Utilities

Section: Settings & Administration
URL: /admin/utilities

Overview

Utility tools — bulk operations, maintenance, diagnostics.

Business value

Utility tools — bulk operations, maintenance, diagnostics. The IT admin's toolbox.

• Who uses it: IT admin
• Key benefit: Fewer tickets to support, faster resolution of platform-wide issues.

Typical use cases:

• Bulk reassign tickets after staff departure
• Run a diagnostic on a slow-loading record

At a glance

Accessing this module

From the admin sidebar, navigate to Utilities, or open the URL directly:

/admin/utilities

List view

The list view shows existing utilities records. Use it to search, filter, sort, and bulk-act on items.

Common actions

1. View existing records — open Utilities from the sidebar to see the list view.
2. Search and filter — use the search box and column filters to find records.
3. Create a new record — click the Add / New button (or follow the "Create" URL above) and fill in the required fields.
4. Edit a record — click a row to open the detail view, then use the edit action.
5. Delete a record — use the row's delete action; deletion may be soft or hard depending on the module.
6. Bulk operations — select multiple rows via the checkboxes and apply a bulk action from the toolbar (export, delete, status change, etc., where supported).

Activity Log — Audit Acțiuni Utilizatori

URL: /admin/utilities/activity_log

CRMConnect înregistrează automat acțiunile utilizatorilor în două sisteme paralele de audit:

Global Activity Log — `/admin/utilities/activity_log`

Înregistrează orice acțiune apelată prin log_activity() în tot sistemul. Câmpuri stocate:

Actori înregistrați:

• Staff — orice utilizator logat în interfața admin
• Clienți — acțiuni din portalul client (acceptare propunere, plată, etc.) → înregistrate cu numele contactului
• [CRON] — acțiuni automate (facturi recurente, email-uri automate, sincronizări)

Acțiuni tipice înregistrate:

Filtrare și export:

• Filter by date — izolează activitatea dintr-o perioadă specifică (incident, audit)
• Filter by staff — tot ce a făcut un anumit utilizator
• Export CSV — descarcă log-ul filtrat pentru audit extern sau raportare de conformitate
• Clear log — șterge permanent (ireversibil — exportă mai întâi)

Entity Activity Log — tab „Activity" pe fiecare înregistrare

Fiecare lead, client, factură, proiect, ticket etc. are propriul timeline de activitate vizibil în tab-ul Activity / Activitate din fișa înregistrării.

Câmpuri stocate în tblgeneral_activity_log:

Acest log nu are o pagină centralizată — e vizibil exclusiv în contextul fiecărei entități.

Scenarii practice de audit

„Cine a șters o factură?"

1. /admin/utilities/activity_log → filtrează pe data aproximativă
2. Caută Invoice Deleted sau Invoice #INV-XXXX în descrieri
3. Coloana staffid arată utilizatorul exact

„Cine a modificat un client?"

1. Deschide clientul → tab Activity
2. Istoricul complet al modificărilor pe acel client, cu utilizatorul și timestamp-ul

„Ce a făcut utilizatorul X ieri?"

1. /admin/utilities/activity_log → filtrează pe data de ieri → filtrează pe numele utilizatorului
2. Lista cronologică a tuturor acțiunilor sale

„De ce s-a schimbat statusul unui lead?"

1. Deschide lead-ul → tab Activity
2. Găsești exact când s-a schimbat statusul și cine l-a schimbat

„Activitate în afara orelor de program?"

1. Exportă log-ul pe o perioadă → filtrează în Excel după ora din câmpul date
2. Identifici acțiuni la ore neobișnuite

Log-uri specializate

Pe lângă Activity Log-ul general, există log-uri dedicate pentru canale specifice:

Bulk PDF Exporter

URL: /admin/utilities/bulk_pdf_exporter

The bulk PDF exporter generates PDF files for multiple documents at once — invoices, quotes, contracts, proformas — and packages them into a single downloadable archive. This saves hours of manual one-by-one exporting for month-end statements, audit packs, or customer document bundles.

Key actions:

• Select document type — choose which module's records to export (e.g. Invoices, Proformas, Purchase Orders).
• Apply filters — narrow by date range, status, client, or vendor before generating.
• Generate and download — click Export; the system queues PDF rendering and provides a ZIP download link when ready.
• Schedule for later — large batches may take a few minutes; the page shows progress and notifies on completion.

Pipe Log

URL: /admin/utilities/pipe_log

The pipe log records the raw email messages received and processed by CRMConnect's email-to-ticket (pipe) integration. Each entry shows the sender, subject, timestamp, and whether the email was matched to an existing record or created a new one. Use it to diagnose failed imports, bounce handling, and spam-filter false positives.

Key actions:

• Browse incoming pipe entries — navigate to /admin/utilities/pipe_log for a chronological list of all piped emails.
• Inspect a failed entry — click a row to see the full raw email headers and body alongside the error reason.
• Filter by status — isolate entries that failed to process (e.g. "unmatched sender", "parse error") to identify systemic issues.
• Re-process — if the underlying configuration issue is fixed, use the re-process action to retry the import without asking the sender to resend.

Captured: 2026-05-10T09:51:26.776Z · Source: demo.crmconnect.io/admin/utilities