Workflow: Agent de Teren — Distribuție prin Agenți

Modules involved: Leads · Clients · Tasks · Appointly · Estimates · Invoices · Payments · Sales Agent · Commission · Goals · Warehouse · Reports · DataPulse
Who uses it: Agenți de Vânzări · Manager Vânzări · Financiar · Depozit
Durata tipică: Ciclu zilnic (vizite + comenzi) + Ciclu lunar (comisioane + target-uri)

Overview

Firmele de distribuție cu rețea de teren — alimenație, pharma, HORECA, cosmétice, materiale de construcții — funcționează printr-un model în care agentul de vânzări este principalul punct de contact cu clienții (magazine, restaurante, clinici, farmacii). Agentul vizitează zilnic 8–20 de clienți, preia comenzi verbal sau cu telefonul/tableta, verifică stocul disponibil și transmite comenzile depozitului pentru livrare în aceeași zi sau a doua zi.

CRMConnect gestionează întregul ciclu: de la planificarea rutei dimineața, la preluarea comenzilor pe teren, verificarea stocului în timp real, confirmarea pentru depozit, facturarea și înregistrarea plăților cash, și până la calculul automat al comisionului după confirmarea plăților.

Un al doilea ciclu — cel lunar — include urmărirea target-urilor per agent față de realizări, aprobarea comisioanelor de către manager, și analizarea performanței pe portofoliu de clienți și pe categorii de produse.

Diagrama fluxului

DIMINEAȚA — PLANIFICARE RUTĂ
  │
  ├── Tasks de vizită pentru azi
  │     create de manager sau generate automat (clienți recurenți)
  ├── Clienți cu comenzi recurente — scadente azi
  ├── Clienți cu facturi restante — de recuperat cash
  └── Clienți noi din Lead-uri — de vizitat pentru prima dată
  │
  ↓
PE TEREN — VIZITA CLIENTULUI
  │
  ├── Deschide fișa clientului → sold facturi + ultimele comenzi
  ├── Verifică stoc disponibil pentru produsele cerute
  ├── Creează Estimate (comandă teren) cu produsele convenite
  │     prețurile se aplică automat din lista grupului clientului
  └── Marchează Task vizita ca Completed + adaugă notă
  │
  ↓
CONFIRMARE COMANDĂ
  │
  ├── Estimate Accepted → transmis la depozit pentru picking
  ├── Depozit verifică stoc → crează Aviz de Livrare → Packing List
  └── Livrare la client: cu șofer propriu sau curier
  │
  ↓
FACTURARE & PLATĂ
  │
  ├── Factură generată din Estimate (manual sau automat)
  ├── Plată cash pe teren → înregistrată imediat în Payments
  ├── Plată cu cardul POS → înregistrată cu referință tranzacție
  └── Plată amânată (credit) → urmărire scadență + alertă restanță
  │
  ↓
COMISION
  │  calculat automat după confirmarea plății facturii
  │  vizibil la /admin/commission → Pending Approval
  │  Manager aprobă → Comision finalizat
  │
  ↓
RAPORTARE ZILNICĂ / LUNARĂ
  │
  ├── Realizări vs. Target-uri (Goals) — agent vede progresul
  └── Manager vede performanța întregii echipe în DataPulse

[TARGET LUNAR ACTUALIZAT ✓ · COMISION APROBAT ✓ · PORTOFOLIU ACTIV ✓]

Pas cu pas

1. Configurarea agentului și a structurii de comision

Unde: /admin/sales_agent + /admin/commission

Înainte ca agentul să poată fi urmărit în sistem, trebuie configurat ca Sales Agent — distinct de userul CRMConnect al agentului.

1a. Creare Sales Agent

Unde: /admin/sales_agent → New Sales Agent

Tipuri de comision suportate:

1b. Alocare clienți la agent

Unde: /admin/clients → editare client → câmpul Sales Agent

Fiecare client din portofoliu este asignat unui agent. Această alocare determină:

• Comenzile cărui agent îi sunt creditate (comision)
• Filtrarea în rapoarte per agent
• Vizibilitatea clientului dacă agentul are acces restricționat la portofoliu propriu

Import în bloc: Dacă ai sute de clienți, folosește import CSV din /admin/clients/import cu câmpul sales_agent_id completat.

1c. Configurare target-uri lunare (Goals)

Unde: /admin/goals → New Goal

Bună practică: Creează target-urile la începutul fiecărei luni. Agentul își poate vedea progresul în timp real din dashboard-ul propriu.

