολογίου → ο προμηθευτής εκδίδει ακύρωση + διορθωμένο τιμολόγιο
→ Καταγραφή διορθωμένου τιμολογίου → έγκριση → πληρωμή

Ροή 3 — Μερική παράδοση, τιμολόγιο για πλήρες ποσό

ΕΑ = 100 μονάδες / Απόδειξη αποθήκης = 60 μονάδες / Τιμολόγιο = 100 μονάδες
→ Αποτυχία τριπλής αντιστοίχισης στην ποσότητα
→ Επιλογή Α: Μερική έγκριση τιμολογίου (για 60 μονάδες) + δημιουργία Χρεωστικού Σημειώματος για 40 μονάδες
→ Επιλογή Β: Απόρριψη τιμολογίου → ο προμηθευτής εκδίδει τιμολόγιο για 60 μονάδες

Χρεωστικό Σημείωμα:
→ Προμήθειες → Χρεωστικά Σημειώματα → Προσθήκη
→ Σύνδεση με το αρχικό τιμολόγιο
→ Συμπλήρωση αμφισβητούμενων ειδών και ποσοτήτων
→ Η αξία του χρεωστικού σημειώματος μειώνει αυτόματα το πληρωτέο υπόλοιπο στον προμηθευτή

Ροή 4 — Διπλό τιμολόγιο

Τιμολόγιο με τον ίδιο αριθμό / προμηθευτή / αξία έχει ήδη καταγραφεί
→ Η πλατφόρμα ενδέχεται να ειδοποιεί για διπλότυπα — έλεγχος αν υπάρχει ήδη
→ ΜΗΝ το καταγράψεις εκ νέου
→ Αρχειοθέτηση διπλοτύπου με σημείωση
→ Εάν έχει ήδη πληρωθεί → αίτημα ακύρωσης από τον προμηθευτή + πίστωση στο επόμενο τιμολόγιο

Ροή 5 — Τιμολόγιο που λαμβάνεται από Πύλη Προμηθευτών

Ο προμηθευτής εκδίδει τιμολόγιο απευθείας στην Πύλη → εμφανίζεται αυτόματα στα Τιμολόγια Προμηθευτών (πηγή: πύλη)
→ Η διαδικασία είναι πανομοιότυπη με ένα χειροκίνητα καταγεγραμμένο τιμολόγιο
→ Πλεονέκτημα: τα δεδομένα είναι προσυμπληρωμένα από τον προμηθευτή → επαληθεύεις, δεν εισάγεις
→ Επισύναψη δικού σου PDF εάν ο προμηθευτής δεν επισύναψε
→ Επικύρωση αντιστοίχισης → έγκριση → πληρωμή

Χρεωστικά Σημειώματα — πότε και πώς να τα χρησιμοποιείς

Ένα χρεωστικό σημείωμα μειώνει το οφειλόμενο ποσό σε έναν προμηθευτή χωρίς να εκδώσει ο προμηθευτής πιστωτικό σημείωμα. Χρησιμοποίησέ το όταν:

Σημαντικό: Ένα χρεωστικό σημείωμα ΔΕΝ αντικαθιστά την επικοινωνία με τον προμηθευτή. Πριν το εκδώσεις, ειδοποίησε τον προμηθευτή — ορισμένοι θα προτιμούν να εκδώσουν οι ίδιοι πιστωτικό σημείωμα ή ακυρωτικό τιμολόγιο.

Βασικές μετρήσεις

Πρακτικές συμβουλές

Πάντα να συνδέεις το τιμολόγιο με μια ΕΑ. Ένα τιμολόγιο που καταγράφεται χωρίς ΕΑ δεν μπορεί να επικυρωθεί μέσω τριπλής αντιστοίχισης και χάνεται στο σύστημα χωρίς ιχνηλασιμότητα.

Μην εγκρίνεις τιμολόγια με εσφαλμένο ΦΠΑ. Ο ΦΠΑ που υπολογίζεται λανθασμένα δημιουργεί προβλήματα στις δηλώσεις σου. Επίστρεψε το τιμολόγιο — μην το διορθώσεις μόνος σου στο σύστημα.

Τα χρεωστικά σημειώματα πρέπει να εκδίδονται το συντομότερο δυνατό. Μια μερική παράδοση από τον περασμένο μήνα που ο προμηθευτής ακούει τώρα δημιουργεί τάση στη σχέση. Επεξεργάσου την ημέρα της καταγγελίας.

Εξαγωγή λίστας ημερομηνιών λήξης εβδομαδιαίως. Το ταμείο χρειάζεται προβλεψιμότητα — μια εξαγωγή τιμολογίων που λήγουν τις επόμενες 7-14 ημέρες επιτρέπει τον σχεδιασμό ρευστότητας.