Glosar Documente Comerciale

Referință rapidă pentru toate documentele comerciale din CRMConnect — ce este fiecare, când îl folosești, cu ce se confundă și ce urmează după el.

Tabel rapid — toate documentele

Document	Secțiunea	Când îl creezi	Ce urmează
Propunere	Vânzări	Trimiți o ofertă formală clientului pentru acceptare	Estimate → Factură
Estimare / Comandă Vânzare	Vânzări	Confirmi intern o comandă sau creezi o ofertă simplă	Factură (direct)
Proformă	Vânzări	Clientul cere o factură anticipatorie înainte de plată	Factură (după plată)
Proformă Recurentă	Vânzări	Proformă repetată automat (abonamente)	Factură
Factură	Vânzări	Documentul fiscal emis după livrare sau plată	Plată
Factură Recurentă	Vânzări	Factură generată automat periodic (abonamente)	Plată
Credit Note / Storno	Vânzări	Anulezi parțial sau total o factură emisă	—
Plată	Vânzări	Înregistrezi o încasare	Comision (automat)
Aviz de Recepție (GRN)	Depozit	Marfa sosește de la furnizor	Stoc crescut
Aviz de Livrare	Depozit	Expediezi marfă la client	Factură (opțional)
Packing List	Depozit	Pregătești coletele înainte de expediere	AWB
AWB	Depozit / Curierat	Generezi documentul de transport	Tracking curierat
Bon de Consum (Goods Issue)	Depozit	Scoți materiale din stoc pentru consum intern	Stoc scăzut
Transfer Intern	Depozit	Muți stoc între depozite	—
Retur Livrare	Depozit	Clientul returnează marfă	Stoc crescut + Credit Note
Retur Achiziție	Depozit	Returnezi marfă la furnizor	Stoc scăzut + Debit Note
Inventar Fizic	Depozit	Inventariezi stocul real	Ajustare stoc
Cerere de Achiziție	Achiziții	Soliciți intern aprobare pentru o achiziție	RFQ sau PO direct
RFQ (Cerere de Ofertă)	Achiziții	Ceri ofertă de la furnizori	Cotație furnizor
Cotație Furnizor	Achiziții	Furnizorul răspunde la RFQ	Comandă Achiziție
Comandă Achiziție (PO)	Achiziții	Plasezi comanda fermă la furnizor	GRN + Factură Furnizor
Factură Furnizor	Achiziții	Înregistrezi factura primită de la furnizor	Plată furnizor
Notă de Debit	Achiziții	Ajustezi o factură furnizor în favoarea ta	—
Chitanță Fiscală	Achiziții	Confirmi o plată cash la furnizor	—
Contract	CRM	Formalizezi legal o colaborare (client sau furnizor)	Proiect / Facturare

Documente de vânzare — detalii

Propunere vs. Estimare — cea mai frecventă confuzie

	Propunere	Estimare / Comandă Vânzare
Scop	Ofertă formală trimisă clientului pentru acceptare	Document intern de comandă sau ofertă simplă
Portal client	✅ Da — clientul vede, comentează, acceptă/respinge	✅ Da — clientul poate descărca, dar nu acceptă interactiv
Semnătură digitală	✅ Posibil (via Contract atașat)	❌ Nu
Conversie	→ Estimate → Factură	→ Factură directă
Status-uri	Ciornă · Trimisă · Analizată · Acceptată · Respinsă · Revizuită	Draft · Sent · Declined · Accepted · Expired · Cancelled · Invoiced
Când îl folosești	Propuneri complexe cu text, argumente, design	Comenzi simple, oferte rapide, comenzi interne
URL	`/admin/proposals`	`/admin/estimates`

Regulă practică: Dacă clientul trebuie să accepte explicit și dacă documentul are conținut editorial (introducere, beneficii, termeni), folosești Propunere. Dacă e doar o listă de produse + prețuri care trece direct la factură, folosești Estimare.

Proformă vs. Factură

	Proformă	Factură
Efecte contabile	❌ Nu — nu intră în contabilitate	✅ Da — document fiscal înregistrat
TVA colectată	❌ Nu	✅ Da
eFactura ANAF	❌ Nu se trimite la ANAF	✅ Obligatoriu (B2B România)
Când o folosești	Clientul vrea să vadă suma înainte de a plăti; plată în avans	După livrare sau după confirmare comandă
Cum treci la factură	Buton „Creează Factură" din proformă	—
URL	`/admin/proformas`	`/admin/invoices`

Regulă practică: Proforma = „te anunț ce vei plăti". Factura = „ai plătit / ești obligat să plătești". Clientul plătește pe baza proformei, dar tu emiti factura după ce primești banii.

