Workflow: Licitații Publice și Private — De la Oportunitate la Contract

Modules involved: Leads · Opportunities · Proposals · Estimates · Contracts · Documents · Tasks · Projects · Invoices · Goals · Tags
Who uses it: Manager Ofertare, Jurist, Inginer Deviz, Director Comercial, Financiar
Durata tipică: 2–8 săptămâni (de la identificare la depunere); luni (de la adjudecare la finalizare contract)

Overview

Fluxul de licitații acoperă participarea la proceduri de achiziție publică (SEAP/eLicitație) sau privată. Spre deosebire de vânzarea directă, licitația impune termene legale stricte, documentație de calificare voluminoasă și o separare clară între faza de ofertare și faza de execuție. CRMConnect gestionează întreg ciclul: identificarea procedurii ca lead, calificarea oportunității, pregătirea dosarului tehnic și financiar în Document Management, calculul ofertei prin Estimate/Deviz, urmărirea depunerii prin task-uri cu deadline, adjudecarea cu contractul semnat, și execuția prin proiect cu facturare pe tranșe sau situații de lucrări.

Particularitate față de vânzarea directă: Oportunitatea rămâne în starea "Ofertă Depusă" zile sau săptămâni până la anunțarea rezultatelor. Termenele intermediare (clarificări, contestații) trebuie urmărite separat prin task-uri.

Diagrama fluxului

[IDENTIFICARE LICITAȚIE]
  │  sursă: SEAP, portal privat, relație directă, newsletter
  │  → Lead creat cu tag "Licitație Publică" sau "Licitație Privată"
  │  → Custom field: "Termen limită depunere" + "Nr. procedură"
  │
  ↓
[CALIFICARE]
  │  verificare: cerințe tehnice, financiare, capacitate de execuție
  │  analiză: marjă estimată, risc, resurse disponibile
  │  ├── Calificat → Oportunitate (valoare estimată, probabilitate 40%)
  │  └── Necalificat → Lead marcat Lost
  │        motivul: "Cerințe tehnice neîndeplinite" / "Marjă insuficientă"
  │        / "Fără resurse disponibile"
  │
  ↓
[PREGĂTIRE DOSAR TEHNIC]
  │  Tasks per responsabil (cu deadline înainte de data depunerii):
  │  ├── Juridic: certificate atestare, declarații, cazier fiscal,
  │  │            extras ONRC, certificat ISO
  │  ├── Tehnic:  experiență similară (contracte anterioare),
  │  │            CV-uri experți cheie, metodologie execuție,
  │  │            plan calitate, grafic Gantt
  │  └── Financiar: bilanțuri 3 ani, cifră de afaceri, garanție
  │                  participare, asigurare profesională
  │  Documente: atașate în Document Management → legat de Oportunitate
  │
  ↓
[OFERTĂ FINANCIARĂ]
  │  Estimate/Deviz: liniile ofertei cu cantități, prețuri unitare, total
  │  Proposal: oferta formatată după cerințele caietului de sarcini
  │  Task "Depunere ofertă": deadline = data limită exactă din anunț
  │  Task "Clarificări": deadline = termenul de răspuns la clarificări
  │
  ↓
[DEPUNERE OFERTĂ]
  │  oferta depusă (SEAP electronic / fizic / email securizat)
  │  Task "Depunere" → marcat Completed
  │  Oportunitate → status "Ofertă Depusă"
  │  înregistrare: dată/oră depunere, număr înregistrare (custom field)
  │
  ↓
[PERIOADĂ DE EVALUARE]
  │  Tasks suplimentare dacă apar:
  │  ├── Răspuns la solicitări de clarificare (evaluator → ofertant)
  │  ├── Completare documente lipsă
  │  └── Urmărire termen anunț rezultate
  │
  ↓
[ADJUDECARE / ANUNȚ REZULTAT]
  │
  ├── CÂȘTIGAT → Oportunitate → status Won
  │     │  probabilitate: 100%
  │     │  valoare actualizată (dacă a fost negociere de preț)
  │     │  Tag adăugat: "Câștigat"
  │     │
  │     ├── Negociere finală (dacă procedura permite)
  │     │
  │     └── CONTRACT SEMNAT
  │           │  Contract creat în CRM (din Oportunitate sau manual)
  │           │  semnătură digitală sau fizic + scanat în Document Mgmt
  │           │  → Project creat pentru execuție
  │
  └── PIERDUT → Oportunitate → status Lost
        │  lost_reason completat:
        │  "Preț mai mare", "Punctaj tehnic insuficient",
        │  "Descalificat documentar", "Retras înainte de depunere"
        │  Tag adăugat: "Pierdut"
        │
        └── Contestație? → Task "Depunere contestație CNSC"
              (dacă se decide contestarea rezultatului)
  │
  ↓ (ramura Câștigat)
[EXECUȚIE CONTRACT]
  │  Project → Milestone-uri per faze contractuale
  │  Tasks → responsabili interni + subcontractori
  │  Timesheets → ore înregistrate zilnic
  │  Expenses → cheltuieli de proiect (deplasări, materiale)
  │
  ↓
[FACTURARE PE TRANȘE / SITUAȚII DE LUCRĂRI]
  │  Invoice per situație acceptată de beneficiar
  │  eFactura → transmisă obligatoriu prin SPV (B2G — beneficiar public)
  │  plata în termenul contractual (30–60 zile, tipic în contracte publice)
  │
[CONTRACT FINALIZAT ✓ · GARANȚIE BUNĂ EXECUȚIE ELIBERATĂ ✓]

