Workflow: Purchase to Pay

Modules involved: Purchase (RFQ · Quotations · Purchase Orders · Vendor Invoices) · Warehouse (Goods Receipt) · Payments
Who uses it: Responsabil achiziții, Manager depozit, Financiar, Furnizori
Durata tipică: 1 zi – 4 săptămâni (depinde de termenele furnizorului)

Overview

Fluxul complet de aprovizionare: de la nevoia identificată intern (cerere de ofertă) până la plata facturii furnizorului și intrarea mărfii în stoc. Gestionat în principal de echipa de achiziții și depozit.

Diagrama fluxului

[CERERE DE OFERTĂ (RFQ)]
  │  status: Draft (1) → Approved (2) → Rejected (3) / Canceled (4)
  │  ↓ Aprobare internă → trimitere la furnizori
  │
[OFERTE PRIMITE (Quotations)]
  │  furnizorul răspunde prin portal sau manual
  │  status: Draft (1) → Accepted (2)
  │  ↓ Selectezi oferta câștigătoare → crezi Comandă Achiziție
  │
[COMANDĂ ACHIZIȚIE (Purchase Order)]
  │  status: Draft (1) → Approved (2) → Rejected (3) / Canceled (4)
  │  order_status: Not Started (1) → In Progress (2) → Completed (3)
  │  delivery_status: 0 = nelivrat / 1 = livrat
  │  ↓ Marfă sosește în depozit → Aviz de Recepție
  │
[AVIZ DE RECEPȚIE (Goods Receipt Note)]
  │  creat automat sau manual din PO
  │  stocul se actualizează în depozit
  │  ↓ Factură primită de la furnizor
  │
[FACTURĂ FURNIZOR (Vendor Invoice)]
  │  payment_status: unpaid → partially_paid → paid
  │  ↓ Înregistrezi plata
  │
[PLATĂ FURNIZOR]
  │
[CICLU ÎNCHIS ✓]

Pas cu pas

1. Cerere de Ofertă (RFQ) — Identificarea nevoii

Unde: /admin/purchase/purchase_request

Cum se creează:

Manual: buton Adaugă RFQ — completezi ce produse sunt necesare, cantități, termen
Automat: din Ordinul de Producție când materialele lipsesc din stoc (purchase_request_id setat pe MO)

Câmpuri cheie:

Câmp	Note
Denumire RFQ	Titlu intern descriptiv
Departament	Departamentul solicitant
Responsabil	Staff-ul care face cererea
Data solicitată	Termenul de nevoie
Articole	Produse + cantități necesare

Statusurile RFQ:

Cod	Status	Descriere
1	Draft	Creat, nesupus aprobării
2	Approved	Aprobat intern — se trimite la furnizori
3	Rejected	Respins
4	Canceled	Anulat

La trecerea în status Approved, sistemul apelează update_item_pur_request() pentru a sincroniza articolele cu catalogul de achiziții și loghează tranziția automat.

2. Ofertă Primită (Quotation) — Răspunsul furnizorului

Unde: /admin/purchase/myquotations

Cum intră oferta:

Portal furnizor: furnizorul primește link și completează oferta online
Manual: operatorul introduce oferta primit pe email/telefon
Upload: document PDF atașat cu prețuri completate manual

Câmpuri cheie pe ofertă:

Câmp	Note
Furnizor	Legătura cu fișa furnizorului
RFQ asociat	Cererea de origine
Data expirare	Valabilitatea ofertei
Articole + prețuri	Ce oferă furnizorul și la ce preț
Termeni plată	Zile credit comercial

Statusuri ofertă:

Cod	Status	Descriere
1	Draft / Pending	Ofertă primită, neacceptată
2	Accepted	Oferta selectată câștigătoare

Comparare oferte:
Poți primi multiple oferte pentru același RFQ și le poți compara pe coloane înainte de a selecta furnizorul.

3. Comandă Achiziție (Purchase Order) — Angajamentul legal

Unde: /admin/purchase/purchase_order

Creare:

Din oferta acceptată: buton Crează Comandă — preia furnizorul și articolele automat
Direct: /admin/purchase/pur_order → completezi manual

Statusurile PO:

Câmp	Cod	Descriere
`status`	1	Draft — neconfirmat
`status`	2	Approved — confirmat și trimis furnizorului
`status`	3	Rejected
`status`	4	Canceled
`order_status`	1	Not Started — livrarea nu a început
`order_status`	2	In Progress — livrare parțială sau în curs
`order_status`	3	Completed — toate articolele recepționate
`delivery_status`	0	Nelivrat
`delivery_status`	1	Livrat complet

Câmpuri importante:

Câmp	Note
Termen de plată (`days_owed`)	Zile de credit comercial de la livrare
Data livrare estimată	Termenul promis de furnizor
Contract asociat	Dacă există contract cadru cu furnizorul
Depozit destinație	Unde vor intra mărfurile

Trimitere la furnizor:
Buton Trimite → email automat cu PDF-ul comenzii și link portal. Furnizorul confirmă recepția și poate actualiza statusul de livrare.

