VRM — Vendor Relationship Management

Roluri acoperite: Vendor Manager · Responsabil Relații Furnizori · Key Account Manager Achiziții
Module principale: Vendors · Vendor Portal · Purchase Contracts · Vendor Items · Debit Notes · Activity Log · Notes

Ce este VRM în CRMConnect

VRM (Vendor Relationship Management) este abordarea strategică a relației cu furnizorii — nu doar tranzacțiile (ce și când cumperi), ci calitatea parteneriatului: cine sunt furnizorii tăi, cum comunici cu ei, ce condiții ai negociat, cum performează și cum le gestionezi accesul la platforma ta.

CRMConnect tratează furnizorii similar cu clienții — au profil complet, portal dedicat, catalog de articole propriu, contracte, note de relație și istoric complet de activitate.

Harta relației cu un furnizor

PROFIL FURNIZOR
  ├── Date companie (VAT, adresă, bancă, monedă implicită)
  ├── Persoane de contact (cu acces portal individual)
  ├── Staff intern responsabil (pur_vendor_admin)
  ├── Categorii furnizor (ce tipuri de produse/servicii oferă)
  └── Politică returnare (termen, taxă, condiții)

CATALOG DE PREȚURI
  ├── Articole oferite de furnizor (vendor_items)
  ├── Prețuri per articol (vendor_purchase_price)
  └── Cod articol furnizor (SKU-ul lor intern)

DOCUMENTE
  ├── RFQ-uri trimise → Oferte primite
  ├── Comenzi de Achiziție (PO-uri)
  ├── Contracte Achiziție
  ├── Facturi Furnizor + Bonuri Fiscale
  ├── Note de Debit (credite, corecții)
  └── Retururi Achiziție

COMUNICARE
  ├── Portal Vendor (acces self-service)
  ├── Comentarii pe documente (PO, oferte, contracte)
  ├── Note interne (vizibile doar staff)
  ├── Email-uri automate per eveniment
  └── Jurnal activitate (audit trail complet)

Profilul complet al unui furnizor

Unde: /admin/purchase/vendors → deschizi fișa furnizorului

Date de bază

Adrese

Fiecare furnizor poate avea adresă de facturare și adresă de livrare separate — relevante pentru corespondeță și documente fiscale.

Politica de returnare

Setată per furnizor — poate fi mai permisivă sau mai restrictivă decât setarea globală din /admin/purchase/mysetting.

Persoane de contact la furnizor

Unde: Tab Contacts din fișa furnizorului

Fiecare furnizor poate avea multiple persoane de contact cu rol diferit (director comercial, agent vânzări, contabilitate, logistică).

Câmpuri per contact:

Preferințe email per tip document:
Fiecare contact poate activa/dezactiva notificările pentru:

• Facturi (invoice_emails)
• Comenzi de achiziție (estimate_emails)
• Contracte (contract_emails)
• Tichete și proiecte dacă relevanță

Activarea accesului la portal

La crearea unui contact sau din fișa contactului → Trimite invitație portal:

• Furnizorul primește email cu link și credențiale
• Se poate loga la /purchase/vendors_portal/
• Dacă send_email_welcome_for_new_contact = 1 → email automat la creare

Portalul Vendorului — ce poate face furnizorul

URL Portal: /purchase/vendors_portal/

Furnizorul lucrează în portal fără să aibă acces la CRM-ul tău intern. Vede doar documentele care îl privesc.

Secțiunile portalului

Fluxul RFQ → Ofertă în portal

Tu creezi RFQ în CRM → furnizorul primește email cu link

Furnizor în portal:
1. Deschide RFQ-ul
2. Per articol: bifează disponibil / limitat / indisponibil
3. Completează ETA dacă nu e disponibil imediat
4. Adaugă prețurile și cantitățile oferite
5. Salvează → Oferta apare în CRM la tine în /admin/purchase/myquotations

Catalogul de articole al furnizorului

Unde (admin): /admin/purchase/vendor_items
Unde (vendor portal): /purchase/vendors_portal/items

Structura prețurilor per furnizor

Fiecare articol din catalogul tău de achiziție poate fi asociat cu unul sau mai mulți furnizori, fiecare cu prețul propriu:

Catalog extins (items_of_vendor)

Furnizorii pot introduce propriile articole direct din portal — produse cu:

• Cod, denumire, descriere lungă
• Preț, taxe, unitate de măsură
• Atribute (culoare, dimensiune, model)
• Status partajare: privat (doar voi) sau public (vizibil în catalogul general)
• Cod de bare, SKU

Benefit: Furnizorul îți menține catalogul actualizat — prețurile noi apar direct în CRM fără să trimiți liste Excel.