2. Planificarea rutei zilnice

Unde: /admin/tasks + /admin/appointly

2a. Tasks de vizită

Unde: /admin/tasks → filtru: asignat agentului + due date: azi

Task-urile de vizită pot fi:

Câmpuri Task de vizită:

2b. Appointly — Programări

Unde: /admin/appointly

Pentru vizitele programate în avans (clienți importanți, prezentări de produse noi, negocieri), folosește Appointly pentru:

• Calendar vizual cu toate vizitele echipei
• Confirmare programare via email/SMS la client
• Integrare cu Google Calendar (dacă activă)

Pregătire dimineața — checklist agent:

1. Deschide Tasks → filtru Azi + Asignat Mie → sortare după prioritate
2. Verifică Appointly → programări confirmate pentru ziua curentă
3. Identifică clienții cu facturi restante din portofoliu (raport creanțe)
4. Notează comenzile recurente anticipate (clienți cu frecvență fixă)
5. Verifică stocul general pentru produsele principale — evită promisiuni imposibile

3. Vizita clientului — procedură pe teren

Unde: /admin/clients/[id] (acces mobil) + /admin/invoices (sold client)

3a. Deschiderea fișei clientului

La ajungerea la client, agentul deschide fișa clientului în CRM (browser mobil sau app):

Informații verificate la fiecare vizită:

Semnal de alertă — client cu restanțe:

Dacă total facturi restante > limita de credit setată sau dacă clientul are facturi cu scadența depășită > 30 zile:

1. Nu preia comandă nouă fără aprobare manager
2. Încearcă recuperarea cash a sumei restante
3. Înregistrează plata imediat în Payments (cash pe teren)
4. Escaladează la manager dacă clientul refuză plata

3b. Verificarea stocului disponibil

Unde: /admin/warehouse/commodities → sold curent sau din Estimate la adăugarea produsului

Înainte de a confirma cantitățile, agentul verifică disponibilul real:

Important: CRMConnect nu rezervă stocul la crearea Estimate-ului. Dacă doi agenți preiau comenzi simultan pentru același produs, ambele estimări sunt acceptate, dar stocul se scade abia la avizul de livrare. Depozitul trebuie să gestioneze prioritatea livrărilor.

Procedură recomandată:

1. Adaugă produsul în Estimate → CRM poate afișa stocul disponibil lângă produs (dacă opțiunea e activă)
2. Dacă stoc insuficient → notifică clientul imediat și oferă alternativa disponibilă sau ETA pentru reaprovizionare
3. Nu confirma cantități pe care le știi indisponibile

3c. Crearea comenzii pe teren (Estimate / Sales Order)

Unde: /admin/estimates → New Estimate

Câmpuri obligatorii:

Prețurile se aplică automat din Price List-ul grupului clientului. Agentul vede prețurile de vânzare; dacă are permisiunea, poate vedea și marja.

Statusuri Estimate pe parcursul vizitei:

3d. Finalizarea vizitei — Task Completed

La plecarea din locație:

1. Deschide Task-ul de vizită → Mark as Completed
2. Adaugă notă internă: ce s-a discutat, ce s-a comandat, probleme semnalate de client, acțiuni follow-up
3. Dacă clientul a plătit cash: înregistrează plata imediat (vezi Pasul 7)
4. Dacă e un client nou identificat pe teren: crează un Lead nou pentru el

4. Prospectare clienți noi pe teren (Leads)

Unde: /admin/leads → New Lead

Agentul identifică pe teren magazine, restaurante sau alte puncte de vânzare care nu sunt încă în portofoliu. Le adaugă direct ca Lead-uri.

Câmpuri Lead de teren:

Pipeline Lead → Client nou:

New Lead (identificat pe teren)
  │
  ↓ Contactat — agentul revine cu ofertă
  │
  ↓ Ofertă Trimisă — Estimate trimis ca propunere comercială
  │
  ↓ Negociere — condiții de plată, credit, preț
  │
  ↓ Convertit în Client
      │  creare fișă Client + alocare Client Group + Price List
      │  asignare agent curent
      │
      → Prima comandă procesată ca orice client activ

5. Procesarea comenzii la depozit

Unde: /admin/warehouse/manage_delivery (depozit) + /admin/estimates (agent)

5a. Vizibilitatea comenzii la depozit

Odată ce agentul marchează Estimate-ul ca Accepted, depozitul vede comanda în lista de ordine de pregătit.

Flux depozit:

1. Responsabil depozit deschide /admin/estimates → filtru: status Accepted + Warehouse: al depozitului
2. Verifică disponibilul de stoc pentru fiecare produs din comandă
3. Crează Aviz de Livrare din Estimate (sau din Factură dacă factura e generată primul)
4. La aprobarea Avizului: stocul scade automat + Packing List generat
5. Coletele sunt pregătite + AWB generat (dacă livrare prin curier)
6. Livrarea pleacă: cu mașina agentului (același tur) sau cu echipa de livrare

5b. Comunicare depozit ↔ agent

Dacă livrarea e imposibilă (stoc insuficient pentru unele produse):

6. Facturarea comenzilor de teren

Unde: /admin/invoices

6a. Generarea facturii

Factura se poate genera în două momente:

Statusuri factură:

6b. eFactura B2B

Pentru clienți persoane juridice (B2B), factura se transmite automat în ANAF e-Factura la emitere (dacă modulul e activ). Agentul nu are acțiuni suplimentare — procesul e automat. Statusul transmiterii e vizibil în tab-ul eFactura din fișa facturii.

