Workflow: Import și Distribuție Multi-Brand

Modules involved: Purchase · Warehouse · Price Lists · Clients & Client Groups · Invoices & Estimates · eTransport · Finance · Marketing Campaigns · Leads
Who uses it: Achiziții · Depozit · Vânzări · Financiar · Marketing
Durata tipică: 4–12 săptămâni (de la negociere furnizor la rotația stocului)

Overview

Firmele de import care lucrează cu 5–30 branduri internaționale se confruntă cu un ciclu complex: negocierea anuală a condițiilor per brand, plasarea comenzilor în valută cu livrare la termen, managementul costurilor de import (transport internațional, taxe vamale, comisioane broker vamal), și distribuția ulterioară printr-o rețea de revânzători organizată pe segmente și grupuri de prețuri.

Acest workflow acoperă întregul ciclu — de la prima negociere cu un furnizor/brand nou până la rotația completă a stocului importat prin rețeaua de distribuție. Fiecare brand se gestionează ca un furnizor distinct, cu propriul catalog de produse, propriile liste de prețuri de achiziție (în valută) și propriile liste de prețuri de vânzare (diferențiate pe canal: retail, wholesale, key account).

Un aspect critic al acestui flux este calculul corect al costului de aterizare (landed cost): prețul de achiziție în valută, convertit la cursul zilei BNR, la care se adaugă transportul internațional, asigurarea, taxele vamale și comisioanele agentului vamal. Doar cu acest cost complet poți calcula marja reală per brand și per produs.

Diagrama fluxului

[FURNIZOR EXTERN — Brand]
  │  negociere preț + termene + INCOTERMS
  │  contract-cadru anual per brand
  ↓
[VENDOR CREAT ÎN CRM]
  │  fișă furnizor cu monedă, termene plată, contact brand manager
  ↓
[PURCHASE ORDER — în valută (EUR/USD/GBP)]
  │  status: Draft → Approved → In Progress → Completed
  │  produse + cantități + preț valută + INCOTERMS + ETA estimat
  │
  ├── [DOCUMENTE IMPORT — atașate la PO]
  │     factură proformă furnizor
  │     packing list furnizor
  │     Bill of Lading (BL) sau AWB internațional
  │     certificat de origine / conformitate (dacă necesar)
  │
  ↓
[VAMĂ — dacă import extra-UE]
  │  declarație vamală, taxe, comision broker
  │  → cost vamal notat manual și adăugat la landed cost
  │
  ↓  (sau direct, dacă import intra-UE / fără vamă)
  ↓
[eTRANSPORT — dacă aplicabil]
  │  declarație înainte de mișcarea mărfii pe teritoriul RO
  │  status: Declarată → Confirmată ANAF
  │
  ↓
[RECEPȚIE MARFĂ — Goods Receipt Note]
  │  stoc intrat în depozit per lot
  │  LANDED COST calculat și înregistrat:
  │    preț achiziție valută × curs BNR
  │    + transport internațional
  │    + taxe vamale + comision broker
  │    + asigurare transport
  │    = COST ATERIZAT pe unitate
  │
  ↓
[CATALOG ACTUALIZAT]
  │  Items noi adăugate sau stoc completat
  │  preț de cost actualizat (landed cost per unitate)
  │
  ↓
[PRICE LISTS ACTUALIZATE — per brand / per canal]
  │  Retail List (brand X)
  │  Wholesale List (brand X)
  │  Key Account List (brand X)
  │  Promo / Sezon List
  │
  ↓
[COMUNICARE REVÂNZĂTORI]
  │  Marketing Campaign sau Announcement
  │  conținut: disponibilitate stoc, prețuri noi, termene promoționale
  │
  ↓
[COMENZI REVÂNZĂTORI]
  │  Estimate (Sales Order) → confirmat → Invoice → Plată
  │  revânzătorul vede prețurile din lista alocată grupului său
  │
  ↓
[ROTAȚIE STOC ✓ · MARJĂ PER BRAND ✓ · COMISIOANE PLĂTITE ✓]

Pas cu pas

1. Negociere și contractare furnizor/brand

Unde: /admin/purchase/vendors + /admin/purchase/purchase_contracts (dacă modulul de contracte este activ)

Fiecare brand internațional se creează ca un Vendor distinct în CRMConnect, chiar dacă același distribuitor fizic furnizează mai multe branduri. Separarea pe furnizori permite:

• Urmărirea comenzilor și facturilor per brand independent
• Condiții diferite de plată (30 zile net pentru Brand A, plată în avans pentru Brand B)
• Raportare achizitii per brand fara filtre complexe

Câmpuri esențiale la crearea vendorului:

Purchase Contract (opțional, dacă modulul activ):

Contractul-cadru anual documentează condițiile negociate: volume minime, discount-uri pe tranșe, exclusivitate teritoriu, politică de retur. Documentul PDF se atașează direct la fișa vendorului sau la contract.

Bună practică: Creează un Task recurent anual pentru renegocierea contractului, cu 60 de zile înainte de expirare. Asignează-l Brand Managerului responsabil.