Pas cu pas

1. Identificare licitație — Creare Lead

Unde: /admin/leads → Adaugă Lead

Surse tipice de identificare:

Câmpuri cheie pe Lead:

Sfat practic: Configurează un câmp custom de tip "Date" pe Lead numit "Termen limită depunere". Setează un reminder/task automat cu 5 zile înainte de această dată pentru a nu rata termenul.

2. Calificare — Decizia Go/No-Go

Unde: Din lead → Convertește în Oportunitate sau Marchează Lost

Criterii de calificare analizate:

Dacă Go:

• Lead → convertit în Oportunitate
• Câmpuri oportunitate: valoare estimată, probabilitate inițială (40%), dată așteptată închidere

Dacă No-Go:

• Lead → marcat Lost
• lost_reason: "Cerințe tehnice neîndeplinite" / "Marjă sub prag" / "Resurse indisponibile"
• Documentat pentru analiză ulterioară (câte licitații am ratat și de ce)

3. Pregătire dosar tehnic — Task Management

Unde: Tab Tasks din Oportunitate + /admin/document_management

Structura task-urilor de ofertare:

Document Management — organizare dosar:

Folder recomandat în Document Management (asociat oportunității):

📁 [Procedura] — [Beneficiar] — [An]
  ├── 📁 Documente calificare
  │     ├── Certificate și declarații
  │     ├── Documente financiare
  │     └── Referințe și experiență similară
  ├── 📁 Ofertă tehnică
  │     ├── Metodologie
  │     ├── CV-uri experți
  │     └── Grafic Gantt
  ├── 📁 Ofertă financiară
  │     ├── Formular ofertă financiară
  │     └── Deviz detaliat
  └── 📁 Corespondență
        ├── Clarificări primite
        └── Răspunsuri transmise

4. Calculul ofertei financiare — Estimate/Deviz

Unde: /admin/estimates → Adaugă Deviz — asociat cu oportunitatea

Structura unui deviz de ofertă:

Strategii de preț:

Sfat practic: Creează un șablon de Estimate per tip de licitație (ex: "Servicii IT", "Lucrări construcții", "Furnizare echipamente"). La fiecare nouă procedură, clonezi șablonul și ajustezi cantitățile și prețurile.