4. Aviz de Recepție (Goods Receipt Note) — Intrarea mărfii

Unde: /admin/warehouse/manage_purchase

Creare:

Automată: la aprobarea PO sau la schimbarea order_status → sistemul creează avizul via hook create_goods_receipt
Manuală: din PO confirmat → buton Crează Aviz Recepție

La recepție:

Operatorul de depozit verifică fizic marfa față de aviz
Completează cantitățile efectiv recepționate (pot fi parțiale)
Notează discrepanțele (lipsuri, deteriorări)
Salvează — stocul se actualizează automat în depozitul configurat

Câmpuri cheie:

Câmp	Note
Cod aviz recepție	Generat automat cu prefix configurabil
PO asociat	Legătura cu comanda de origine
Articole + cantități	Ce s-a primit efectiv
Depozit	Locația în care intră marfa
Data recepției	Data fizică a intrării

Dacă recepția este parțială, delivery_status rămâne 0 și se poate crea un al doilea aviz la livrarea restului.

5. Factură Furnizor (Vendor Invoice) — Cererea de plată

Unde: /admin/purchase/myinvoices

Creare:

Automată din PO sau Contract: dacă opțiunea create_invoice_by este configurată
Manual: buton Adaugă Factură Furnizor — introduci datele de pe factura primită
Upload vendor: furnizorul încarcă factura prin portal

Statusurile facturii furnizor:

`payment_status`	Descriere
`unpaid`	Neachitată — nicio plată înregistrată
`partially_paid`	Parțial achitată — suma plătită < total
`paid`	Achitată integral

Statusul se calculează automat: dacă suma tuturor plăților înregistrate în pur_invoice_payment = totalul facturii → paid. Dacă 0 < plătit < total → partially_paid.

Câmpuri cheie:

Câmp	Note
Număr factură furnizor	Numărul de pe factura primită
Furnizor	Fișa furnizorului
PO asociat	Comanda de origine
Data scadență	Calculată din `invoice_date + days_owed`
Total	Suma din factură

6. Plată Furnizor — Stingerea datoriei

Unde: Din factura furnizorului → buton Înregistrează Plată

Câmpuri plată:

Suma
Data plății
Mod de plată (virament, cash, etc.)
Referință tranzacție (număr OP / extras bancă)
Status aprobare plată (dacă e activ fluxul de aprobare)

Plăți multiple:
Se pot înregistra plăți parțiale succesive — fiecare e logată în pur_invoice_payment. Factura trece în partially_paid și ulterior în paid când totalul e acoperit.

Ce se creează automat

Eveniment	Se creează automat
RFQ aprobat	Email notificare furnizori; sync articole în catalog
Ofertă acceptată	Link `pur_orders.estimate` → oferta câștigătoare
PO aprobat	Hook `create_goods_receipt` → aviz de recepție inițiat
Aviz recepție salvat	Stoc actualizat în depozit; `delivery_status` actualizat pe PO
PO `order_status` → 2	`delivery_status` setat la 1 cu data curentă
Plăți cumulate = total factură	`payment_status` → `paid` automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Problemă	Cauză probabilă	Soluție
Furnizorul nu vede portalul	Contul de furnizor nu e creat sau nu are acces	Verifică `/admin/purchase/vendors` → email acces portal
Avizul de recepție nu se generează	Hook dezactivat sau PO neaprobat	Aprobă PO mai întâi; verifică setări modul
Stocul nu se actualizează	Depozit neasociat pe aviz	Completează câmpul depozit pe avizul de recepție
Factura furnizorului rămâne `unpaid`	Plata nu a fost înregistrată în CRM	Adaugă înregistrarea plății manual din factură
Două avize pentru același PO	Livrare parțială neîncadrată corect	Normal — avizele parțiale se sumează; verifică `delivery_status`

Rapoarte relevante

Rapoarte Achiziții — /admin/purchase/myreports — cheltuieli pe furnizor, perioadă, categorie
Lista Comenzi Achiziție — filtre pe delivery_status pentru comenzile nelivrate
Istoric Inventar — /admin/warehouse/warehouse_history — intrări de stoc per furnizor

Module implicate — documentație detaliată

← Înapoi la Workflows