2. Plasarea comenzii de import (Purchase Order în valută)

Unde: /admin/purchase/purchase_order → New Purchase Order

Purchase Order-ul este documentul central al importului. Se creează în moneda furnizorului (EUR/USD) și rămâne în valută pe tot parcursul procesului de achiziție.

Statusuri Purchase Order:

Câmpuri critice de completat la creare:

Trimitere la furnizor:

• Buton Send to Vendor → PDF generat + email cu link portal furnizor
• Furnizorul poate vizualiza și confirma comanda prin portal (dacă accesul portal este activat)

3. Urmărire ETA și documente de import

Unde: Task-uri la PO + /admin/tasks + atașamente la PO

Între plasarea comenzii și sosirea mărfii există un interval de 2–10 săptămâni (dependent de brand, sezon, INCOTERMS). În această perioadă trebuie urmărit:

Documente de import — atașate direct la Purchase Order:

Workflow urmărire ETA cu Tasks:

1. La crearea PO → creează Task "Urmărire ETA Brand X — PO #[număr]"

   • Asignat: Responsabil Logistică
   • Due date: ETA − 7 zile
   • Subtasks: Confirm expediere furnizor / Confirm BL primit / Confirm vămuire completă

2. La sosirea documentelor de transport → Task "Vămuire PO #[număr]"

   • Asignat: Broker Vamal sau responsabil intern
   • Atașează declarația vamală la PO după finalizare

3. La confirmarea sosirii mărfii la depozit → Task "Recepție PO #[număr]"

   • Asignat: Responsabil Depozit

Actualizare order_status: Schimbă manual statusul PO la In Progress când furnizorul confirmă expedierea, și la Completed după recepția integrală.

4. Recepție marfă și calculul costului de aterizare

Unde: /admin/warehouse/manage_purchase → Goods Receipt Note (GRN)

Recepția este pasul cel mai important din perspectiva costului: aici se stabilește prețul de achiziție real pe unitate, care va fi baza marjei comerciale.

Creare GRN:

• Dacă auto_create_goods_received = 1: GRN creat automat la aprobarea PO
• Altfel: manual din /admin/warehouse/manage_purchase → New Receipt → selectezi PO-ul

Câmpuri GRN:

Calculul landed cost — metodologie:

Preț unitar furnizor (în valută):        EUR 12.50
× Curs BNR la data vămuirii:           × 4.97
= Preț achiziție în RON:               = RON 62.13

+ Cotă transport internațional/buc:    + RON  3.40
  (total freight ÷ număr unități)
+ Cotă taxe vamale/buc:               + RON  2.10
  (total taxe ÷ număr unități)
+ Cotă comision broker vamal/buc:      + RON  0.45
+ Cotă asigurare transport/buc:        + RON  0.28
                                        ────────────
= LANDED COST per unitate:             = RON 68.36

Unde se înregistrează: Câmpul Unit Cost din GRN = landed cost calculat. Acesta alimentează rapoartele de marjă și valoarea stocului în bilanț.

Recepție parțială vs. totală:

La aprobarea GRN (approval = 1):

• Stocul crește: inventory_manage.inventory_number += cantitate_recepționată
• Tranzacție înregistrată cu status = 1 (Receipt) în goods_transaction_detail
• Lotul devine disponibil pentru vânzare cu FIFO activ

5. Actualizarea catalogului și a listelor de prețuri

Unde: /admin/warehouse/commodities (Items) + /admin/sales/price_lists

5a. Actualizare catalog (Items)

Produsele noi din import trebuie create sau actualizate în catalog înainte de a fi disponibile pentru vânzare.

Structură recomandată pentru import multi-brand:

Produse cu variante (culoare, mărime, model): Fiecare variantă este un Item distinct cu propriul SKU și propriul stoc. Dacă sistemul permite grupare (product families), asociază variantele sub același produs-părinte.

5b. Actualizare liste de prețuri

Unde: /admin/sales/price_lists

Modelul recomandat pentru import multi-brand cu rețea de revânzători:

Actualizare prețuri la fiecare import:

1. Deschide lista de prețuri aferentă brandului
2. Filtrează produsele brandului
3. Recalculează prețurile pornind de la noul landed cost
4. Activează lista nouă cu data de intrare în vigoare
5. Arhivează lista anterioară (nu șterge — e nevoie pentru rapoarte istorice)

Alocare liste la Client Groups:

Alocarea se face din /admin/clients/client_groups → editare grup → câmpul Default Price List.

6. Comunicarea disponibilității la rețeaua de revânzători

Unde: /admin/marketing/campaigns sau Announcements

La fiecare import nou sau la lansarea unui sezon, revânzătorii trebuie notificați cu: ce produse sunt disponibile, la ce prețuri, ce cantități și care sunt termenele promoționale.