Contracte cu Furnizorii

Unde: /admin/purchase/contracts

Tipuri de contracte de achiziție

Câmpuri strategice pe contract

Reînnoire și expirare

• end_date — CRM monitorizează data expirării
• Configurează Workflow Automation pentru reminder cu 30/60 zile înainte de expirare
• La expirare: negociezi termeni noi → creezi contract nou din șablon

Comunicarea cu furnizorul

Comentarii pe documente

Fiecare document (PO, ofertă, contract, factură) are un thread de comentarii vizibil atât pentru staff intern cât și pentru furnizor în portal:

• Staff intern adaugă comentariu → furnizorul îl vede la logarea în portal
• Furnizorul adaugă comentariu → staff-ul primește notificare în CRM
• Util pentru: clarificări tehnice, negocieri de prețuri, confirmări speciale

Note interne (vizibile doar staff)

Unde: Din fișa furnizorului → tab Notes

Note legate de relația cu furnizorul — nu vizibile în portal:

• Feedback din negocieri
• Puncte sensibile de relație
• Preferințe de comunicare (ex: „preferă apeluri, nu email-uri")
• Evaluare calitate livrări anterioare

Jurnal de activitate

Toate acțiunile pe documentele unui furnizor sunt înregistrate automat în pur_activity_log:

• Cine a creat/modificat un PO
• Când a confirmat furnizorul o comandă
• Când au fost plătite facturile
• Modificări de prețuri în catalog

Accesare: Din fișa furnizorului → tab Activity (sau din fiecare document → tab Activity).

Email-uri automate către furnizori

Furnizorul primește email automat la:

Evaluarea performanței furnizorilor

CRMConnect nu are un modul dedicat de scoring al furnizorilor, dar poți construi o evaluare bazată pe datele existente:

Metrici disponibile din rapoarte

Recomandare: Note structurate de evaluare

Creează o convenție de note interne pentru evaluare trimestrială:

[Q2 2026 Review]
Livrări: 8/10 la timp
Calitate: 0 retururi
Prețuri: +5% față de contract cadru
Comunicare: Răspunde în <24h
Recomandare: MENȚINE - furnizor strategic

Segmentarea furnizorilor

Folosește câmpul Category din profilul furnizorului pentru a-i segmenta strategic:

Staff intern responsabil de furnizor

Unde: Din fișa furnizorului → tab Admins → Adaugă responsabil

Tabelul pur_vendor_admin mapează un staff intern la un furnizor — responsabilul de relație:

• Primește notificările documentelor pentru acel furnizor
• Responsabil de negocieri și comunicare
• Apare ca „buyer" pe contracte și PO-uri

Retururi de la Furnizori

Unde: /admin/purchase/purchase_orders → din PO-ul relevant → Crează Retur

Când marfa primită are probleme (defecte, lipsuri, neconformitate):

1. Creezi cerere de retur referind PO-ul și avizul de recepție original
2. Specifici articolele returnate + cantitățile + motivul
3. Furnizorul confirmă returul în portal (sau comunici prin email)
4. Marfa iese din stoc (aviz de livrare retur)
5. Primești credit (nota de debit) sau înlocuire

Fereastra de retur: configurabilă global în setări (pur_return_request_within_x_day, default 30 zile) sau per furnizor (return_within_day în profilul furnizorului).

VRM în cifre — KPIs recomandate

Monitorizează lunar acești indicatori de sănătate a relațiilor cu furnizorii:

Automatizări VRM recomandate

Configurabile în Workflow Automation (/admin/workflow_automation):

Referințe rapide

Workflow-uri: Purchase to Pay · Full Commercial Cycle · Warehouse Inbound → Outbound

Module: Vendors · Vendor Items · Purchase Contracts · Debit Notes · Vendor Invoices · RFQ · Purchase Orders

Departament înrudit: Departament Achiziții

← Înapoi la Department Guides