Departament Achiziții

Roluri acoperite: Responsabil Achiziții · Buyer · Manager Achiziții · Gestionar Aprovizionare
Module principale: Purchase (RFQ · Quotations · POs · Vendor Invoices · Tax Receipts · Debit Notes · Purchase Contracts · Reports)

Cine sunt utilizatorii acestui ghid

Harta modulelor tale

PLANIFICARE                  OFERTARE                   COMANDARE
───────────                  ────────                   ─────────
Purchase Items               RFQ (Purchase Request)     Purchase Orders
Vendor Catalog               Received Quotations        Purchase Contracts
Purchase Categories          Vendor Portal              Debit Notes
Purchase Attributes

RECEPȚIE & PLĂȚI             RAPORTARE
────────────────             ─────────
Goods Receipt Notes          Purchase Reports
Vendor Invoices              Tax Receipts (Bonuri)
Account Balances             Warehouse History
Payments

Rutina zilnică recomandată

Dimineața (10–15 min)

1. Comenzi așteptate azi — /admin/purchase/purchase_order?delivery_status=0

Filtrează comenzile de achiziție cu delivery_status = 0 (Nelivrate) și data de livrare ≤ azi. Contactează furnizorii întârziați.

2. Oferte în așteptare — /admin/purchase/myquotations

Oferte primite de la furnizori care nu au fost încă evaluate sau acceptate.

3. Facturi furnizori neprocesate — /admin/purchase/myinvoices?payment_status=unpaid

Facturi primite neachitate — verifici scadențele pentru a evita penalizările.

În cursul zilei

• Actualizezi statusul PO-urilor după confirmări primite de la furnizori
• Procesezi facturile primite pe email sau prin portalul furnizorului
• Creezi RFQ-uri noi pentru nevoile de aprovizionare identificate de depozit sau producție
• Urmărești livrările cu referință la AWB-uri sau confirmări furnizor

Săptămânal

• Raport cheltuieli per furnizor — /admin/purchase/myreports — top furnizori după valoare
• Revizuire comenzi deschise — PO-uri nelivrate mai vechi de termenul estimat
• Verificare stoc minim — împreună cu echipa de depozit, identifică produsele sub minimum

Workflow principal: Purchase to Pay

→ Ghid detaliat: Purchase to Pay
→ Full Commercial Cycle — pentru contextul complet cu vânzare

Rezumat flux:

Nevoie identificată (intern / stoc / producție)
  ↓
RFQ creat și trimis furnizorilor
  ↓
Oferte primite → comparare → selectare
  ↓
Comandă Achiziție emisă și confirmată
  ↓
Marfă primită → Aviz Recepție → stoc actualizat
  ↓
Factură Furnizor procesată → Plată înregistrată ✓

Cerere de Ofertă (RFQ) — ghid practic

Creare RFQ

Unde: /admin/purchase/purchase_request → Adaugă RFQ

Câmpuri cheie:

Statusuri RFQ:

La aprobarea RFQ-ului (status = 2), furnizorii selectați primesc automat email cu link-ul portalului de ofertare.

Trimitere RFQ la mai mulți furnizori

Poți invita mai mulți furnizori simultan pentru același RFQ — fiecare primește un link propriu. Răspunsurile apar separate în /admin/purchase/myquotations pentru comparare.

Evaluarea ofertelor primite

Unde: /admin/purchase/myquotations

Ce poți compara per ofertă:

• Prețul unitar per articol
• Cantitatea oferită vs. cantitatea solicitată
• Disponibilitate și ETA (dacă furnizorul a completat)
• Data expirare ofertă
• Termeni de plată propuși de furnizor

Selectare ofertă câștigătoare:
Deschizi oferta → Acceptă → statusul devine 2 (Accepted) → buton Crează Comandă Achiziție devine activ.

Poți accepta oferte parțiale de la furnizori diferiți pentru același RFQ — util când niciun furnizor nu poate livra toate articolele.