7. Înregistrarea plăților pe teren

Unde: /admin/invoices/[id] → Add Payment + /admin/payments

7a. Plată cash pe teren

Agentul colectează cash de la client în momentul livrării sau al vizitei:

1. Deschide factura clientului în CRM (mobil)
2. Add Payment → completează:
   • Amount: suma încasată
   • Payment Mode: Cash
   • Date: data curentă (nu retroactiv)
   • Reference: bonul de casă sau numărul chitanței (dacă se emite)
   • Note: Cash colectat pe teren de [Nume Agent]
3. Dacă plată parțială: suma parțială + rămâne sold de plătit
4. Factură trece la status Plătită sau Parțial Plătită

Important: Înregistrarea cash-ului pe teren trebuie făcută imediat sau cel târziu la întoarcerea la birou. Suma cash colectată trebuie depusă la casierie și reconciliată cu plățile înregistrate în CRM.

7b. Plată cu cardul POS

1. Add Payment → Payment Mode: Card / POS
2. Reference: numărul tranzacției de pe POS sau ultimele 4 cifre
3. Amount: suma exactă procesată

7c. Plată prin transfer bancar (Credit)

Clienții cu termen de plată (Net 15, Net 30) nu plătesc pe teren. Facturile rămân în status Trimisă până la confirmarea plății:

1. La scadență → sistem marchează automat factura ca Overdue (Restantă)
2. Agentul responsabil primește notificare (dacă alertele sunt configurate)
3. La primirea extrasului bancar → Financiar înregistrează plata în CRM
4. Alternativ: clientul poate plăti online prin link-ul din email (dacă gateway activ)

8. Calculul și aprobarea comisionului

Unde: /admin/commission

8a. Cum se calculează comisionul

Comisionul agentului se calculează automat pe baza configurației din Sales Agent:

Condiție de eligibilitate:
  Factura asociată comenzii agentului → status = Plătită (2)

Calcul:
  Valoare netă factură × Procent comision agent = Comision brut

Exemplu:
  Factură #INV-2847: 4,200 RON (fără TVA)
  Agent: Ion Popescu — 3% comision
  Comision brut: 4,200 × 3% = 126 RON

Statusuri comision:

8b. Fluxul de aprobare (manager)

1. /admin/commission → filtru: Status = Pending + Luna curentă
2. Verifică fiecare linie: factura aferentă, agentul, suma, data plății
3. Approve All (dacă totul corect) sau Approve individual
4. Comisionul aprobat se transmite în HR Payroll pentru includere în statul lunii

Corecții de comision:

9. Urmărirea target-urilor și raportarea performanței

Unde: /admin/goals + /admin/reports + /admin/datapulse

9a. Target-uri per agent (Goals)

Agentul vede progresul față de target în timp real:

Unde: /admin/goals → filtru luna curentă + agentul curent

9b. Dashboard manager — performanță echipă

Unde: /admin/datapulse (dacă activ) sau /admin/reports/sales_by_staff

9c. Raport zilnic agent

La sfârșitul zilei, agentul completează (sau managerul extrage automat):

1. Tasks completate → câte vizite a efectuat
2. Estimate-uri create → valoarea totală a comenzilor preluate
3. Cash colectat → suma totală din Payments de tip Cash în ziua curentă
4. Lead-uri noi → prospecți identificați pe teren
5. Probleme / escaladări → notate în task-uri sau notes la clienți

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

• Sales by Staff / Agent — /admin/reports/sales_by_staff — vânzări per agent: valoare, număr facturi, clienți activi
• Commission Report — /admin/commission — comisioane pending și aprobate per agent per lună
• Goals Progress — /admin/goals — realizări vs. target per agent per lună
• Client Invoices Overdue — /admin/invoices?status=4 filtrat pe Sales Agent — creanțe per portofoliu agent
• Tasks Completed — /admin/tasks?status=completed — vizite efectuate: frecvență per client, per agent
• Leads by Agent — /admin/leads filtrat pe Assigned To — prospectare activă și conversie
• Payments Cash — /admin/payments?payment_mode=cash — cash colectat per zi per agent (reconciliere casierie)
• Estimates Pipeline — /admin/estimates?status=2 — comenzi trimise, neconfirmate încă
• DataPulse — /admin/datapulse — dashboard executiv: top agenți, tendințe, alertă sub-performanță

Module implicate — documentație detaliată

Clienți & CRM: Leads · Clients · Client Groups · Tasks · Appointly

Vânzare & Facturare: Estimates / Sales Orders · Invoices · Payments · Price Lists

Agenți & Performanță: Sales Agent · Commission · Goals

Depozit: Delivery Notes · Inventory History

Rapoarte & Analytics: Reports · DataPulse

Workflow-uri înrudite: Lead → Cash · Full Commercial Cycle · Warehouse Inbound → Outbound · OmniSales Fulfillment

← Înapoi la Workflows