5. Propunerea (Proposal) — Documentul formal al ofertei

Unde: /admin/proposals → Adaugă Propunere sau din Estimate → Convert to Proposal

Conținut tipic Proposal pentru licitație:

Statusuri Proposal:

6. Depunere ofertă

Unde: Task "Depunere ofertă" din oportunitate

La depunere:

1. Dosarul asamblat → verificat complet
2. Depunere pe canalul cerut (SEAP electronic cu semnătură digitală, fizic cu plic sigilat, email securizat)
3. Confirmare depunere înregistrată (număr de înregistrare, timestamp)
4. Task "Depunere" → marcat Completed
5. Oportunitate → status actualizat: "Ofertă Depusă" (custom field sau tag)
6. Custom field: "Data depunerii", "Număr înregistrare SEAP"

Sfat practic: Nu lăsa depunerea pentru ultima oră. Problemele tehnice cu SEAP sau cu semnătura digitală sunt frecvente. Targetează depunerea cu minimum 24h înainte de termen.

7. Perioadă de evaluare — Urmărire

Unde: Task-uri pe Oportunitate

Task-uri posibile în această perioadă:

Statusuri custom recomandate pe Oportunitate:

8. Adjudecare — Câștigat sau Pierdut

Cazul CÂȘTIGAT:

1. Oportunitate → Won (click pe butonul Won din oportunitate)
2. Valoarea actualizată cu suma finală adjudecată
3. Tag adăugat: "Câștigat" + "SEAP" sau "Privat"
4. Propunerea → status Accepted

Cazul PIERDUT:

1. Oportunitate → Lost
2. lost_reason completat cu motivul oficial:
   • "Preț necompetitiv — ofertă mai ieftină cu X%"
   • "Punctaj tehnic insuficient"
   • "Descalificat — document lipsă"
   • "Retras din procedură"
3. Tag adăugat: "Pierdut"
4. Analiză post-mortem documentată în notele oportunității

Cazul CONTESTAT:

1. Oportunitate → rămâne deschisă sau primește tag "Contestat"
2. Task creat: "Depunere contestație CNSC" (Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor)
3. Task: "Urmărire termen soluționare contestație"
4. Dacă contestația e admisă → reluarea procedurii sau câștig direct

9. Contract — Creare și semnare

Unde: /admin/contracts → Adaugă Contract sau din Oportunitate → Crează Contract

Câmpuri cheie contract:

Garanții tipice în contracte publice:

10. Execuție — Project și Tasks

Unde: /admin/projects → Adaugă Proiect (legat de Contract + Client)

Setup proiect:

11. Facturare pe tranșe / situații de lucrări

Unde: /admin/invoices → Adaugă Factură (sau din Project → Crează Factură)

Modele de facturare în contracte publice:

eFactura — obligatorie B2G:

• Toate facturile emise către entități publice (Stat, primării, ministere, instituții) trebuie transmise prin e-Factura (sistemul RO e-Factura al ANAF)
• CRMConnect generează formatul XML UBL și transmite automat prin SPV dacă integrarea ANAF este configurată
• Termenul de transmitere: în ziua emiterii facturii

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

• Pipeline licitații — Oportunități filtrate după tag "Licitație" + status: câte sunt în pregătire, depuse, câștigate, pierdute
• Rata de succes licitații — Oportunități Won vs. Lost per perioadă, per tip (public/privat), per valoare
• Analiza lost_reason — Motivele pierderilor (preț, tehnic, documentar) pentru îmbunătățirea ofertărilor viitoare
• Goals licitații — Target-uri de contracte câștigate ca număr și valoare vs. realizat
• Proiect Overview — Ore loggate vs. estimate, cheltuieli vs. buget, profitabilitate
• eFactura status — Facturile transmise la ANAF și statusul de acceptare/respingere

Module implicate — documentație detaliată

• Leads
• Opportunities
• Proposals
• Estimates
• Contracts
• Document Management
• Tasks
• Projects
• Invoices
• Goals
• Tags

← Înapoi la Workflows