Workflow: E-commerce Fulfillment — De la Comandă Online la Livrare

Modules involved: OmniSales · WooCommerce / Shopify · Warehouse · Innoship · Couriers · Invoices · eFactura · Returns · Clients · Price Lists
Who uses it: Operator comenzi, Depozit, Logistică, Financiar, E-commerce Manager
Durata tipică: Ore – 1-2 zile lucratoare (de la plasarea comenzii online la predarea curierului)

Overview

Fluxul e-commerce fulfillment acoperă întregul ciclu de viață al unei comenzi plasate pe un magazin online integrat cu CRMConnect. Comenzile sosesc automat din WooCommerce sau Shopify prin webhook sau sincronizare cron, sunt procesate în OmniSales, depozitul execută picking și packing, curierul primește coletul prin AWB generat automat (via Innoship sau direct Cargus/FanCourier), iar clientul primește factura și notificarea de expediere. Retururile sunt tratate printr-un sub-flux dedicat.

Diferența față de OmniSales Fulfillment — workflow-ul generic de comenzi — este integrarea bidirecțională cu platforma e-commerce: statusurile se actualizează înapoi în WooCommerce/Shopify, clienții sunt sincronizați automat, iar prețurile pe canal sunt controlate prin Price Lists.

Diagrama fluxului (ASCII)

[COMANDĂ ONLINE (WooCommerce / Shopify)]
  │  webhook → OmniSales → Comandă Nouă
  │  sau cron sync (la interval configurat)
  │  sincronizare: client, produse, adresă, metodă plată
  │  status OmniSales: 0 - Draft → 1 - New
  │
  ↓
[VALIDARE COMANDĂ]
  │  status: 2 - Processing
  │  verificare stoc: qty_available vs qty_ordered
  │  verificare client: creat/asociat în Clients
  │  ├── Stoc OK → continuă
  │  └── Stoc insuficient → alertă operator → hold (9) sau comandă parțială
  │
  ↓
[PICKING & PACKING]
  │  Aviz de Livrare (Goods Delivery Note) generat automat
  │  Packing List creat din aviz
  │  operator depozit: confirmă fiecare articol (scanat sau bifat manual)
  │  status depozit: wh_ready_to_deliver
  │
  ↓
[EXPEDIERE — AWB]
  │  AWB generat prin Innoship (recomandat) sau Couriers direct
  │  etichetă printată → lipită pe colet
  │  status OmniSales: 4 - Shipping · status depozit: wh_in_transit
  │  tracking number trimis înapoi la WooCommerce/Shopify (sync automat)
  │
  ↓
[FACTURARE]
  │  factură generată automat la Shipping (dacă create_invoice = on)
  │  email cu factură PDF + număr AWB → client
  │  eFactura → ANAF dacă client B2B cu CIF valid (automat)
  │
  ↓
[LIVRARE CONFIRMATĂ]
  │  tracking Innoship/Curier → status packing list: wh_delivered
  │  status OmniSales: 5 - Delivered/Completed
  │  status actualizat în WooCommerce/Shopify: Completed
  │
  ├── [RETUR (dacă e cazul)]
  │     │  client solicită retur în fereastra permisă
  │     │  operator creează Goods Return Receipt
  │     │  stocul returnat intrat înapoi în depozit (sau carantină)
  │     │  credit note emis sau voucher / rambursare
  │
[COMANDĂ FINALIZATĂ ✓]

Pas cu pas

1. Sincronizarea comenzii din platforma e-commerce

Unde: /admin/omni_sales/order_list · /admin/woocommerce · /admin/myshopify

Comenzile din magazinul online ajung în CRM pe două căi:

Ce se sincronizează automat:

• Date comandă: produse, cantități, prețuri, discount-uri, metoda de plată, adresa de livrare
• Client: dacă există în CRM după email → asociat; dacă nu → creat automat în Clients
• Statusul comenzii din platforma online mapeze la statusul OmniSales (mapare configurabilă pe canal)

Configurare canal: /admin/omni_sales/omni_sales_channel → Editează canalul → setezi:

• create_invoice: on/off (factură automată la expediere)
• Mapare statusuri e-commerce ↔ OmniSales
• Price List asociată canalului e-commerce
• Depozitul sursă implicit

Câmpuri cheie pe comanda OmniSales:

2. Validarea comenzii și verificarea stocului

Unde: /admin/omni_sales/order_list → deschide comanda

Statusurile comenzii OmniSales:

Verificare stoc:

Sistemul verifică disponibilul pentru fiecare linie de produs înainte de a crea avizul de livrare:

dacă inventory_manage.inventory_number < cantitate_comandată:
    flag_export_warehouse = 0  → aviz blocat, alertă operator

Dacă stocul e insuficient:

• Comanda trece pe status On Hold (9)
• Operatorul vede avertizarea în UI
• Opțiuni: livrare parțială (type_of_delivery = 'partial'), aprovizionare urgentă, sau anulare

Aprobare comandă (opțional): Dacă activat pe canal: approve_status → 0 (pending) → 1 (aprobat) → -1 (respins). Util pentru comenzi de valoare mare sau clienți noi fără istoric.

