Operatore Prelievo & Spedizione

Reparto: Magazzino & Logistica
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Preparare e spedire gli ordini clienti — da qualsiasi canale — con documentazione completa e scorte correttamente decrementate

Cosa fa questo ruolo

L'Operatore Prelievo & Spedizione trasforma gli ordini (da Vendite o OMS) in spedizioni fisiche: prende in carico l'ordine dal sistema, raccoglie gli articoli dal magazzino (picking), verifica con lo scanner, impacchetta, crea la bolla di consegna e la lista di imballaggio, e spedisce. È il collegamento tra l'ordine cliente, le scorte fisiche e il documento di trasporto.

Moduli utilizzati quotidianamente

Scanner a codice a barre nel picking

Durante il picking, lo scanner elimina gli errori di prelievo dell'articolo sbagliato — la causa più comune di resi e reclami.

Flusso picking con scanner:

1. Apri la Bolla di Consegna creata per quell'ordine
2. Recati all'ubicazione fisica nel magazzino
3. Scansiona il codice a barre sull'articolo sullo scaffale/pacco
4. La piattaforma conferma: articolo scansionato = articolo nella bolla di consegna? ✓ o ✗
5. Se ✓ → inserisci la quantità prelevata (o scansiona più volte)
6. Se ✗ → hai prelevato l'articolo sbagliato → torna all'ubicazione corretta
7. Scansiona ogni riga → completa il picking

Alla verifica finale imballaggio:

1. Prima di sigillare lo scatolo: scansiona ogni articolo nel pacco
2. Il sistema valida che tutto nel pacco corrisponda alla Bolla di Consegna
3. Genera Lista di Imballaggio → allega al pacco

Coda ordini — da dove prelevi

Ordini dalle Vendite interne

→ Vendite → Ordini di Vendita — filtra per stato "Confermato" o "Da spedire"

Ordini da OMS (WooCommerce, marketplace, portale B2B)

→ OmniSales → Ordini — tutti i canali esterni centralizzati

Stati OMS che monitori:

Aggiorna lo stato dell'ordine OMS man mano che avanzi — il cliente può vedere lo stato nel proprio portale.

Routine giornaliera

Mattina — coda del giorno

1. Apri OmniSales → Ordini + Vendite → Ordini → filtra ordini con stato "Confermato" / "Da spedire"
2. Ordina per priorità: prima la data di consegna promessa più vicina
3. Controlla Merci — hai stock disponibile per ogni ordine? Se no → avvisa immediatamente il Responsabile Magazzino e le Vendite

Durante il giorno — picking e spedizione

4. Per ogni ordine: crea la Bolla di Consegna associata all'ordine
5. Esegui il picking con lo scanner — verifica ogni articolo
6. Impacchetta → scansiona la verifica finale → genera la Lista di Imballaggio (se hai più bolle per un giro)
7. Stampa la bolla di consegna → allega al pacco
8. Consegna il pacco al corriere o posizionalo nell'area di spedizione
9. Aggiorna lo stato dell'ordine nel sistema → "Spedito"

Fine turno

10. Controlla l'Audit Sync OMS per eventuali ordini con errori di sincronizzazione (ordini arrivati da WooCommerce ma non visibili nel sistema)

Workflow chiave

Workflow 1 — Ordine standard (1 articolo, 1 destinazione)

Ordine di Vendita Confermato (o stato OMS: Confermato)
→ Controlla stock in Merci → disponibile ✓
→ Crea Bolla di Consegna → associa all'ordine
→ Compila le righe: articolo + quantità (con scanner o manualmente)
→ Le scorte diminuiscono automaticamente alla finalizzazione della bolla
→ Stampa bolla di consegna → allega al pacco
→ Consegna al corriere → aggiorna stato → "Spedito"
→ Fattura generata automaticamente dalla bolla di consegna (in Vendite)

Workflow 2 — Ordine OMS da WooCommerce o marketplace

L'ordine entra automaticamente dal canale → appare in OmniSales → Ordini
→ Verifica che tutti i dati siano completi (indirizzo consegna, articoli, quantità)
→ Controlla stock → disponibile ✓
→ Aggiorna stato → "In picking"
→ Crea Bolla di Consegna → picking con scanner
→ Impacchetta → Lista di Imballaggio se necessario
→ Aggiorna stato → "Spedito" + aggiungi numero tracking corriere
→ Il cliente vede lo stato aggiornato nel proprio portale se ce l'ha

Workflow 3 — Consolida più ordini in una spedizione

5 ordini per la stessa città, stesso corriere, stesso giorno
→ Crea Bolla di Consegna per ogni ordine separatamente
→ Magazzino → Liste di Imballaggio → Aggiungi
→ Associa le 5 bolle → la Lista di Imballaggio le consolida
→ Stampa Lista di Imballaggio → il driver/corriere ha il manifesto completo del giro
→ Ogni ordine rimane individualmente tracciabile attraverso la propria bolla di consegna

Workflow 4 — Stock insufficiente al momento del picking

Ordine confermato → al picking: stock mancante o insufficiente
→ NON creare una bolla di consegna incompleta
→ Avvisa immediatamente: Vendite (per informare il cliente), Acquisti (OdA urgente?)
→ Controlla lo Storico Magazzino: esiste stock ma non nell'ubicazione solita? (trasferimento interno non registrato?)
→ Se lo stock arriva entro il giorno → tieni l'ordine "In attesa di stock" e spedisci all'arrivo
→ Se il cliente non può aspettare → le Vendite gestiscono l'alternativa con il cliente

Workflow 5 — Reso cliente

Il cliente restituisce la merce (difetto, ordine sbagliato, ripensamento)
→ Magazzino → Resi Consegna → Aggiungi
→ Associa la bolla di consegna originale (o l'ordine OMS)
→ Inserisci articoli e quantità restituite
→ Seleziona magazzino di destinazione: stock attivo o quarantena (per controllo qualità)
→ Le scorte aumentano nel magazzino selezionato
→ Avvisa le Vendite: reso elaborato → emettono Nota di Credito al cliente
→ Se la merce è difettosa: invia al magazzino quarantena, non allo stock attivo

Tracciabilità completa di una spedizione

Ogni Bolla di Consegna creata collega automaticamente:

Ordine Cliente (Vendite o OMS)
       ↓
Bolla di Consegna #[numero]
   → Cliente, indirizzo consegna, articoli, quantità, data spedizione
       ↓
Scorte decrementate in Merci (SKU + quantità + magazzino di origine)
       ↓
Storico Magazzino: movimento in uscita registrato con operatore + timestamp
       ↓
(opzionale) Lista di Imballaggio: manifesto del giro
       ↓
Fattura generata dalla Bolla di Consegna (in Vendite → Fatture)

Indicatori chiave

Consigli pratici

Aggiorna lo stato OMS immediatamente quando spedisci. Un cliente che ha acquistato da WooCommerce o marketplace vede lo stato — uno stato non aggiornato genera chiamate di supporto inutili.

Controlla la sincronizzazione OMS prima di tutto la mattina. Se la sincronizzazione notturna è fallita, gli ordini non sono arrivati — controlla in Audit Sync e avvisa IT se necessario.

Non spedire senza una bolla di consegna finalizzata. Le scorte non si decrementano senza bolla di consegna — un pacco che parte senza genera stock "fantasma" nel sistema.

Per ordini grandi o su pallet, crea una Lista di Imballaggio. Il driver ha bisogno di un manifesto, la dogana ha bisogno di un manifesto, il cliente B2B ha bisogno di un manifesto. Una bolla per pacco + una Lista di Imballaggio per la spedizione = documentazione completa.