Factură vs. Factură Recurentă

	Factură	Factură Recurentă
Creare	Manuală sau din Propunere/Estimare	Automată, la interval configurat
Când o folosești	Orice vânzare punctuală	Abonamente, contracte cu facturare lunară/trimestrială/anuală
Configurare	—	Data start, frecvență, număr cicluri, sau „infinit"
URL	`/admin/invoices`	`/admin/invoices/recurring`

Credit Note (Factură Storno)

Anulează parțial sau total o factură deja emisă.

Când o creezi:

Client returnează marfă → Credit Note pentru valoarea returnată
Ai facturat greșit (preț, cantitate, TVA) → Credit Note + refacturare corectă
Acorzi un discount post-facturare

Important: Credit Note-ul reduce creanța față de client. Nu șterge factura originală din evidențe.

URL: /admin/credit_notes
Referință: Credit Notes

Documente de depozit — detalii

Lanțul de documente pentru o livrare

[Comandă Vânzare (Estimate) confirmată]
  ↓
[Picking — operatorul culege produsele]
  ↓
[Packing List] — lista coletelor cu produsele incluse
  ↓
[AWB] — generat din Packing List prin Innoship sau Couriers
  ↓
[Aviz de Livrare] — documentul fiscal care însoțește marfa (dacă e necesar)
  ↓
[Factură] — emisă la expediere sau după confirmarea recepției

Aviz de Recepție (GRN) vs. Aviz de Livrare

	Aviz de Recepție	Aviz de Livrare
Direcție	Marfă intrată în depozit (de la furnizor)	Marfă ieșită din depozit (la client)
Creat de	Echipa de achiziții / depozit	Echipa de depozit / logistică
Leagă de	Comandă Achiziție (PO)	Comandă Vânzare (Estimate)
Efect stoc	Stoc crește	Stoc scade
URL	`/admin/warehouse/manage_purchase`	`/admin/warehouse/manage_delivery`

Packing List vs. AWB

	Packing List	AWB
Ce este	Lista internă a conținutului coletelor	Documentul de transport generat la curier
Creat în	CRMConnect (Warehouse)	Generat automat prin API Innoship / Cargus / FanCourier
Conține	Produse, cantități, greutate, dimensiuni	Număr tracking, adresă, serviciu curier
Flux	Packing List aprobat → generezi AWB	AWB tipărit și lipit pe colet

Documente de achiziții — detalii

Fluxul complet al unei achiziții

[Nevoia identificată]
  ↓
[Cerere de Achiziție] ← solicitare internă, necesită aprobare manager
  ↓
[RFQ — Cerere de Ofertă] ← trimiși la 1+ furnizori
  ↓
[Cotații Furnizori] ← primit și comparat
  ↓
[Comandă Achiziție (PO)] ← comanda fermă la furnizorul ales
  ↓
[Aviz de Recepție (GRN)] ← marfa intră în depozit
  ↓
[Factură Furnizor] ← înregistrezi factura primită
  ↓
[Plată Furnizor] ← efectuezi plata

Cerere de Achiziție vs. RFQ

	Cerere de Achiziție	RFQ
Direcție	Internă — de la angajat la manager	Externă — de la tine la furnizori
Scop	Aprobare buget / necesitate	Obținere oferte de preț
Interacțiune furnizor	❌ Nu	✅ Da
URL	`/admin/purchase/purchase_request`	`/admin/purchase/purchase_request` (altă vizualizare)

Notă: În CRMConnect, Cererea de Achiziție internă și RFQ-ul către furnizori folosesc același URL (purchase_request), dar sunt documente distincte în flux. Cererea internă precede RFQ-ul.

Factură Furnizor vs. Notă de Debit

	Factură Furnizor	Notă de Debit
Ce este	Factura primită de la furnizor pentru marfă/servicii	Corecție care crește datoria furnizorului față de tine
Când o folosești	Orice achiziție	Returnezi marfă și furnizorul îți datorează banii înapoi
URL	`/admin/purchase/myinvoices`	`/admin/purchase/debit_notes`

Arbore de decizie — „ce document creez?"

Vânzare — ce document îi trimit clientului?