3. Picking și Packing — pregătirea coletului

Unde: /admin/warehouse/manage_delivery · /admin/warehouse/manage_packing_list

3.1 Aviz de Livrare (Goods Delivery Note)

Creare:

• Automată — când comanda atinge statusul Confirmed (3) sau Shipping (4) (dacă opțiunea e activă pe canal)
• Manuală — din comanda confirmată → buton Generează Aviz Livrare

Statusuri aviz de livrare:

Tipuri de livrare:

• total — livrare completă dintr-o dată
• partial — dacă nu ai toate produsele; se generează al doilea aviz/packing list ulterior

3.2 Packing List

Creare: Din avizul de livrare → buton Crează Packing List

Operatorul de depozit:

1. Preia lista produselor de ridicat
2. Confirmă fizic fiecare articol (scanare cod de bare sau bifat manual)
3. Ambalează coletul și completează dimensiunile

Câmpuri obligatorii pentru generarea AWB:

Statusuri packing list:

Packing parțial: type_of_packing_list = 'partial' — livrezi ce ai disponibil acum, restul urmează. Clientul primește notificare separată pentru fiecare colet.

4. Generarea AWB-ului de transport

Unde: Buton Generează AWB din packing list aprobat

Opțiunea A — Innoship (agregator)

URL configurare: /admin/innoship/settings

Curierii suportați prin Innoship: Fan Courier, DPD, Cargus, Sameday, GLS, DHL și alții (conform contracte active Innoship).

Condiții prealabile:

• innoship_api_key și innoship_external_id configurate
• Curier și serviciu selectate în packing list
• Dimensiuni și greutate completate
• Adresă livrare validă în baza de date Innoship (localitate recunoscută)

Ce se întâmplă la generare AWB:

1. CRM trimite request la API Innoship cu datele coletului
2. Innoship returnează: număr AWB + cod tracking
3. CRM creează înregistrare în wh_omni_shipments
4. Status packing list → wh_in_transit
5. Status comandă OmniSales → Shipping (4)
6. Status actualizat în WooCommerce/Shopify automat (sync bidirectional)
7. AWB disponibil pentru printare PDF A4 sau termic 100×150mm
8. Log creat în innoship_audit_log

Opțiunea B — Couriers direct (fără agregator)

URL: /admin/couriers

Avantaj: fără comision agregator. Dezavantaj: mai puțini curierii disponibili, fiecare configurate separat.

Tracking: Din lista AWB (/admin/innoship/awb sau /admin/couriers/awb) statusul se actualizează automat prin polling periodic.

5. Facturarea — emiterea documentului fiscal

Unde: /admin/invoices

Moduri de generare factură:

Conținut factură:

• Liniile de produse cu cantități și prețuri din comandă
• Reduceri aplicabile (din Price List sau manual)
• TVA conform configurarii produsului
• Date client (adresa de facturare din profilul clientului)

Notificare client: La emiterea facturii: email automat cu PDF factură atașat + numărul AWB pentru tracking.

eFactura (B2B cu CIF)

Dacă clientul este persoană juridică cu CIF valid:

• eFactura generată automat în format XML conform ANAF
• Transmisă automat la ANAF prin modulul eFactura
• Numărul de înregistrare ANAF returnat și stocat pe factură

Unde verifici: /admin/invoices → factură → tab eFactura → status transmitere

6. Confirmarea livrării

Tracking automat: Innoship sau curierul direct confirmă livrarea prin API → statusuri actualizate automat:

Stocul se scade definitiv din depozit la aprobarea avizului de livrare (nu la livrarea fizică). La confirmarea curier → actualizare doar statusuri, nu stoc.

7. Retururile — sub-fluxul de Goods Return

Unde: /admin/warehouse/manage_order_return_receipt

Fereastra de retur: configurabilă per canal (implicit 30 zile de la livrare).

Pașii fluxului de retur:

Tipuri de retur:

Tabel relevant: wh_order_returns → original_order_id (legătura la comanda OmniSales)

Credit Note: Emis automat sau manual din Goods Return Receipt → apare în istoricul financiar al clientului.

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

Module implicate — documentație detaliată

E-commerce & Comenzi: Omni Sales Orders · Sales Channels · WooCommerce · Shopify

Depozit: Delivery Notes · Packing Lists · Delivery Returns · Inventory History

Curierat: Innoship Couriers

Financiar: Invoices · Price Lists

Clienți: Clients

Workflow-uri înrudite: OmniSales Fulfillment · Purchase to Pay · Warehouse Inbound → Outbound

← Înapoi la Workflows