Opțiunea 1 — Marketing Campaign (Email):

1. /admin/marketing/campaigns → New Campaign
2. Audiență: selectează Client Group-urile relevante (toți revânzătorii activi ai brandului)
3. Template email:
   • Subiect: [Brand X] — Colecție [Sezon An] disponibilă | Prețuri actualizate
   • Corp: produse vedete + imagini + prețuri wholesale + link catalog PDF
   • CTA: Plasează comanda ta → link direct la portal client
4. Atașament: Catalogul actualizat PDF sau Price List Excel

Opțiunea 2 — Announcement (notificare în portal client):

Banner sau notificare vizibilă la login în portalul clientului. Util pentru anunțuri urgente (stoc limitat, promo flash).

Prospectare revânzători noi (Leads):

Dacă deschizi distribuția pe o regiune nouă sau adaugi un brand premium, campania poate include și o componentă de prospectare:

1. /admin/leads → New Lead sau Import din Excel (listă de prospecți targetați)
2. Asignare agent comercial per județ / regiune
3. Pipeline: Nou → Contactat → Demo / Întâlnire → Ofertă Trimisă → Revânzător Activ
4. La conversie: Convertește Lead-ul în Client + asignează Client Group + Price List

7. Procesarea comenzilor de la revânzători

Unde: /admin/estimates (Sales Orders) + /admin/invoices

7a. Comanda revânzătorului (Estimate / Sales Order)

Comenzile de la revânzători pot ajunge prin mai multe canale:

La crearea Estimate-ului:

• Sistemul aplică automat Price List-ul grupului clientului
• Prețurile afișate sunt cele din lista alocată — agentul poate vedea și marja (dacă are permisiunea)
• Câmpul Warehouse — selectează depozitul din care se livrează (important dacă ai depozite per brand sau per regiune)

Verificare stoc la confirmare:

CRMConnect nu rezervă stocul la crearea Estimate-ului. Verificarea se face la generarea avizului de livrare. Dacă lucrezi cu stocuri limitate de import, verifică disponibilul manual înainte de a confirma comanda clientului.

Statusuri Estimate:

7b. Conversia în factură și livrare

Fluxul de la Estimate la factură și livrare urmează același model ca în Full Commercial Cycle:

1. Estimate confirmat → Convert to Invoice
2. Factură generată → Create Delivery Note
3. Aviz de livrare aprobat → stoc scade automat
4. Packing List → AWB generat (Innoship / alt curier)
5. Factură trimisă clientului + aviz însoțire

eFactura (ANAF) — dacă activă:

Pentru clienți B2B din Romania, factura se transmite automat în sistemul ANAF e-Factura la emitere. Verifică statusul transmiterii din fișa facturii → tab eFactura.

8. Urmărirea încasărilor și rotația stocului per brand

Unde: /admin/reports + /admin/finance + /admin/warehouse/warehouse_history

8a. Rapoarte de performanță per brand

8b. Cursuri valutare și reconciliere financiară

Unde: /admin/finance/exchange_rates (sau echivalent)

La fiecare import există o diferență de curs valutar între:

• Cursul la data comenzii (PO)
• Cursul la data vămuirii / recepției (GRN)
• Cursul la data plății facturii furnizorului

Bună practică: Înregistrează cursul BNR din ziua vămuirii în câmpul Exchange Rate al GRN-ului. Aceasta este baza corectă pentru calculul landed cost și pentru reconcilierea contabilă.

Plata furnizorului extern:

1. /admin/purchase/myinvoices → selectează Vendor Invoice
2. Verifică suma datorată în valută + curs aplicat
3. Înregistrează plata: tip wire transfer + referința ordinului de plată bancar
4. payment_status: unpaid → partially_paid → paid

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

• Sales by Item / Category — /admin/reports/sales_by_item — vânzări per produs/brand, volum și valoare
• Purchase Orders — /admin/purchase/purchase_order — comenzi deschise, ETA, delivery status
• Stock Current — /admin/warehouse/warehouse_history — sold curent per produs, per depozit, per lot
• Vendor Invoices Unpaid — /admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid — datorii furnizori externe
• Client Invoices Overdue — /admin/invoices?status=4 — creanțe restante din rețeaua de revânzători
• Estimate Pipeline — /admin/estimates?status=2 — comenzi revânzători în așteptare de confirmare
• Dead Stock — Warehouse History filtrat: produse fără ieșiri în ultimele 60 zile — stoc mort per brand
• DataPulse — /admin/datapulse — dashboard executiv: CA per brand, marjă, rotație, forecast

Module implicate — documentație detaliată

Achiziție: Vendors · Purchase Orders · Received Quotations · Vendor Invoices

Depozit: Goods Receipt Note · Delivery Notes · Inventory History · Loss & Adjustments

Vânzare & Prețuri: Price Lists · Estimates / Sales Orders · Invoices · Client Groups

Financiar & Integrări: Finance / Exchange Rates · eFactura ANAF · eTransport

Marketing & Vânzări: Marketing Campaigns · Leads

Workflow-uri înrudite: Purchase to Pay · Warehouse Inbound → Outbound · Full Commercial Cycle · Marketing to Lead

← Înapoi la Workflows