Comanda de Achiziție (Purchase Order)

Unde: /admin/purchase/purchase_order

Statusuri PO

Câmpuri importante pe PO

Trimitere la furnizor

Buton Trimite → email cu PDF-ul comenzii + link portal vendor. Furnizorul poate:

• Confirma comanda
• Actualiza data de livrare estimată
• Adăuga note de expediere
• Încărca documente (certificate, specificații)

Urmărire livrări

Filtrele utile din lista PO:

Contracte de Achiziție

Unde: /admin/purchase/contracts

Contractele cadru cu furnizori strategici — definesc termenii pentru mai multe comenzi pe o perioadă dată.

Câmpuri cheie:

Facturile furnizorului pot fi create automat din contract (create_invoice_by = 'contract' în setările Purchase).

Facturi Furnizori și Bonuri Fiscale

Facturi Furnizori (Vendor Invoices)

Unde: /admin/purchase/myinvoices

Statusuri:

Creare factură:

• Automată din PO sau Contract (dacă opțiunea e configurată)
• Manuală de staff: din /admin/purchase/myinvoices → Adaugă
• De furnizor: din portalul vendor, secțiunea Invoices

Plată factură:
Din factură → Înregistrează Plată → suma, data, modul de plată, referință tranzacție (număr OP / extras bancă).

Bonuri Fiscale (Tax Receipts)

Unde: /admin/purchase/mytaxreceipts

Bonurile fiscale sunt facturi de tip fiscal (document_type = 2) — utilizate pentru achiziții cu bon de casă sau chitanță fiscală.

Când le folosești: achizițiile mici plătite cash, combustibil, consumabile de birou, cheltuieli de deplasare cu bon fiscal.

Suportă:

• Facturi recurente (abonamente lunare — combustibil, curățenie, etc.)
• Legătură la PO sau Contract
• Export Excel pentru raportare contabilă

Note de Debit (Corecții de la Furnizori)

Unde: /admin/purchase/debit_notes

Când se folosesc

Notele de debit înregistrează credite primite de la furnizori pentru:

• Marfă returnată (produse defecte, erori de livrare)
• Reduceri acordate post-factură (bonificații, volume discounts negociate ulterior)
• Corecții de prețuri (furnizorul a facturat mai mult decât contractul)
• Retururi parțiale

Fluxul notei de debit

1. Primești credit de la furnizor (sau negociezi una)
2. Creezi Notă de Debit referind factura originală
3. Adaugi liniile corectate cu sumele creditului
4. Aplici nota pe factura furnizorului (reduce soldul)
5. Dacă rămâne credit neaplicat → procesezi Refund (returnare bani)

Câmpuri cheie:

Catalog Articole de Achiziție

Unde: /admin/purchase/items și /admin/purchase/vendor_items

Purchase Items (Articole de Achiziție)

Catalogul intern de produse/servicii cumpărate. Fiecare articol poate fi asociat cu mai mulți furnizori cu prețuri diferite (pur_vendor_items).

Câmpuri per articol-furnizor (pur_vendor_items):

Comparare prețuri per furnizor

La crearea unui PO sau RFQ, poți filtra articolele per furnizor (item_by_vendor = 1 în setări) — afișează automat prețul istoricului cu furnizorul respectiv.

Categorii și Atribute

Categorii Achiziție — /admin/purchase/categories
Clasificare produse pentru raportare: Materii Prime, Consumabile, Servicii, etc.

Atribute — /admin/purchase/attributes + /admin/purchase/attribute_groups
Variante de produs: culoare, dimensiune, model — relevante când cumperi produse cu variante (ex: textile, componente).

Rapoarte Achiziții

Unde: /admin/purchase/myreports

Automatizări utile pentru Achiziții

Configurabile în Workflow Automation (/admin/workflow_automation):

Setări Purchase — configurare inițială

Unde: /admin/purchase/mysetting

Înainte de primele achiziții, administratorul configurează:

Permisiuni comune pentru Responsabil Achiziții

Solicită administratorului să verifice rolul tău la /admin/roles:

Referințe rapide

Workflow-uri: Purchase to Pay · Full Commercial Cycle · Warehouse Inbound → Outbound

Module: Purchase Items · Vendors · Vendor Items · RFQ · Quotations · Purchase Orders · Purchase Contracts · Debit Notes · Vendor Invoices · Purchase Settings

← Înapoi la Department Guides