Clientul a cerut o ofertă?
  │
  ├── Da, ofertă formală cu prezentare și termeni
  │     → PROPUNERE (/admin/proposals)
  │
  └── Da, ofertă rapidă / listă prețuri / comandă directă
        → ESTIMARE (/admin/estimates)

Clientul a acceptat și vrea să plătească?
  │
  ├── Vrea să vadă suma înainte de plată (plată în avans)
  │     → PROFORMĂ (/admin/proformas)
  │
  └── Plătește la livrare sau vrea document fiscal
        → FACTURĂ (/admin/invoices)

Ai facturat greșit sau clientul returnează marfă?
  → CREDIT NOTE (/admin/credit_notes)

Clientul are un abonament lunar/anual?
  → FACTURĂ RECURENTĂ (/admin/invoices/recurring)

Depozit — ce document creez la mișcarea de stoc?

Marfă intră în depozit?
  ├── De la furnizor (pe baza unui PO)
  │     → AVIZ DE RECEPȚIE (/admin/warehouse/manage_purchase)
  └── Retur de la client
        → RETUR LIVRARE (/admin/warehouse/manage_order_return_receipt)

Marfă iese din depozit?
  ├── La client (pe baza unui Estimate)
  │     → AVIZ DE LIVRARE (/admin/warehouse/manage_delivery)
  ├── Consumată intern (producție, uz propriu)
  │     → BON DE CONSUM (/admin/warehouse/goods_issue_note)
  └── Returnată la furnizor
        → RETUR ACHIZIȚIE (/admin/warehouse/manage_order_return_delivery)

Muți marfă între depozite?
  → TRANSFER INTERN (/admin/warehouse/manage_internal_delivery)

Faci inventarul fizic?
  → INVENTAR FIZIC (/admin/warehouse/physical_inventory)

Achiziție — prin ce trec?

Ai nevoie de ceva de cumpărat?
  │
  ├── Necesită aprobare internă înainte?
  │     → Da: CERERE DE ACHIZIȚIE → după aprobare → RFQ sau PO direct
  │     → Nu: mergi direct la RFQ sau PO
  │
  ├── Știi exact de la cine cumperi și la ce preț?
  │     → Da: COMANDĂ ACHIZIȚIE (PO) direct
  │     → Nu: RFQ la mai mulți furnizori → compari → COMANDĂ ACHIZIȚIE
  │
  └── Marfa a sosit și ai factura furnizorului?
        → AVIZ DE RECEPȚIE (marfa în stoc) + FACTURĂ FURNIZOR (obligație de plată)

Confuzii frecvente

„Nu știu dacă să fac Factură sau Proformă"

Regula simplă: Dacă clientul a primit marfa sau serviciul → Factură. Dacă clientul trebuie să plătească mai întâi → Proformă, urmată de Factură după primirea banilor.

„Am creat Estimare în loc de Propunere — pot converti?"

Nu există conversie directă. Trebuie să creezi o Propunere nouă. Poți copia manual liniile. Data viitoare: dacă clientul trebuie să accepte interactiv din portal → Propunere; dacă nu → Estimare.

„Factură Furnizor vs. Factură (client) — care e care?"

Factură (/admin/invoices) = facturi pe care le emiți tu clienților tăi
Factură Furnizor (/admin/purchase/myinvoices) = facturi pe care le primești tu de la furnizori

Sunt module complet separate, cu fluxuri diferite.

„Packing List sau Aviz de Livrare — care îl printez?"

Packing List = document intern pentru depozit (ce intră în colet). Îl printezi pentru operator.
Aviz de Livrare = document care însoțește marfa la client (poate fi document fiscal). Îl printezi pentru șofer/curier.
AWB = documentul de la curier (Innoship/Cargus/FanCourier). Îl lipești pe colet.

Toate trei pot exista pentru aceeași expediere.

„Cerere de Achiziție sau RFQ?"

Cerere de Achiziție = interni (angajatul cere managerului), fără furnizori implicați
RFQ = extern (tu ceri furnizorilor prețuri)

Fluxul corect: Cerere internă aprobată → RFQ la furnizori → PO la câștigător.

Referințe

Documente vânzare: Propuneri · Estimări · Proformas · Facturi · Facturi Recurente · Credit Notes · Plăți

Documente depozit: Aviz Recepție · Aviz Livrare · Packing Lists · Bon Consum · Transfer Intern · Retur Livrare · Retur Achiziție · Inventar Fizic

Documente achiziții: Cereri Achiziție · RFQ · Cotații · Comenzi Achiziție · Facturi Furnizor · Note Debit · Chitanțe Fiscale

Fluxuri cross-modul: Lead → Cash · Purchase to Pay · OmniSales Fulfillment · Full Commercial Cycle